Das Jahr neigt sich dem Ende zu – es wird mal wieder Zeit für die Ressourcenplanung, um im neuen Jahr noch effizienter und cleverer mit Ressourcen umzugehen und diese gezielter einzusetzen. Ob es um die Verwaltung von Zeit, Budget oder Personal geht – eine effektive Planung hilft auch dabei, Wettbewerbsvorteile zu sichern. Als qualifizierter Vertrauensdienstleister unterstützt Namirial Unternehmen dabei, ihre digitalen Prozesse zu optimieren. In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf wertvolle Tipps für Ihre Ressourcenplanung vor.
Tipp 1: Rahmenverträge checken
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz, das ab dem 1.1.2025 in Kraft tritt, ergeben sich mehr Möglichkeiten für die digitale Signatur – das bedeutet für Sie, dass es mehr Anwendungsfälle gibt, bei denen die e-Signatur zum Einsatz kommen kann. Es kann sich daher lohnen, die bestehenden Rahmenverträge zu checken, denn die Änderungen betreffen nur Verträge, die nach dem Inkrafttreten der Gesetzesveränderungen abgeschlossen werden. Möglicherweise ergeben sich hierdurch Vereinfachungsmöglichkeiten in Ihren Rahmenverträgen. In einigen Fällen fällt das strengere Schriftformerfordernis weg und die Textform reicht aus. Um sich jedoch genügend abzusichern, empfehlen führende Arbeitsrechtler:innen, trotzdem auf die Fortgeschrittene Elektronische Signatur zu setzen, um im Streitfall etwas in der Hand zu haben.
Tipp 2: Möglichst unabhängig von der Post machen
Haben Sie schon von dem neuen Postgesetz gehört? Die Post nimmt sich ab 2025 mehr Zeit, um Ihre Briefe zuzustellen – während das Porto gleichzeitig steigt. Ergo: Längere Bearbeitungszeiten und höhere Kosten. Gleich zwei Gründe, um Ihre Dokumente, wenn möglich, digital zu versenden und signieren zu lassen. Dabei haben Sie außerdem den entscheidenden Vorteil, dass der gesamte Prozess nachvollziehbar ist (ein Dokument kann nicht einfach unterwegs verloren gehen) und dabei gleichzeitig auch rechtskonform.
Tipp 3: Priorisieren Sie Aufgaben und Ressourcen
Nicht jede Aufgabe hat denselben Stellenwert. Eine klare Priorisierung ist entscheidend, um Ihre Ressourcen zielgerichtet einzusetzen. Nutzen Sie hierfür die Eisenhower-Matrix oder ähnliche Methoden, um zwischen dringenden und weniger dringenden Aufgaben zu unterscheiden.
Automatisierte Workflows können Ihnen helfen, wiederkehrende Aufgaben zu delegieren oder zu automatisieren. Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Tätigkeiten.
Namirial bietet Lösungen, mit denen Sie Routineaufgaben wie Dokumentenprüfungen automatisieren und so Ihre Kapazitäten besser nutzen können.
Tipp 4: Fördern Sie die Zusammenarbeit im Team
Eine erfolgreiche Ressourcenplanung erfordert nicht nur gute Tools und klare Prioritäten, sondern auch eine offene Kommunikation innerhalb des Teams. Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten Zugriff auf die relevanten Informationen haben und regelmäßige Updates austauschen.
Setzen Sie bei der Einführung neuer Mitarbeitender auf digitale Schulungen und Tools (digitales Onboarding), die den Wissensaufbau effizient gestalten. So können neue Teammitglieder schneller produktiv werden.
Tipp 5: Analysieren und optimieren Sie regelmäßig Ihre Ressourcenplanung
Ressourcenplanung ist kein einmaliger Vorgang – sie erfordert kontinuierliche Anpassung. Regelmäßige Analysen helfen Ihnen, Schwachstellen aufzudecken und Optimierungspotenziale zu erkennen. Nutzen Sie Daten aus vorherigen Projekten, um Trends zu identifizieren und zukünftige Entscheidungen besser zu treffen.
Führen Sie nach jedem Projekt eine Retrospektive durch. Fragen Sie Ihr Team, welche Ressourcen optimal eingesetzt wurden und wo es Engpässe gab. Kombinieren Sie dieses Feedback mit den Daten aus digitalen Planungstools, um Ihre Prozesse langfristig zu verbessern.
Mit datengetriebenen Dashboards und Analysefunktionen können Sie den Erfolg Ihrer Ressourcenplanung messbar machen. Namirial unterstützt Sie dabei, diese Daten sicher zu erfassen und zu nutzen, beispielsweise durch die Integration von digitalen Workflows in Ihre Planungssysteme.
Fazit: Digitalisierung als Hebel für effektive Ressourcenplanung
Eine durchdachte Ressourcenplanung ist die Grundlage für eine erfolgreiche Projektumsetzung. Durch den Einsatz digitaler Tools, möglichst hohe Unabhängigkeit von Dritten, eine kluge Priorisierung, eine enge Teamzusammenarbeit und regelmäßige Reflexion über den Einsatz der Ressourcen können Unternehmen ihre Effizienz steigern und Engpässe vermeiden.
Als qualifizierter Vertrauensdienstleister unterstützt Namirial Sie dabei, Ihre digitalen Prozesse zu optimieren. Von sicheren elektronischen Signaturen bis hin zu automatisierten Workflows – wir bieten die passenden Lösungen für Ihre Herausforderungen.
