Spätestens seit der Corona-Pandemie wissen wir, dass gutes Arbeiten nicht zwingend bedeutet, dass alle Kolleg:innen immer am selben Ort sein müssen, um gut zu arbeiten – in den Berufen, in denen Home Office funktioniert, versteht sich. Viele Firmen haben gute Strategien ausgearbeitet, um ihre Mitarbeitenden motiviert zu halten und den Kontakt zwischen Kolleg:innen aufrecht zu erhalten. Anders sieht es aus, wenn zwischen den Mitarbeitenden Ländergrenzen liegen – die Herausforderungen, aber auch die Chancen sind in diesem Fall anders. Da wir ein internationales Unternehmen mit Standorten auf der ganzen Welt sind, kennen wir die Situation gut – und plaudern heute ein wenig aus dem Nähkästchen, um Ihnen aufzuzeigen, wie internationale Zusammenarbeit erfolgreich wird.
Transparenz ist die Hauptzutat für internationale Zusammenarbeit
Eines der wichtigsten Punkte ist Transparenz. Prozesse müssen klar und ordentlich definiert sein und es muss für jede:n ersichtlich sein, wer die korrekten Ansprechpartner:innen sind. Nur so können sich Vertrauen und Teamgeist bilden. Außerdem sind Verantwortlichkeiten dann klar geregelt und jede:r weiß, was ihre oder seine Aufgaben sind. Das fördert Motivation und Teamgeist.
Zur Transparenz gehört es auch, Erfolge ländergrenzenüberschreitend zu feiern. Ob via Teams-Chat, E-Mail Newsletter, Slack-Channel oder Town-Hall – Erfolge müssen zelebriert werden. Auch das gibt dem Teamgeist einen Boost und steigert das Zusammengehörigkeitsgefühl.
Tipp: Das mag zwar im ersten Moment komisch klingen, aber für eine erfolgreiche und transparente Zusammenarbeit kann es auch dienlich sein, Misserfolge transparent zu machen. Am Ende kommt es immer darauf an, wie diese kommuniziert werden. Denn letztendlich birgt auch ein Misserfolg Lernchancen. Kommunizieren Sie ehrlich was vielleicht nicht ideal gelaufen ist und was Sie für das nächste Mal darauf gelernt haben. Natürlich sollte Ihre interne Kommunikation nicht nur aus Niederlagen bestehen. Aber hin und wieder tut eine Prise Pragmatismus in diesem Bereich gut.
Interkulturelles Verständnis
Was auf den ersten Blick sehr offensichtlich wirkt, ist auf den zweiten Blick gar nicht mal so klar. Doch je unterschiedlicher die Länder sind, in denen Mitarbeitende leben und arbeiten, desto mehr wirkt sich das auch auf die Zusammenarbeit aus. Und das können kleinere Dinge sein, wie zum Beispiel die klassische Mittagspausenzeit. Während man in Deutschland durchschnittlich zwischen 12 und 13 Uhr isst, geht man in Italien meistens erst nach 14 Uhr (im Süden teils auch noch später) in die Mittagspause. Andererseits können die Unterschiede aber auch noch weitreichender sein – wenn es darum geht, Kritik zu äußern beispielsweise. In einigen Ländern wird Kritik weniger direkt geäußert als in anderen. Grundlegende Workshops können dabei helfen, bestimmte Grundsätze zu verstehen, um Missverständnisse oder Ärger zu vermeiden. Da nicht immer alles für alle gilt, kann auch einfach mal nachgefragt werden und die Präferenzen abgeklopft werden.
Wichtig: Gemeinplätze oder diskriminierende Vorurteile haben hier keinen Platz.
Wechselseitiges Verständnis und gemeinsame Werte für internationale Zusammenarbeit
Die Devise lautet: Verstehen und verstanden werden. Hier geht es darum, auch mal Kompromisse zu finden und sich in der Mitte zu treffen. Natürlich ist das in jeder Art von Team wichtig, aber bei internationalen Teams mit vorrangig virtueller Kommunikation wahrscheinlich sogar noch etwas mehr.
