Elektronische Kommunikation wird immer wichtiger und gängiger. Dies betrifft auch rechtliche Dokumente und Verträge, die immer häufiger elektronisch erstellt und unterzeichnet werden. Dabei stellt sich oft die Frage: Was ist der Unterschied zwischen der Schriftform und der Textform, und wann sind elektronische Signaturen zulässig? Dieser Artikel beleuchtet die Unterschiede zwischen diesen beiden Formen, ihre rechtlichen Grundlagen und die Bedingungen, unter denen elektronische Signaturen verwendet werden können.
Die Grundlagen: Schriftform und Textform
Die Begriffe „Schriftform“ und „Textform“ beziehen sich auf gesetzlich vorgeschriebene Formvorschriften für Rechtsgeschäfte und Verträge. Diese Formvorschriften sollen sicherstellen, dass die betroffenen Parteien ausreichend informiert sind und die Ernsthaftigkeit des Rechtsgeschäfts unterstrichen wird.
Schriftform (§ 126 BGB)
Die Schriftform ist in § 126 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt. Dort heißt es:
„Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.“
Dies bedeutet, dass ein Dokument im Original unterzeichnet werden muss, um die Schriftform zu wahren. Eine eingescannte Unterschrift oder eine einfache elektronische Signatur reicht nicht aus. Wichtig ist dabei, dass das Dokument physisch vorhanden sein muss und die Unterschrift eigenhändig erfolgt. Die Schriftform kann jedoch durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur ersetzt werden, wie es in § 126a BGB festgelegt ist. Es gibt einige wenige Fälle, in denen die elektronische Form (noch) explizit ausgeschlossen ist. Dazu im weiteren Verlauf genauere Details.
Textform (§ 126b BGB)
Im Gegensatz dazu ist die Textform in § 126b BGB definiert. Dieser Paragraph lautet:
„Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben werden, wobei die Person des Erklärenden genannt sein muss.“
Hierbei handelt es sich um eine einfachere Formvorschrift. Für die Textform reicht es aus, dass ein Dokument in Schriftzeichen festgehalten und der Erklärende namentlich genannt wird. Dies kann auch elektronisch, beispielsweise per E-Mail oder Fax, erfolgen. Eine Unterschrift ist bei der Textform nicht erforderlich. Diese Form ist also für viele alltägliche rechtliche Erklärungen ausreichend. Das gilt zum Beispiel auch für unbefristete Arbeitsverträge.
Unterschiede zwischen Schriftform und Textform
Der Hauptunterschied zwischen Schriftform und Textform liegt in den Anforderungen an die Unterzeichnung und das Medium, in dem das Dokument vorliegt.
- Unterzeichnung: Bei der Schriftform ist eine eigenhändige Unterschrift bzw. eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig, während bei der Textform keine Unterschrift erforderlich ist. Es genügt, wenn das Dokument den Namen des Erklärenden enthält.
- Medium: Die Schriftform erfordert ein physisches, original unterzeichnetes Dokument bzw. ein Dokument, das mit QES unterzeichnet wurde, während die Textform immer auch in elektronischer Form erfolgen kann, solange sie die dauerhafte Wiedergabe des Inhalts ermöglicht.
- Rechtsverbindlichkeit: Dokumente, die der Schriftform unterliegen, sind ohne die eigenhändige Unterschrift (oder QES) formunwirksam. Bei der Textform hingegen reicht es aus, dass der Erklärende identifizierbar ist und der Inhalt dauerhaft festgehalten wird.
Elektronische Signaturen und ihre Gültigkeit
Im digitalen Zeitalter stellt sich häufig die Frage, ob und wann elektronische Signaturen die Schriftform ersetzen können. Gemäß § 126a BGB kann die schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwendet wird. Eine qualifizierte elektronische Signatur muss dabei bestimmte technische und rechtliche Standards erfüllen, um als gleichwertig zur eigenhändigen Unterschrift anerkannt zu werden.
Eine einfache elektronische Signatur (EES), wie sie beispielsweise bei der Unterzeichnung eines PDF-Dokuments durch das Einfügen eines gescannten Bildes der Unterschrift verwendet wird, reicht hingegen nicht aus, um die Schriftform zu wahren. Sie ist jedoch ausreichend, um die Textform zu erfüllen.
Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Signatur
- Verträge: Für viele Verträge, insbesondere im Geschäftsleben, reicht die Textform aus, wodurch einfache elektronische Signaturen häufig ausreichend sind. Beispiele hierfür sind Kaufverträge oder allgemeine Geschäftsbedingungen. Natürlich sichern sich Unternehmen besser ab, wenn sie auf die fortgeschrittene oder gar die qualifizierte Unterschrift setzen.
- Arbeitsverträge: Hier wird in der Regel die Schriftform gefordert, weshalb eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig ist, um die Schriftform zu wahren. Allerdings gilt es hier in befristete und unbefristete Arbeitsverträge zu unterscheiden. Letztere besitzen keine Formvorschrift und können im Prinzip auch mündlich rechtswirksam abgeschlossen werden. Anders ist es bei befristeten Arbeitsverträgen: Diese müssen mit einer QES unterzeichnet werden, während separat ein Nachweis über die Arbeitsbedingungen ausgestellt und mit physischer Unterschrift (“Wet Ink”) vom Arbeitnehmenden unterschrieben werden muss. Mehr Informationen zu Arbeitsverträgen und den geltenden Vorschriften finden Sie in unserem separaten Blog-Artikel, den wir regelmäßig auf den neusten Stand bringen.
Hier ist die elektronische Signatur (noch) ausgeschlossen
- Kündigungen: Diese müssen nach wie vor auf Papier ausgestellt und von Hand unterzeichnet werden.
- Arbeitsverträge: Die elektronische Form ist ausgeschlossen in Bereichen, die unter das Schwarzarbeitsgesetz fallen.
- Arbeitszeugnisse: Auch diese müssen nach wie vor auf Papier ausgestellt werden.
Fazit
Die Unterscheidung zwischen Schriftform und Textform ist essenziell, um rechtliche Dokumente korrekt zu gestalten und die notwendigen Formvorschriften zu erfüllen. Während die Textform durch eine einfache elektronische Kommunikation wie E-Mail erfüllt werden kann, erfordert die Schriftform in der Regel eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Mit dem zunehmenden Einsatz von elektronischen Signaturen wird es immer wichtiger, die gesetzlichen Anforderungen zu kennen, um rechtliche Nachteile zu vermeiden.
Die Zukunft wird vermutlich eine weitere Liberalisierung und Anpassung an digitale Kommunikationsformen mit sich bringen. Bis dahin bleibt es entscheidend, die Unterschiede zwischen den Formvorschriften zu verstehen und entsprechend zu handeln.
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