Im ersten Teil haben wir bereits einige Falschinformationen zum Thema elektronische Signatur aus der Welt geschafft. Und doch gibt es noch einige weitere Mythen, die wir nach wie vor immer wieder auf Veranstaltungen oder in Gesprächen mit potenziellen Kunden hören. Daher hier Teil II unserer Mythen-Reihe.
Mythos 1: Meine Dokumente liegen irgendwo in der Cloud. Das ist nicht sicher.
Bei Namirial profitieren Sie von sicheren Rechenzentren (AWS Irland oder Frankfurt), sollten Sie sich für eine Shared SaaS als Cloud-Version entscheiden. Alternativ steht Ihnen ebenfalls eine private SaaS mit eigener Instanz für eSignAnyWhere zur Verfügung. Dies hat für Sie einige Vorteile wie zum Beispiel erweiterte Anpassungsmöglichkeiten, Multiorganisationsfähigkeit und vieles mehr.
Parallel dazu betreiben wir für unsere Dienstleistungen als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter auch eigene Rechenzentren in Senegallia, Mailand, Neapel und Barcelona. Wir sind als Multi-Trust-Service-Provider mit mehreren geographisch getrennten Rechenzentren in der Lage, unseren Kund:innen einen extrem hohen Ausfallschutz zu garantieren und sind gegen Cyberattacken oder Naturkatastrophen bestens gewappnet.
Außerdem erfolgt die gesamte Kommunikation mit unserem Dienst über verschlüsselte Kanäle (HTTPS), sodass sensible Daten geschützt sind und bleiben.
Mythos 2: Ich benötige eine Signaturkarte und einen Chipkartenleser für die e-Signatur. Das ist teuer und kompliziert.
Hierbei handelt es sich ganz einfach um eine alte Information. Vor einigen Jahren war dies nämlich tatsächlich noch der Fall. Seit Inkrafttreten der EU-Verordnung eIDAS für Vertrauensdienste im Juli 2016 werden allerdings keine Signaturkarte und Chipkartenleser mehr benötigt, um elektronisch zu unterschreiben. Die Zertifikate werden also nicht mehr lokal auf der Karte, sondern im Fall von Namirial in unserem Rechenzentrum (HSM) als sichere Signaturerstellungseinheit erzeugt. Somit lässt sich die qualifizierte elektronische Signatur von überall aus nutzen – ohne Standortbindung und ohne spezielle Hardware.
Jeden Monat lässt allein ein einzelner Personaldienstleister unter den Kunden von Namirial auf diese Weise über zehntausend Signaturen erstellen. Dabei handelt es sich um Zertifikate, die nach Identifizierung der Unterzeichnenden ad hoc bereitgestellt werden und zum Unterzeichnen von Dokumenten wie z.B. einem Arbeitsvertrag eingesetzt werden können.
Mythos 3: Man kann am Point of Sale (POS) nicht rechtswirksam elektronisch unterzeichnen und muss deshalb Verträge auf Papier ausdrucken und persönlich unterschreiben lassen.
Die verschiedenen digitalen Signaturtypen, die wir bei Namirial über unsere Produkte zur Verfügung stellen können exakt so ausgewählt werden, dass sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Dies kann einfache Signaturen (EES) umfassen, fortgeschrittene (FES) oder sogar qualifizierte Signaturen (QES), mit denen dann wirklich jeder Vertrag rechtswirksam am POS signiert werden kann.
Diese digitalen Signaturen können auch erstellt werden nachdem der Kunde oder die Kundin nicht mehr am POS anwesend ist z.B. als Fernsignatur.
Sie möchten mehr zum Thema Vor-Ort-Signatur erfahren? Schauen Sie einfach mal hier vorbei.
Mythos 4: Für eine Integration am POS muss eine Integration vor Ort vorgenommen werden, was mit erheblichem Aufwand verbunden ist.
Eine POS-Integration mit Namirials eSignAnyWhere ist über Standardschnittstellen möglich, die unabhängig von der gewählten Form der Softwareverteilung (Deployment) immer gleich funktioniert.
Damit kann dann z.B. ein günstiger Einstieg in eSignAnyWhere über die Version in der Cloud (Shared Cloud) erfolgen und trotzdem eine Integration mit einem lokalen POS-System durchgeführt werden.
Die volle Funktionalität des eSignAnyWhere-Dokumentenviewers mit allen Signaturtypen ist dabei gegeben, der Viewer kann über ein Browser-Fenster aufgerufen und in bestehende POS-Systeme eingebettet werden.
Mythos 5: Workflows für e-Signaturen lassen sich nicht im eigenen Rechenzentrum betreiben.
Die kurze Antwort: Doch. Mit der Signaturlösung von Namirial geht das ganz einfach.
Wie das im Detail geht? Durch unsere smarte On-Premise Lösung. Das bedeutet, dass das zu unterzeichnende Dokument Ihren Server gar nicht erst verlässt, sondern in Ihrem hauseigenen Rechenzentrum bleibt und es dort unterschrieben werden kann. Über welchen Zeitraum hinweg und wie viele Personen dabei unterschreiben, legen Sie selbst fest. Dabei ist unsere Lösung DSGVO-, eIDAS- und rechtskonform.