Wichtig ist auch, dass alle im Team die gleiche Vision haben und gemeinsam auf die gleichen Werte setzen. Nur dann laufen alle gemeinsam in die gleiche Richtung und können sich auf ein Ziel ausrichten.
Tipp: Werte und Vision sollten bereits in der Webpräsenz eines Unternehmens klar und deutlich ersichtlich sein.
Zusatztipp: Virtuelle Kommunikation, in diesem Fall Chats oder E-Mails, können manchmal zu Irritation führen. Unterschiedliche Schreibstile, “Schreibfaulheit” und knappe Antworten, keine oder zu viele Emojis können beim Gegenüber unter Umständen einen falschen Eindruck erwecken. Hier hilft nur Transparenz und Ehrlichkeit. Wenn Sie etwas irritiert, dann kommunizieren Sie es. Dies muss natürlich nicht gleich eskalieren – der Ton macht hier die Musik. Ebenfalls hilfreich: Der ein oder andere Call. Im besten Fall treffen Sie die Person (oder die Personen) auch mal live. Das kann die Kommunikation erheblich erleichtern. Wichtig ist es ebenfalls zu akzeptieren, dass nicht jede:r auf die gleiche Art kommuniziert wie Sie. Kompromisse führen hier am weitesten.
Vokabelheft raus
Sprache formt Denken. Sie formt eine Gesellschaft und beeinflusst das alltägliche Leben enorm. Um in internationalen Teams gut arbeiten zu können, müssen Sie nicht jede Sprache auf C2-Niveau beherrschen, aber ein paar Vokabeln könnten zur erfolgreichen Zusammenarbeit beitragen. Es lockert auch ein Gespräch oder einen Chat auf, wenn man hier und da ein paar Wörter oder Phrasen in der Sprache des Gegenübers fallen lassen kann. Manchmal können bestimmte Ausdrücke auch dem interkulturellen Verständnis dienen, denn wie eben erwähnt, spiegelt die Sprache eines Landes auch die Kultur wider.
Tipp: Vielleicht haben Sie ja jemand im Team, der die ein oder andere Fremdsprache spricht und Ihnen regelmäßig kleine Vokabeln oder Floskeln beibringt, die Sie in Ihre Kommunikation mit anderen Kolleg:innen einfließen lassen können.
Ansonsten ist es natürlich unumgänglich, dass man eine Sprache hat, die alle im Unternehmen beherrschen, in den allermeisten Fällen ist das Englisch. Dies sollte bereits beim Vorstellungsgespräch getestet und sichergestellt werden, da sonst Kommunikation erschwert wird.
Eine Sprache zu lernen ist ein bisschen wie Fahrradfahren – man verlernt es nicht. Aber nach einer Weile des Nicht-Sprechens kann es sein, dass man ein wenig Übung braucht. Unternehmen helfen Ihren Mitarbeitenden, indem sie Zugang zu Sprachkursen (eventuell auch fachspezifisch und remote) anbieten, in denen Sprachkenntnisse aufgefrischt werden können.
Technische Hilfsmittel für internationale Zusammenarbeit
Dass bei internationaler Zusammenarbeit technische Hilfsmittel zum Einsatz kommen ist selbstverständlich. Allerdings gibt es ein paar Punkte zu beachten, sodass die Mittel auch wirklich helfen und nicht kontraproduktiv sind.
Wichtig ist zum einen, dass es eine feste Plattform für die Kommunikation gibt, sodass Informationen nicht verloren gehen. Wichtige Dinge sollten unbedingt schriftlich festgehalten werden und allen Beteiligten zugänglich gemacht werden. Hier kommen resiliente Cloud-Dienste ins Spiel, um Grenzen so gut es geht aufzulösen und Informationen für alle zugänglich zu machen.
Um Verträge und weitere Dokumente so einfach, schnell, sicher und nachvollziehbar wie möglich von allen Parteien unterzeichnen zu lassen, sollten Unternehmen sich an Vertrauensdienstleister wenden. Signatur-Workflows beschleunigen die Unterzeichnung erheblich, während sie die Prozesse gleichzeitig sicherer und nachvollziehbar machen. Verträge müssen nicht mehr postalisch gesendet werden, was vor allem bei internationaler Zusammenarbeit erhebliche Erleichterungen mit sich bringt.
