Il Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2024–2026, ha impresso una svolta significativa alla digitalizzazione della PA italiana, imponendo obblighi con scadenze perentorie e sanzioni in caso di inadempienza.
L’introduzione di misure più stringenti nasce da un dato emerso durante il Forum nazionale ANORC 2024, secondo cui solo il 5% delle PA risultava conforme alla normativa AgID in materia di gestione documentale e conservazione digitale.
Vediamo quali sono gli obblighi, le scadenze e le sanzioni per eventuali inadempienze.
Gestione documentale, obblighi e scadenze PA
Entro il 31 dicembre 2025 le PA sono tenute a:
- Redigere, adottare e pubblicare il Manuale di gestione documentale nella sezione “Amministrazione Trasparente” del proprio sito web.
- Nominare il Responsabile della gestione documentale.
Il Manuale di gestione documentale descrive il sistema informatico adottato dalla PA per la gestione dei documenti. Serve a garantire trasparenza, tracciabilità e conformità normativa, elemento chiave per la trasparenza e l’efficienza amministrativa.
Manuale di gestione documentale, cosa deve riportare
Ecco alcuni dei contenuti che il manuale deve riportare, come previsto dalle Linee guida AgID:
- Aspetti organizzativi: modalità d’uso degli strumenti informatici per la creazione e lo scambio dei documenti; identificazione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR) per protocollazione e archiviazione; criteri per il rilascio delle abilitazioni di accesso al sistema documentale.
- Formati dei documenti: elenco dei formati ammessi (es. PDF/A); eventuali formati aggiuntivi per contesti specifici; procedure di interoperabilità e riversamento dei formati.
- Protocollo informatico e registrazioni particolari: modalità di registrazione, modifica e annullamento delle informazioni; uso del registro di emergenza e recupero dati; elenco dei documenti esclusi dalla protocollazione; metadati obbligatori e registri particolari associati a dati personali e giuridici.
- Classificazione e selezione: indicazioni sulle corrette modalità di classificazione dei documenti sulla base del piano di classificazione; regole di aggiornamento, selezione e scarto dei documenti.
- Aggregazioni documentale: modalità di formazione e gestione dei fascicoli informatici sulla base del piano di organizzazione delle aggregazioni documentali informatiche; metadati minimi associati alle aggregazioni.
- Flussi di lavorazione: descrizione dei flussi documentali interni; rappresentazione dei processi tramite linguaggi standard AgID.
- Organizzazione dell’archivio: struttura dell’archivio analogico (corrente, deposito, storico) e di quello informatico; requisiti di trasparenza e certezza giuridico-amministrativa.
- Sicurezza e protezione dei dati: misure tecniche e organizzative per la protezione dei dati personali.
- Conservazione: indicazioni sulle corrette modalità di conservazione dei documenti sulla base del piano di conservazione; tempi e criteri per il trasferimento e lo scarto dei documenti digitali.
Manuale gestione documentale, allegati obbligatori
Il manuale della gestione documentale deve avere allegati almeno i seguenti documenti:
- Organigramma
- Piano di classificazione
- Piano di conservazione
- Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali informatiche
- Piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti
- Elenco dei documenti non soggetti a protocollazione
- Schema dei metadati
- Manuale del protocollo informatico adottato
- Modulistica (opzionale)
Conservazione digitale a norma, obblighi e scadenze PA
Entro il 31 dicembre 2026 le PA sono tenute a:
- Redigere, adottare e pubblicare nella sezione “Amministrazione Trasparente” del loro sito web il Manuale della conservazione, che descrive in modo dettagliato il funzionamento del sistema di conservazione digitale, fondamentale per assicurare integrità, autenticità e reperibilità dei documenti nel tempo, in conformità con eIDAS.
- Nominare il Responsabile della conservazione.
Manuale della conservazione, cosa deve contenere
Ecco quali elementi deve contenere il manuale della conservazione:
- Struttura e organizzazione: descrizione dell’organizzazione del sistema di conservazione; elenco dei soggetti coinvolti, con ruoli, responsabilità e obblighi; indicazione dei responsabili del sistema, anche in caso di delega.
- Oggetti digitali conservati: tipologie documentali; formati ammessi e metadati associati; eventuali eccezioni documentali.
- Processi operativi: presa in carico dei pacchetti di versamento (PdV) e redazione del rapporto di versamento; trattamento dei pacchetti di archiviazione (PdA); esibizione ed esportazione dei documenti tramite pacchetti di distribuzione (PdD).