Mythos 6: Elektronische Unterschriften müssen mit einem digitalen Stift auf einem mobilen Gerät durchgeführt werden.
So kennen Sie wahrscheinlich eine Spielart der elektronischen Unterschrift, die Sie beim Empfang eines Pakets bei Ihrem Paketboten leisten.
Genau genommen ist dies aber gar keine digitale Signatur, sondern eben nur eine elektronische Unterschrift, die ein Bild Ihrer Unterschrift speichert.
Im Gegensatz dazu, kommen bei von uns verwendeten digitalen Signaturen kryptographische Algorithmen und Zertifikate zum Einsatz. Diese beiden Mechanismen schützen das Dokument vor Veränderungen und weisen die Inhaber:innen besagter Zertifikate aus. Damit lassen sich deutlich höhere Beweiskräfte im Falle eines Rechtsstreits erzielen. Von einfachen, fortgeschrittenen bis zu qualifizierten Zertifikaten, die rechtlich die handschriftlichen Unterschriften 1:1 ersetzen, können wir Ihnen jede Ausprägung zur Verfügung stellen.
Zusätzlich fertigen wir für jede digitale Signatur einen Audit-Report an, der jede einzelne digitale Spur im Dokument widergibt. So lassen sich u.a. die IP-Adresse der Unterzeichnenden, die Uhrzeiten und genauen Orte der Unterschriften, wenn verwendet natürlich auch die Bilder der Unterschriften und eben auch die so wichtigen Zertifikate genau nachvollziehen.
Und wenn Sie doch einmal vor Ort auf einem mobilen Gerät so unterschreiben wollen, wie Sie es auf Papier gewohnt sind, dann können wir das natürlich auch. Dank der zusätzlich genannten Sicherheitsvorkehrungen nur eben viel sicherer.
Mythos 7: Es ist extrem schwierig Produkt-Partner:in/ Reseller bei Namirial zu werden, weil nur große Software-Firmen aufgenommen werden.
Ganz im Gegenteil! Wir halten die Anforderungen absichtlich gering, damit die Partnerschaft nicht mit großen Hürden verbunden ist. Für uns ist Austausch und Zusammenarbeit auf Augenhöhe essentiell, sodass alle von einer Kollaboration profitieren – ob kleines, mittelständisches oder großes Unternehmen spielt dabei keine Rolle für uns.
Sie wünschen sich, eine fertige eIDAS-konforme eSignatur Lösung in Ihre eigene Software einzubinden oder Sie möchten unsere Lösungen in Ihr Vertriebs-Portfolio aufnehmen? Dann schreiben Sie uns ganz einfach eine Nachricht oder vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Vertriebsleiter Habib Bejaoui.
Einmal als Partner:in aufgenommen, laden wir Sie zu ständigem Austausch und jährlich zu unserem internationalen Partner Campus ein. Dort treffen sich seit Jahren bis zu 100 Partner:innen aus den unterschiedlichsten Bereichen und Ländern. Im Mai diesen Jahres ging es für uns nach Athen! Das hat nicht nur den Vorteil, dass Sie Ihr Netzwerk erweitern und ausbauen können, sondern dass wir uns gegenseitig inspirieren können und über neue Möglichkeiten austauschen können.
Seien Sie dabei und profitieren Sie vom Wissenaustausch erfahrenen Partner:innen.
Mythos 8: eSignaturen sind ein Nischenprodukt, das in der Praxis kaum Anwendung findet.
Wenn wir uns Namirials Zahlen vom letzten Jahr ansehen und einen Blick auf die 3,7 Mrd. Transaktionen pro Jahr mit unseren SaaS Lösungen werfen – und davon sind allein 850 Millionen e-Signaturen, wird schnell sehr deutlich, warum es sich hierbei wieder um einen klassischen Mythos handelt. In zahlreichen Firmen gehören e-Signaturen bereits zur täglichen Arbeit dazu – vom Unterzeichnen von Kaufverträgen, Arbeitsverträgen, Datenschutzerklärungen und Vertraulichkeitserklärungen oder andere Arten von Dokumenten.
Mit der e-Signatur lassen sich viele verschiedene Anwendungsfälle mit verschiedenen gesetzlichen Vorgaben abdecken. Sie helfen dabei, im Unternehmen Zeit zu sparen, Vorgänge maximal nachvollziehbar zu machen, bessern die Umweltbilanz auf und ermöglichen eine große Flexibilität. Aufgrund dieser Vorteile haben sich e-Signaturen von einem Nischenprodukt zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen in ganz verschiedenen Branchen entwickelt.
Und übrigens: Bei der Wahl eines Vertrauensdiensleisters sind Sie nicht einzig an Deutschland gebunden. Anwender:innen können für den Bezug von elektronischen Zertifikaten zur Erstellung qualifizierter elektroischer Signaturen grundsätzlich aus allen Anbietern aus der EU und EWR-Ländern auswählen, die eine aktuelle Konformitätsbestätigung zur Erfüllung der Anforderungen aus der EU-Verordnung 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (#eIDAS) nachweisen können.
Ein Blick über die Grenze lohnt sich: In anderen EU-Ländern, Italien zum Beispiel, sind mehr Verfahren zur Identifizierung der Nutzer:innen von Zertifikaten zugelassen, die einfachere und kostengünstigere Prozesse möglich machen.
