Elektronische Signaturen und elektronische Siegel sind essenzielle Werkzeuge zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität von digitalen Dokumenten. Obwohl sie ähnliche Ziele verfolgen, unterscheiden sie sich in ihrer Anwendung und rechtlichen Bedeutung.
Elektronische Signaturen
Elektronische Signaturen werden von natürlichen Personen verwendet, um die Authentizität und Integrität eines Dokuments zu gewährleisten. Sie sind das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterschrift und bestätigen die Identität des Unterzeichners sowie die Unverändertheit des Dokuments. Je nach Sicherheitsniveau unterscheidet man zwischen:
- Einfache elektronische Signatur (EES): Keine spezifischen Sicherheitsanforderungen, wird z. B. für Online-Zustimmungen oder Login-Prozesse verwendet.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Ermöglicht eine eindeutige Identifizierung des Unterzeichnenden und erfordert Kontrollmechanismen zur Überprüfung der Unterschrift.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Besitzt die höchste Beweiskraft und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Achtung: In manchen Fällen ist die elektronische Form (noch) gesetzlich ausgeschlossen – die QES kann also nicht immer die handschriftliche Form ersetzen.
Elektronische Siegel
Elektronische Siegel hingegen werden von juristischen Personen, also Unternehmen oder Behörden, eingesetzt. Sie dienen dazu, die Herkunft und Integrität eines Dokuments zu bestätigen, ohne jedoch eine persönliche Willenserklärung einer natürlichen Person darzustellen. Ein elektronisches Siegel ist vergleichbar mit einem Firmenstempel und stellt sicher, dass das Dokument vom genannten Unternehmen stammt und nicht verändert wurde. Auch hier gibt es verschiedene Sicherheitsniveaus, wobei das qualifizierte elektronische Siegel die höchste Beweiskraft besitzt.
Unterschiede und Anwendungsfälle
Der Hauptunterschied zwischen elektronischen Signaturen und Siegeln liegt in der Art des Unterzeichnenden:
- Elektronische Signatur: Wird von einer natürlichen Person verwendet, um eine persönliche Willenserklärung abzugeben.
- Elektronisches Siegel: Wird von einer juristischen Person genutzt, um die Authentizität und Integrität von Dokumenten sicherzustellen, ohne eine persönliche Willenserklärung.
Anwendungsfälle elektronischer Signaturen
- Unbefristete Arbeitsverträge und Vereinbarungen: Arbeitgeber und Arbeitnehmer können digitale Signaturen für Vertragsunterzeichnungen nutzen, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Bei unbefristeten Arbeitsverträgen gibt es keine Formvorschrift – es kann mit einer einfachen, aber besser mit einer fortgeschrittenen Signatur unterzeichnet werden. Anders ist es beim befristeten Arbeitsvertrag: Hier muss die dritte Form, die qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz kommen, um das vorgeschriebene Schriftformerfordernis zu erfüllen.
- Kaufverträge und rechtliche Dokumente: Elektronische Signaturen ermöglichen eine schnelle und rechtswirksame Unterzeichnung von Kauf- oder Mietverträgen.
- Genehmigungsprozesse in Unternehmen: Führungskräfte und Mitarbeitende können Dokumente digital signieren, wodurch Freigabeprozesse beschleunigt und papierlose Workflows gefördert werden.
Anwendungsfälle elektronischer Siegel
- Rechnungen und offizielle Mitteilungen: Unternehmen können Rechnungen und andere offizielle Dokumente mit einem elektronischen Siegel versehen, um deren Authentizität zu garantieren.
- Behördliche Bescheinigungen und Zertifikate: Ämter und Behörden nutzen elektronische Siegel zur Bestätigung von Dokumenten wie Urkunden, Steuerbescheiden oder Genehmigungen.
- Berichte und Gutachten: Unternehmen und Institutionen sichern mit elektronischen Siegeln ihre offiziellen Dokumente ab, um eine Manipulation auszuschließen.
Fazit: Wann nutze ich was?
Sowohl elektronische Signaturen als auch elektronische Siegel sind wichtige Instrumente für die digitale Authentifizierung und Integritätssicherung von Dokumenten. Während die elektronische Signatur für Verträge und persönliche Erklärungen von natürlichen Personen erforderlich ist, dient das elektronische Siegel als Nachweis für die Herkunft und Unverändertheit von Dokumenten juristischer Personen. Die Wahl zwischen beiden hängt daher vom spezifischen Anwendungsfall und der Notwendigkeit einer persönlichen Willenserklärung ab.
