In der Praxis herrscht derzeit große Verwirrung über die Begriffe „Langzeitarchivierung“ und „elektronische Archivierung“ – insbesondere, wenn es um ihre Bedeutung im Rahmen europäischer Vertrauensdienste gemäß der eIDAS-Verordnung geht. Diese Unsicherheit ist verständlich, denn die Fachsprache unterscheidet sich teils erheblich von der Terminologie der Gesetzgebung.
Begriffsverwirrung rund um „Langzeitarchivierung“
Traditionell wird unter „Langzeitarchivierung“ bzw. „Digital Preservation“ in Fachkreisen die langfristige Aufbewahrung und Sicherung digitaler Informationen verstanden – mit dem Ziel, deren Zugänglichkeit, Authentizität, Integrität und Nutzbarkeit über Jahrzehnte zu gewährleisten.
Doch Achtung: Im Kontext der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (bekannt als eIDAS) bezeichnet „Langzeitarchivierung“ (im Englischen: Preservation) nur eine sehr spezifische technische Dienstleistung – nämlich die qualifizierte Aufbewahrung der Gültigkeit elektronischer Signaturen und Siegel (Qualified Preservation Service, kurz QPres). Es geht dabei nicht um die Aufbewahrung des Dokuments selbst, sondern ausschließlich um die Erhaltung der Prüf- und Nachweisfähigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines qualifizierten Siegels über deren ursprüngliche Gültigkeit hinaus.
Zwei unterschiedliche Vertrauensdienste: QPres und QeA
Mit der neuen Verordnung (EU) 2024/1183 – umgangssprachlich auch bekannt als eIDAS 2 – wurde ein neuer qualifizierter Vertrauensdienst eingeführt: die qualifizierte elektronische Archivierung (Qualified Electronic Archiving, kurz QeA). Im Unterschied zu QPres umfasst QeA die langfristige und vertrauenswürdige Aufbewahrung von Daten und Dokumenten – unabhängig davon, ob diese elektronisch signiert wurden oder nicht.
Zusammengefasst:
- QPres (nach Artikel 34 eIDAS): Sichert die weitere Nachweisbarkeit elektronischer Signaturen und Siegel durch zusätzliche Zeitstempel und Beweisführung, auch wenn zugrunde liegende Zertifikate abgelaufen oder widerrufen wurden.
- QeA (neu in Artikel 45j eIDAS 2): Sichert die Integrität, Authentizität, Lesbarkeit und Verfügbarkeit von Dokumenten – unabhängig davon, ob sie signiert sind oder nicht.
Warum QPres notwendig ist: Kryptografische Vergänglichkeit
Digitale Signaturen und Siegel basieren auf kryptografischen Verfahren, die einem natürlichen Verfallsdatum unterliegen:
- Zertifikate laufen nach wenigen Jahren ab.
- Zertifikate können widerrufen werden.
- Hash-Algorithmen verlieren mit wachsender Rechenleistung ihre Sicherheit.
Ohne geeignete Gegenmaßnahmen könnten elektronische Signaturen schon wenige Jahre nach ihrer Erstellung nicht mehr gültig geprüft werden. Der QPres-Dienst begegnet dieser Herausforderung durch technische Verfahren wie erneute Zeitstempelung, um die Nachprüfbarkeit zu verlängern.
Aber: QPres schützt nur die Signatur – nicht das Dokument selbst.
Warum QeA mehr leistet: Rechtswirksame Archivierung von Inhalten
Die qualifizierte elektronische Archivierung (QeA) geht einen entscheidenden Schritt weiter: Sie archiviert nicht nur Beweismittel wie Signaturen oder Zeitstempel, sondern sorgt dafür, dass der gesamte Inhalt eines Dokuments über Jahre und Jahrzehnte hinweg verfügbar, lesbar und unverändert bleibt.
Ein QeA-Dienst gewährleistet:
- Die Integrität von Informationen – kein unbemerktes Verändern möglich.
- Die Authentizität – z. B. durch Zuordnung zu einem bestimmten Absender oder System.
- Die Verfügbarkeit – auch bei technologischem Wandel.
- Die Lesbarkeit – durch Formaterhalt oder Konvertierungsstrategien.
Damit wird die dauerhafte Rechtskonformität von Daten sichergestellt – ob mit oder ohne Signatur.
QeA ist somit unverzichtbar für:
- Vertragsunterlagen
- Versicherungsdokumente
- Handelsbücher
- Personalakten
- Öffentliche Register
- Andere aufbewahrungspflichtige Informationen mit Rechtswirkung
Fazit: Nicht verwechseln!
Die wichtigste Unterscheidung lässt sich wie folgt zusammenfassen:
| Vertrauensdienst | Fokus | Geregelt in | Zweck |
| QPres (Qualified Preservation) | Erhalt der Gültigkeit von Signaturen/Siegeln | eIDAS 1, Artikel 34 | Nachweisbarkeit trotz Ablauf kryptografischer Mittel |
| QeA (Qualified Electronic Archiving) | Erhalt der Daten und ihrer Verlässlichkeit | eIDAS 2, Artikel 45j | Rechtswirksame Aufbewahrung von Informationen |
Für Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen, die Informationen mit rechtlicher Relevanz langfristig sichern müssen, ist QeA ein essenzieller Baustein.
