Pagamenti POS e scontrini telematici: dal 2026 nuovi obblighi per gli esercenti

Pagamenti POS e digitalizzazione fiscale: cosa cambia dal 2026

A partire dal 2026 in Italia entreranno in vigore nuovi obblighi relativi ai pagamenti POS, che coinvolgeranno tutti gli esercenti.

La Legge di Bilancio 2025 impone l’integrazione tra i terminali per i pagamenti tramite POS e i registratori di cassa telematici, segnando così un passo decisivo verso la completa digitalizzazione del sistema fiscale.

Questa trasformazione mira a garantire una tracciabilità totale delle transazioni elettroniche, contrastando così l’evasione fiscale e semplificando gli adempimenti burocratici per commercianti e professionisti.

La rivoluzione dei pagamenti digitali nel commercio italiano

L’evoluzione dei sistemi di digital payment ha permesso negli ultimi anni una crescente diffusione degli acquisti con carta, rendendo necessario un adeguamento delle normative fiscali.

La novità sostanziale consiste nel fatto che ogni transazione effettuata tramite terminale POS genererà automaticamente uno scontrino o una fattura, che verrà immediatamente trasmessa al Fisco. Questo meccanismo eliminerà qualsiasi possibilità di omettere la registrazione fiscale di un pagamento elettronico, creando un flusso di dati continuo e verificabile tra esercente e amministrazione finanziaria.

Guardando al futuro dell’evoluzione dei sistemi di pagamento, l’adozione di protocolli di strong authentication rappresenterà un ulteriore passo avanti per la sicurezza delle transazioni.

Obbligo di collegamento tra i Registratori Telematici e i sistemi hardware / software 

Come stabilito dall’art. 1, comma 74 della Legge di Bilancio 2025 (che integra il comma 3 dell’art. 2 del D.Lgs. n. 127/2015), la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica delle transazioni di vendita degli esercenti vanno effettuate mediante strumenti tecnologici volti a garantire l’inalterabilità e la sicurezza dei dati e, contestualmente, l’integrazione del processo di registrazione dei corrispettivi con il processo di pagamento elettronico. 

Ciò implica che le soluzioni hardware o software per i pagamenti elettronici devono essere sempre registrate in modo puntuale in modo da permettere di trasmettere in forma aggregata e trasparente i dati dei corrispettivi.

Come indica il punto 2.2 del Provvedimento n° 424470 diffuso con una nota lo scorso 31 ottobre dall’Agenzia delle Entrate, il collegamento deve avvenire registrando – e dunque associando – il codice identificativo univoco del registratore telematico ad ogni dispositivo di pagamento elettronico attivo. Questa operazione si può svolgere direttamente online dall’area riservata del portale alla voce “Fatture e Corrispettivi”. 

La soluzione adottata non prevede quindi un obbligo di collegamento “fisico”, ma solo l’utilizzo di uno specifico servizio di connessione online a cui si accede dall’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. L’obbligo di collegamento sarà in un secondo momento applicabile anche alla soluzione software, secondo modalità che saranno definite dall’Agenzia. Il provvedimento precisa inoltre che per facilitare l’inserimento, la procedura fornirà all’esercente l’elenco degli strumenti di pagamento elettronico di cui risulta titolare.

Con il nuovo obbligo risulta di fatto abrogata la normativa specifica per i cosiddetti “sistemi evoluti di incasso” o “smart-POS,” contenuta nel comma 5-bis dell’articolo 2 del Decreto Legislativo n. 127/2015. Il Governo ha previsto di eliminare il comma 5-bis che regolava gli smart-POS, perché il nuovo sistema la rende obsoleta. Ciò però non è ancora formalmente avvenuto.

Che cosa significa? Il comma 5-bis non è stato ancora formalmente cancellato dal testo del decreto, ma risulta di fatto privo di efficacia a causa del nuovo quadro normativo che entrerà a regime il 1° gennaio 2026. Il Governo prevede di armonizzare le leggi per evitare sovrapposizioni, tuttavia, fino a una abrogazione legislativa esplicita, la norma precedente resta tecnicamente in vigore.Molti produttori di “smart-POS” stanno già rilasciando aggiornamenti per rendere i terminali conformi alla nuova normativa del 2026, trattandoli non più come sistemi autonomi in deroga, ma come strumenti integrati secondo le nuove specifiche dell’Agenzia delle Entrate. 

Le implicazioni per diverse categorie di attività commerciali

Per le attività commerciali il nuovo sistema di integrazione fiscale per i pagamenti POS avrà conseguenze diverse a seconda delle loro caratteristiche strutturali.

La grande distribuzione organizzata ha in molti casi già predisposto sistemi integrati che soddisfano i requisiti normativi.

I piccoli esercenti, spesso con una minore disponibilità di risorse dedicate all’innovazione tecnologica, si troveranno invece a dover gestire un processo di adeguamento che potrebbe presentare maggiori difficoltà.

Soluzioni tecniche per l’integrazione POS-registratori telematici

Gli esercenti che devono integrare i pagamenti POS con i registratori telematici possono scegliere tra diverse modalità operative:

• collegare fisicamente i due dispositivi tramite cavo USB o connessione senza fili per uno scambio dati diretto;
• usare un software intermediario (middleware) che gestisca la comunicazione tra i diversi sistemi;
• affidarsi a un’architettura Cloud, dove i dati vengono centralizzati e sincronizzati da remoto, con benefici aggiuntivi come il backup dei dati;
• optare per terminali evoluti, che integrano entrambe le funzionalità in un unico dispositivo, semplificando la gestione.

In tutti i casi, il sistema dovrà garantire che ogni pagamento elettronico generi un documento commerciale con un identificativo univoco, permettendo all’Agenzia delle Entrate di verificare la corrispondenza tra incassi elettronici e documenti fiscali.

