Die elektronische Signatur hat sich als effiziente und sichere Lösung für viele Geschäftsvorgänge etabliert. Sie spart Zeit, Kosten und Papier – ein klarer Vorteil für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs), die oft mit begrenzten Ressourcen arbeiten. Doch nicht alle Dokumente dürfen mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Besonders bei Schriftformerfordernissen ist Vorsicht geboten. Dieser Artikel zeigt, wie KMUs elektronische Signaturen sinnvoll und rechtskonform einsetzen können, und beleuchtet fünf praktische Anwendungsfälle aus dem Alltag.
Die Grundlagen: Arten elektronischer Signaturen
Bevor wir in die Anwendungsfälle eintauchen, lohnt ein kurzer Überblick über die drei Signaturtypen gemäß der eIDAS-Verordnung:
Einfache elektronische Signatur (EES): Für Vorgänge ohne gesetzliche Schriftform geeignet, z. B. interne Freigaben.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Bietet erhöhte Sicherheitsstandards und ist in vielen Geschäftsanwendungen ausreichend.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Ersetzt in vielen Fällen die handschriftliche Unterschrift, da sie der Schriftform nach § 126a BGB gleichgestellt ist. Sie wird beispielsweise bei Kreditgeschäften benötigt.
Für einige Dokumente – wie z.B. Nachweise der Arbeitsbedingungen, notarielle Beglaubigungen oder Testamentserstellungen – genügt jedoch keine elektronische Signatur. Hier muss weiterhin auf Papier und physische Unterschriften zurückgegriffen werden.
Arbeitsverträge rechtskonform digital unterzeichnen
Seit dem 1.1.2025 gilt das Bürokratieentlastungsgesetz. Arbeitsverträge konnten auch vor der Einführung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV bereits digital unterzeichnet werden – unbefristete Arbeitsverträge so wie so, da diese der Textform unterliegen. Mit dem neuen Gesetz gilt nun allerdings, dass nun auch Arbeitnehmerüberlassungsverträge (ANÜ) in Textform abgeschlossen werden können. Dies bedeutet, dass eine elektronische Signatur (z. B. eine fortgeschrittene elektronische Signatur, QES) für diese Vertragsart ausreicht. Von einer einfachen E-Mail raten Expert:innen in diesem Bereich ab (mehr dazu erfahren Sie hier). Ausgeschlossen sind hier allerdings nach wie vor Branchen, die unter das Schwarzarbeitsgesetz fallen.
Ein wichtiger Punkt bleibt jedoch bestehen: Der Nachweis der Arbeitsbedingungen gemäß dem Nachweisgesetz (§ 2 NachwG) muss weiterhin in Schriftform erfolgen, d. h. auf Papier und mit handschriftlicher Unterschrift. Dies betrifft beispielsweise Angaben zu Arbeitszeit, Vergütung oder Urlaub, die schriftlich dokumentiert und dem/der Mitarbeiter:in ausgehändigt werden müssen. In der Praxis geschieht dies meist am ersten Arbeitstag.
Interne Freigabeprozesse beschleunigen
Für interne Prozesse wie die Freigabe von Projekten oder Budgets reicht oft eine einfache elektronische Signatur (EES) aus. Hierbei steht die Effizienz im Vordergrund, da die Dokumente nur firmenintern geprüft und dokumentiert werden müssen. Der Verzicht auf Papier erleichtert den Workflow und sorgt für eine bessere Nachvollziehbarkeit.
Beispiel: Genehmigungen für Investitionen, Reiseanträge oder Bestellfreigaben.
Verträge mit Geschäftspartner:innen sicher abschließen
Viele geschäftliche Vereinbarungen, wie Lieferantenverträge oder Kooperationsverträge, erfordern keine gesetzliche Schriftform und können mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) rechtsgültig abgeschlossen werden. Diese bietet hohe Sicherheitsstandards, z. B. die Identitätsprüfung des Unterzeichnendens und ist für die meisten Geschäftsfälle ausreichend.
Hinweis: Bei bestimmten Vertragstypen, wie der Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB), bleibt die schriftliche Form notwendig. In solchen Fällen kann die elektronische Signatur nicht verwendet werden.
Kund:innenfreundliche Vertragsabschlüsse
Ein großer Vorteil elektronischer Signaturen liegt in der einfachen Abwicklung von Verträgen mit Kund:innen. Beispielsweise können KMUs in der Immobilienbranche Mietverträge oder Kaufverträge digital erstellen und unterzeichnen lassen. Hier ist allerdings auf die Art des Vertrages zu achten. Während Mietverträge für Wohnungen häufig schriftformfrei sind, unterliegen Kaufverträge für Immobilien weiterhin der notariellen Beglaubigung.
Zustimmungserklärungen und Datenschutzvereinbarungen
Datenschutzrechtliche Einwilligungen, wie sie in der DSGVO vorgeschrieben sind, können problemlos mit einer einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur eingeholt werden. Dies spart nicht nur Verwaltungsaufwand, sondern sorgt auch für eine bessere Organisation und Nachvollziehbarkeit der Einwilligungen.
Fazit: Effiziente Digitalisierung mit rechtlicher Sicherheit
Elektronische Signaturen bieten KMUs enorme Vorteile, müssen jedoch mit Bedacht eingesetzt werden. Es ist entscheidend, die Schriftformerfordernisse im Blick zu behalten und die richtige Signaturart für den jeweiligen Anwendungsfall zu wählen. Mit einem erfahrenen Vertrauensdienstleister an Ihrer Seite können Sie sicherstellen, dass Ihre digitalen Prozesse nicht nur effizient, sondern auch rechtskonform sind.