Tipp: Wählen Sie einen nach eIDAS qualifizierten Vertrauensdienstleister (QVD) aus – dieser muss auch nicht zwingend in Ihrem Land sein. Der Blick über den Tellerrand lohnt sich. Denn elektronische Unterschriften, die über einen QVD geleistet werden, müssen innerhalb der gesamten EU anerkannt werden. So können Sie ganz einfach den Dienstleister auswählen, der am besten zu Ihren Anforderungen passt.
Vertrauen und Eigenverantwortung
In internationalen Teams spielt Vertrauen eine besonders zentrale Rolle. Da viele Teammitglieder oft nicht in der Nähe sind, müssen sie darauf vertrauen, dass ihre Kolleg:innen auch aus der Ferne zuverlässig arbeiten und ihre Aufgaben eigenständig erfüllen. Hierbei ist es wichtig, dass Mitarbeitende sowohl Verantwortung für ihre Arbeit übernehmen als auch die Autonomie haben, Entscheidungen selbst zu treffen. Ein hohes Maß an Eigenverantwortung fördert nicht nur die persönliche Motivation, sondern auch die Teamdynamik, da jedes Mitglied das Gefühl hat, einen wertvollen Beitrag zu leisten.
Vertrauen wird durch Transparenz und klare Kommunikation gestärkt, aber auch durch die Fähigkeit, den Kolleg:innen Freiraum zu geben, ihre Aufgaben auf ihre Weise zu erfüllen. Dieser respektvolle Umgang mit Eigenverantwortung sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit nicht nur effizienter, sondern auch langfristig tragfähiger wird.
Tipp: Auch wenn zu viele Meetings nerven, ist es wichtig, sich regelmäßig mit seinen Kolleg:innen auszutauschen und zu verstehen, wo die anderen gerade stehen und mit was sie sich beschäftigen. Regelmäßige Meetings können dabei helfen, Transparenz zu schaffen und durch kurze Wege eventuell auch Unterstützung zu erhalten. Natürlich sollten solche Check-In Meetings nicht die Oberhand gewinnen und den Hauptteil des Arbeitstags ausmachen. Wie in allen Dingen braucht es auch hier eine klare Balance.
Zusatztipp: Vertrauen wird auch gestärkt, indem klare Grenzen gesetzt werden. Wenn ich am Anschlag bin, dann sollte ich keine weiteren Aufgaben auf meinen Teller laden. Das mag zwar im ersten Moment die höfliche Wahl sein. Am Ende bedeutet es aber höchstwahrscheinlich nur, dass ich meine Aufgaben entweder nicht ordentlich bearbeite, weil ich schlicht und einfach zu viel mache oder es bedeutet, dass ein Teil meiner Aufgaben an die Kolleg:innen abgegeben werden muss und deren Arbeitsbelastung steigert. Seine eigenen Grenzen zu kennen und diese konsequent zu setzen, ist ein wichtiger Bestandteil von guter Zusammenarbeit – vor Ort wie auch international.
Fazit
Internationale Zusammenarbeit birgt nicht nur Herausforderungen, sondern auch immense Chancen, die es zu nutzen gilt. Der Erfolg hängt entscheidend von der Fähigkeit ab, Transparenz zu schaffen, interkulturelles Verständnis zu fördern und eine Kultur des gegenseitigen Vertrauens und der Eigenverantwortung zu etablieren. Flexible Arbeitsweisen und der kontinuierliche Dialog sind ebenso wichtig, um auf Veränderungen schnell zu reagieren und innovative Lösungen zu finden. Indem Unternehmen die Verantwortung und Autonomie ihrer Mitarbeitenden fördern und gleichzeitig gemeinsame Ziele klar kommunizieren, entsteht eine dynamische Zusammenarbeit, die über geografische und kulturelle Grenzen hinaus funktioniert. So wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch eine langfristige, erfolgreiche Zusammenarbeit gesichert, die den Unternehmenserfolg nachhaltig unterstützt.
