Kurz erklärt
Das Once-Only-Prinzip verfolgt ein klares Ziel: Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sollen bestimmte Daten nur einmal an staatliche Stellen übermitteln müssen. Danach können diese Informationen – rechtswirksam, sicher und kontrolliert – von Behörden weiterverwendet werden. Digitale Identitäten, Registermodernisierung und künftig auch die European Digital Identity Wallet (EUDI Wallet) bilden dafür die zentrale Grundlage. Das Ergebnis: weniger Bürokratie, effizientere Prozesse und eine nutzerfreundlichere Verwaltung.
Wenn der Staat nicht mehr nachfragt, was er schon weiß
Formulare, Nachweise, wiederkehrende Dateneingaben – für viele Menschen und Unternehmen gehört das zum Alltag im Umgang mit Behörden. Dabei liegen die meisten Informationen längst vor, nur eben verteilt auf unterschiedliche Stellen.
Das Once-Only-Prinzip setzt genau hier an. Es fordert einen Paradigmenwechsel: Weg von der Mehrfachabfrage, hin zu einer intelligenten, digitalen Zusammenarbeit zwischen Behörden. Für Nutzende bedeutet das weniger Aufwand, für den Staat effizientere Prozesse – vorausgesetzt, Identitäten und Daten lassen sich eindeutig, sicher und rechtsgültig zuordnen.
Das Once-Only-Prinzip als europäischer Digitalbaustein
Auf europäischer Ebene ist das Once-Only-Prinzip fest in der Digitalstrategie verankert. Es spielt eine zentrale Rolle im Rahmen des Single Digital Gateway und zielt darauf ab, Verwaltungsleistungen nicht nur national, sondern auch grenzüberschreitend nutzerfreundlich zu gestalten.
Dabei geht es nicht allein um technische Effizienz. Vielmehr soll Vertrauen entstehen: Vertrauen in digitale Verfahren, in den verantwortungsvollen Umgang mit Daten und in die Rechtssicherheit digitaler Prozesse. Genau an dieser Stelle kommen digitale Identitäten und europäische Standards ins Spiel.
Digitale Identität: Voraussetzung für Once Only
Damit das Once-Only-Prinzip in der Praxis funktioniert, muss zweifelsfrei feststehen, wer eine Leistung beantragt oder welches Unternehmen handelt. Digitale Identitäten sind daher ein unverzichtbarer Schlüssel.
Sie ermöglichen
- eine sichere Authentifizierung gegenüber Behörden,
- die eindeutige Zuordnung von Daten,
- sowie rechtswirksame digitale Interaktionen, etwa durch elektronische Signaturen.
Ohne diese Vertrauensanker bliebe der automatisierte Datenaustausch zwischen Registern und Institutionen kaum umsetzbar.
Die EUDI Wallet: Bindeglied zwischen Nutzer und Verwaltung
Mit der European Digital Identity Wallet (EUDI Wallet) erhält das Once-Only-Prinzip eine neue, praxisnahe Dimension. Die Wallet ist Teil der Weiterentwicklung der eIDAS-Verordnung und soll allen EU-Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen eine einheitliche, staatlich anerkannte digitale Identität zur Verfügung stellen.
In der Wallet können Identitätsdaten und digitale Nachweise – etwa Bescheinigungen, Qualifikationen oder Unternehmensattribute – sicher gespeichert und kontrolliert geteilt werden. Für das Once-Only-Prinzip bedeutet das:
- Nutzerinnen und Nutzer behalten die Hoheit über ihre Daten.
- Behörden können erforderliche Informationen direkt digital erhalten.
- Wiederholte Dateneingaben oder Uploads entfallen.
Die EUDI Wallet wirkt damit als Schnittstelle zwischen Mensch, Wirtschaft und Verwaltung – und als Vertrauensinstrument für europaweit einheitliche digitale Prozesse.
Registermodernisierung als technisches Fundament
Parallel zur Einführung digitaler Identitäten wird in Deutschland die Registermodernisierung vorangetrieben. Ziel ist es, bestehende Register besser zu vernetzen, ohne zentrale Datensammlungen zu schaffen.
Stattdessen ermöglichen eindeutige Identifikatoren einen kontrollierten, anlassbezogenen Datenaustausch. In Kombination mit digitalen Identitäten und Wallet-Lösungen entsteht so ein System, das Effizienz, Datenschutz und Transparenz miteinander verbindet – ganz im Sinne des Once-Only-Prinzips.
Vorteile für Wirtschaft und Unternehmen
Auch Unternehmen profitieren unmittelbar. Weniger Nachweispflichten, schnellere Verfahren und konsistente Stammdaten reduzieren den administrativen Aufwand erheblich.
Gerade im europäischen Kontext eröffnet die Verbindung aus Once-Only-Prinzip und EUDI Wallet neue Möglichkeiten: Unternehmensdaten können grenzüberschreitend genutzt werden, ohne sie immer wieder neu bereitstellen zu müssen. Das stärkt den digitalen Binnenmarkt und verbessert die Wettbewerbsfähigkeit.
Datenschutz und Vertrauen als Erfolgsfaktoren
Ein häufig geäußerter Vorbehalt betrifft den Datenschutz. Tatsächlich setzt das Once-Only-Prinzip jedoch nicht auf mehr Daten, sondern auf gezielte, transparente Datennutzung.
Zugriffsrechte, Protokollierung, starke Authentifizierungsmechanismen und qualifizierte Vertrauensdienste sorgen dafür, dass digitale Verwaltungsprozesse nicht nur effizient, sondern auch rechtsgültig und datenschutzkonform sind. Vertrauen wird so zur zentralen Währung der digitalen Verwaltung.
Fazit: Effizienz braucht Vertrauen
Das Once-Only-Prinzip steht für eine moderne, nutzerzentrierte Verwaltung in Europa. Digitale Identitäten, Registermodernisierung und die EUDI Wallet greifen dabei ineinander und bilden gemeinsam die Grundlage für effiziente, sichere und rechtswirksame digitale Prozesse.
Wer Verwaltung und Wirtschaft nachhaltig digitalisieren will, muss Prozesse vereinfachen – und gleichzeitig Vertrauen schaffen. Genau darin liegt die Stärke des europäischen Ansatzes.
