Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) ist Teil der kontinuierlichen Bemühungen der deutschen Bundesregierung, die Bürokratie abzubauen und die Digitalisierung voranzutreiben. Der Gesetzentwurf, dem der Bundesrat am 18.10.24 zugestimmt hat, enthält eine Vielzahl von Maßnahmen, die vor allem Unternehmen entlasten und Verwaltungsvorgänge vereinfachen sollen. Dabei spielt die Abschaffung unnötiger Papierpflichten eine zentrale Rolle. Besonders für Anbieter von Vertrauensdiensten und die Nutzung elektronischer Signaturen im Personalwesen bringt das Gesetz substanzielle Veränderungen.
Aber warum eigentlich das Vierte?
Angefangen haben die Bemühungen rund um den Abbau der Bürokratie natürlich mit dem Ersten Bürokratieentlastungsgesetz im Jahr 2015. Seitdem gibt es eine ganze Reihe von Gesetzesinitiativen, die gegen die unnötig komplizierte und aufwändige Bürokratie vorgehen sollen.
Eine kleine Historie der Bürokratieentlastungsgesetze
- Erstes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG I, 2015): Dieses Gesetz legte den Grundstein für den Bürokratieabbau in Deutschland. Es führte Vereinfachungen für kleine und mittlere Unternehmen ein, etwa durch die Anhebung von Schwellenwerten bei bestimmten Meldepflichten und die Einführung einer Erleichterung bei der elektronischen Übermittlung von Steuerdaten.
- Zweites Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II, 2017): Mit diesem Gesetz wurden weitere Erleichterungen, insbesondere im Bereich der Steuer- und Sozialversicherungspflichten, eingeführt. Es brachte u.a. eine Ausweitung der sogenannten Kleinunternehmerregelung und verbesserte die Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Daten elektronisch an Behörden zu übermitteln.
- Drittes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III, 2019): Dieses Gesetz setzte den Fokus verstärkt auf die Digitalisierung und vereinfachte Meldeverfahren, insbesondere im Steuerbereich. Ein wesentliches Element war die Einführung von E-Government-Diensten, die es Unternehmen ermöglichten, Behördengänge elektronisch abzuwickeln. Das BEG III zielte auch darauf ab, Unternehmen bei der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu entlasten.
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, 2024): Das aktuelle Gesetz, auf das wir uns in diesem Artikel konzentrieren möchten, baut auf den bisherigen Initiativen auf und fokussiert sich verstärkt auf die Modernisierung der Verwaltung und die Reduzierung der Papierpflichten. Besonders im Arbeitsrecht und bei der Nutzung elektronischer Signaturen gibt es weitreichende Änderungen, die Unternehmen die Digitalisierung ihrer Prozesse erleichtern sollen. Dazu gleich mehr.
Überblick über das BEG IV
Das BEG IV sieht insbesondere die Umstellung von der Schriftform auf die Textform in verschiedenen rechtlichen Bereichen vor. Das Gesetz enthält Anpassungen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (ANÜ) und dem Nachweisgesetz. Unternehmen können künftig die eben bereits erwähnten wesentlichen Bedingungen von Arbeitsverträgen digital nachweisen, was insbesondere in Branchen, die nicht von Schwarzarbeit betroffen sind, erhebliche Erleichterungen mit sich bringt. Trotzdem muss die Zustellung der wesentlichen Arbeitsbedingungen klar dokumentiert sein. Ob eine einfache E-Mail Zustellbestätigung da ausreicht, ist eine der offenen Fragen.
Positive Aspekte des BEG IV
Digitalisierung und Kostenersparnis:
Durch die Einführung der Textform in Bereichen, die bisher einer Schriftform bedurften, wird es möglich, viele Prozesse vollständig digital abzuwickeln. Dies spart nicht nur Papier und Zeit, sondern reduziert auch die Kosten erheblich. Beispielsweise können auch befristete Arbeitsverträge jetzt komplett digital erstellt und versendet werden, was besonders für international agierende Unternehmen von Vorteil ist.
Erleichterung für Vertrauensdiensteanbieter:
Die neuen Regelungen erleichtern den Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) in der Personalverwaltung. Nun können solche Signaturen noch einfacher integriert werden, was die Akzeptanz und Nutzung von Vertrauensdiensten erhöhen dürfte.
Wirtschaftliche Entlastung:
Die Bundesregierung schätzt, dass die Entlastungen durch das BEG IV die Wirtschaft jährlich um bis zu 944 Millionen Euro entlasten werden. Diese Entlastung ergibt sich aus der Reduktion von Dokumentations- und Nachweispflichten sowie aus der Einführung effizienterer digitaler Prozesse in der Verwaltung.
Es gibt noch Luft nach oben
Trotz der offensichtlichen Vorteile gibt es auch Kritik am BEG IV:
Teilweise Beibehaltung der Schriftform:
Obwohl viele Bereiche digitalisiert werden, bleiben in bestimmten sensiblen Sektoren, wie beispielsweise in der Baubranche oder in der Bekämpfung von Schwarzarbeit, weiterhin Papierpflichten bestehen. Diese Ausnahmen werden als Hemmnis für die vollständige Digitalisierung kritisiert, da sie hybride Prozesse schaffen, die ineffizient sind und die gewünschten Effekte abschwächen können.
Rechtliche Unsicherheiten bei Zustellungsnachweisen:
Im Gesetzesentwurf wird nicht klar definiert, wie ein (elektronischer) Zustellungsnachweis auszusehen hat. Reicht eine einfache E-Mail Zustellungsbenachrichtigung im Streitfall aus? Unternehmen sollten hier lieber auf zertifizierte Zustellnachweise setzen, wie z.B. Namirial Certified Communication.
Fazit
Das BEG IV stellt einen wichtigen Schritt in Richtung Bürokratieabbau und Digitalisierung dar, insbesondere für Vertrauensdiensteanbieter und den Personalbereich. Es bietet Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu sparen und flexibler zu agieren. Allerdings gibt es weiterhin Herausforderungen und Unsicherheiten. Um das volle Potenzial des Gesetzes auszuschöpfen, sind möglicherweise noch weitere Anpassungen und Klarstellungen erforderlich.
Insgesamt ist das BEG IV ein Signal für die Modernisierung der Verwaltung in Deutschland, doch bleibt abzuwarten, wie die Umsetzung in der Praxis gelingt und ob die gewünschten Entlastungen tatsächlich erreicht werden.
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