- Sistema tecnologico: descrizione delle architetture e infrastrutture fisiche e logiche; procedure di gestione, aggiornamento ed evoluzione del sistema.
- Sicurezza e monitoraggio: misure di sicurezza adottate per protezione dei dati e continuità del servizio; procedure di monitoraggio e verifica dell’integrità degli archivi; soluzioni previste in caso di anomalie.
- Gestione delle copie: procedure per la produzione di duplicati e copie conformi.
- Tempi di conservazione e scarto: per ciascuna tipologia documentale (se non già indicati nel piano di conservazione allegato al Manuale di gestione documentale)
- Presenza del pubblico ufficiale: illustrazione dei casi in cui è richiesta e modalità di intervento.
- Normativa di riferimento: norme applicabili nei luoghi di conservazione; riferimenti alla normativa sui beni culturali per documenti di interesse storico.
- In caso di conservazione esternalizzata: attività delegate e rinvio al manuale del conservatore per le parti di competenza. Ovviamente l’ente resta responsabile della definizione e pubblicazione dei tempi di versamento, metadati, modalità di trasmissione e scarto.
Manuale della conservazione, allegati previsti
Secondo le Linee Guida AgID, il Manuale della conservazione può includere degli allegati tecnici, parte integrante del manuale e utili a garantire conformità normativa e operativa. I principali sono:
- Glossario termini e acronimi
- Registro responsabili
- Schema metadati per la conservazione per ogni tipologia documentale
- Manuale della conservazione del conservatore (in caso di outsourcing)
Manuali gestione e conservazione, sanzioni AgID
Con il Piano Triennale 2024–2026 l’AgID non si limita più a fornire indirizzi ma acquisisce il potere di vigilanza e controllo sull’attuazione degli obblighi digitali da parte delle PA e può proporre l’applicazione di sanzioni amministrative per le violazioni accertate. Questo potere si fonda sugli articoli 14-bis (Agenzia per l’Italia digitale), 18-bis (Violazione degli obblighi di transizione digitale) e 32-bis (Sanzioni per i prestatori di servizi fiduciari qualificati, per i gestori di posta elettronica certificata, per i gestori dell’identità digitale e per i conservatori) del Codice dell’Amministrazione Digitale.
All’evidenza delle violazioni e alla conseguente contestazione, l’AgID concede un termine per presentare difese e relativa documentazione. Se la violazione viene confermata, l’Agenzia determina un periodo per adeguare la condotta alle norme e segnala l’irregolarità agli uffici disciplinari e agli organismi di valutazione, pubblicando inoltre la segnalazione sul proprio sito. Le violazioni incidono sulla valutazione della performance dei dirigenti e comportano responsabilità disciplinare.
In caso di mancato adeguamento, inoltre, l’AgID può applicare una sanzione pecuniaria che va da 10.000 a 100.000 euro, e per le violazioni più gravi, si fa carico di informare la Presidenza del Consiglio dei ministri, che può diffidare ulteriormente il soggetto e, se persiste l’inadempienza, nominare un commissario ad acta per sostituire l’amministrazione inerte.
Namirial al fianco delle PA: soluzioni pronte e acquistabili su MEPA
Per ottemperare gli obblighi previsti dal Piano Triennale, le PA possono avvalersi del supporto tecnico di fornitori esterni, come Namirial, che offre un servizio qualificato per la redazione del Manuale di gestione documentale e del Manuale della conservazione digitale, garantendo la conformità alle Linee Guida AgID.
Caratteristiche del servizio Namirial
- Personalizzazione: ogni manuale viene redatto tendo conto delle specificità organizzative e operative dell’ente.
- Conformità normativa: i contenuti sono conformi a CAD, Linee guida AgID e Piano Triennale.
- Accessibilità tramite MEPA: i servizi sono acquistabili tramite piattaforma MEPA.
Oltre che per la redazione dei manuali, Namirial affianca le PA anche per consulenza operativa, formazione del personale e assistenza in fase di pubblicazione e attuazione.
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Se fai parte di una PA che deve mettersi in regola con la gestione e la conservazione documentale, affidati all’esperienza di Namirial. Compila il form che segue per ricevere supporto dal nostro team di esperti. In base alle esigenze della tua organizzazione, insieme troverete la soluzione per ogni esigenza.
