Warum überhaupt einen digitalen Unterschriftenprozess einführen?
Die Digitalisierung ist zu einem wichtigen Verbündeten geworden, der es ermöglicht, auch in unsicheren Zeiten oder Krisen neue Kund:innen unter Vertrag zu nehmen und gleichzeitig die Gesundheitsvorschriften einzuhalten. Wir sprechen über vier gute Gründe für einen digitalen Unterschriftenprozess.
Die Gesundheitskrise durch die weltweite Covid-Pandemie und die nationale Eindämmung haben sich auf alle Wirtschaftszweige ausgewirkt und unser Verhalten grundlegend verändert. Die Veränderungen, die durch diese beispiellose Krise ausgelöst wurden, sind vielfältig. Die Menschen müssen ihre Reisen einschränken, müssen physische Distanz halten und Kontakt einschränken, Home Office wird nun bevorzugt. Vorerst bleibt die soziale Distanzierung in unserer Gesellschaft bestehen und die Unternehmen müssen sich anpassen, um ihr Geschäft aufrechtzuerhalten.
1) Kosten senken durch einen digitalen Unterschriftenprozess
Digitale Signatur-Lösungen helfen, effizienter zu arbeiten und Zeit zu sparen. Denn durch die automatische Überprüfung der Belege und die Echtzeit-Feedbacks an Nutzer:innen kann sehr schnell eine vollständige und konforme Akte erstellt werden. Die zugehörige elektronische Signatur ermöglicht eine sofortige Unterschrift und den Abschluss des Verkaufs zu jeder Zeit, da die Lösung rund um die Uhr und auf jedem Endgerät (Smartphone, Tablet, Computer..) verfügbar ist. Das Kundenerlebnis wird verbessert und die Conversion-Raten erhöht.
2) Kontakte einschränken
Die Entscheidung für vollständig papierlose Lösungen verringert den Papieraufwand für die Aktenführung und den physischen Kontakt mit den Endkunden. Alles kann vollständig online, aus der Ferne, stattfinden, was den Kontakt zwischen Kund:innen und Verwalter:innen einschränkt. Der Gang in die Filiale ist nicht mehr wesentlich, was den Kund:innen Sicherheit gibt und den Abschluss beschleunigt.
3) Sichere Prozesse durch Einhaltung der Vorschriften mit einem digitalen Unterschriftenprozess
Digitale Unterschriftenprozesse haben Algorithmen zur Überprüfung von Belegen an Bord. Künstliche Intelligenz ermöglicht es, die Qualität der gesendeten Dokumente zu analysieren, aber auch die Echtheit der Dokumente zu überprüfen. Das Betrugsrisiko wird durch diese Verfahren verringert, da alle Anomalien oder Nachbesserungen, die das menschliche Auge nicht erkennen kann, erkannt werden.
Die zertifizierte elektronische Signatur sichert ab, indem sie einen bewährten Rechtsrahmen einhält, der den europäischen Vorschriften (eIDAS) entspricht. Die Transparenz des Signaturverlaufs und die gesetzliche Archivierung ermöglichen es, im Streitfall konkrete Beweise vorzulegen und die Dauerhaftigkeit der Beweise zu gewährleisten.
4) Den Ist-Stand der Unterschriftenmappe jederzeit sehen
Es ist möglich, den Fortschritt laufender Signaturverläufen jederzeit zu verfolgen. Jede Aktion wird nachvollzogen und innerhalb der Signaturmappe gespeichert. Mithilfe von Automatisierungstools können Mahnungen an die Kund:innen selbstständig erfolgen: ein Dokument vergessen, eine Unterschrift fehlt und so weiter. Dadurch kann die Konversionsrate erheblich gesteigert werden und der digitale Unterschriftenprozess ist für alle Beteiligten jederzeit transparent und nachvollziehbar.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung von einem Unterschriftenprozess die Beschleunigung des Verkaufs und die Umwandlung von Interessenten fördert. Der Fortbestand vieler Berufe erfordert die Entmaterialisierung der Zeichnungsprozesse. Durch die automatische Dokumentenprüfung können Betrug und Bearbeitungszeiten reduziert werden. Die zertifizierte elektronische Signatur erleichtert und sichert diese Interaktionen zwischen Verwalter:innen und Kund:innen.