POS pagamenti: come funzionerà l’invio dei dati dei pagamenti

Nel dettaglio, così verranno trasmesse le informazioni dei pagamenti dal POS all’Agenzia delle Entrate:

• pagamento da parte del cliente: se il cliente paga con carta, il POS trasmette subito i dati del pagamento sia al circuito di della carta (ad esempio: Visa o Mastercard) sia al registratore telematico;
• emissione dello scontrino: appena riceve i dati dal POS, il registratore telematico genera lo scontrino o la fattura;
• archiviazione dei dati: i dati vengono salvati nella memoria interna del registratore telematico;
• invio a fine giornata: ogni giorno, quando il negozio chiude, il registratore telematico invia un file in formato XML, contenente i pagamenti del giorno, all’Agenzia delle Entrate;
• controllo dei dati: l’Agenzia delle entrate aggrega i dati che arrivano dai registratori telematici e li confronta con quelli che riceve dalle banche e dai circuiti di pagamento, in modo da effettuare i controlli necessari.

Questo flusso digitale garantisce un invio automatico e quotidiano dei dati in formato XML, consentendo verifiche trasparenti e in tempo reale dei corrispettivi.

Tempistiche di implementazione e periodo transitorio

L’estensione dell’obbligo esteso a tutti gli esercenti a partire dal 2026 è stata introdotta seguendo un percorso articolato in diverse tappe, per testare e avviare correttamente il nuovo sistema digitale:

• nel primo semestre 2025 ha preso avvio una fase pilota volontaria con un gruppo selezionato di esercenti per testare le soluzioni tecniche;
• nel secondo semestre 2025 l’obbligo è stato poi esteso agli esercenti con volume d’affari superiore a 400.000 euro;
• dal 1° gennaio 2026 l’obbligo diventerà effettivo per tutti gli esercenti e professionisti.

Questo approccio ha permesso di identificare e risolvere eventuali criticità prima dell’entrata in vigore della normativa.

Per quanto riguarda il provvedimento emesso lo scorso 31 ottobre dall’Agenzia delle Entrate, si specificano non solo le tempistiche di adeguamento a seconda della data di attivazione del terminale di pagamento, ma anche le procedure che l’esercente dovrà seguire. 

Il processo di implementazione stabilisce che il collegamento va effettuato esclusivamente mediante il servizio web disponibile nell’area riservata del del portale dell’Agenzia delle Entrate alla voce “Fatture e Corrispettivi” e seguirà queste scadenze:

1.  per i POS con contratto di convenzionamento già attivo, l’esercente avrà 45 giorni dalla data di messa a disposizione del servizio web per completare la comunicazione del collegamento.
2. per i POS attivati dopo il 31 gennaio 2026, la comunicazione del collegamento va fatta dal 6° giorno al termine del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità del POS. Qualora, ad esempio, il nuovo POS venga attivato il 1° febbraio, in collegamento con un Registratore telematico, la registrazione del collegamento tra i due strumenti dovrà essere effettuata tramite il servizio web disponibile nell’area riservata, a partire dal 6 aprile ed entro il 30 aprile.

I dati dei pagamenti elettronici devono continuare a essere memorizzati e trasmessi giornalmente in forma aggregata. La procedura web per effettuare la comunicazione sarà presumibilmente disponibile nei primi giorni di marzo 2026 a decorrere dalla data che sarà resa nota sul sito internet dell’Agenzia delle entrate.

Pagamenti POS obbligatorio: sanzioni e conseguenze per gli inadempienti

Il regime sanzionatorio previsto è particolarmente severo per incentivare l’adeguamento tempestivo. Per chi non collegherà i propri sistemi di POS ai registratori telematici entro i termini stabiliti, sono previste sanzioni amministrative che vanno da 1.000 a 4.000 euro.

In caso di mancata memorizzazione e trasmissione dei pagamenti elettronici, è prevista una sanzione di 100 euro per ogni operazione, con un tetto massimo di 1.000 euro per trimestre, a condizione che la violazione non abbia inciso sulla corretta liquidazione del tributo.

Il mancato o non corretto collegamento comporta l’applicazione di multe pari a quelle per omessa installazione del registratore telematico.

Più nel dettaglio, sempre che la violazione non abbia inciso sulla corretta liquidazione del tributo, si prevede:

• una sanzione di 100 euro per ciascuna trasmissione omessa o irregolare, entro il limite massimo di euro 1.000 per ciascun trimestre e senza possibilità di applicazione della disposizione agevolativa del “cumulo giuridico” di cui all’articolo 12 del D. Lgs. n. 472/1997 (comma 2-quinquies dell’art. 11 del D. Lgs. n. 471/1997);
• in caso di recidiva si applicano pene più severe per la continuità operativa del business, ad esempio con la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attivita’ per un periodo da tre giorni ad un mese (art. 12, comma 2 del D. Lgs. n. 471/1997), qualora si accumulino quattro distinte violazioni compiute in giorni diversi, nel corso di un quinquennio;
• in caso di manomissione o alterazione di RT o server-RT, al fine di eludere le disposizioni della normativa, si prevede la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività nei locali ad essa destinati per un periodo da quindici giorni a due mesi. In caso di recidiva, la sospensione è disposta da due a sei mesi. (art. 11, comma 5 bis del D. Lgs. n. 471/1997).

Gestione delle situazioni particolari

La normativa indica come comportarsi in alcune situazioni particolari:

• se il sistema si blocca, il negoziante dovrà seguire una procedura di emergenza emettendo scontrini cartacei e inviando i dati online entro 12 giorni dalla riparazione;
• per resi e annulli, il sistema dovrà garantire la corrispondenza tra storno del pagamento elettronico e documento commerciale di reso;
• per pagamenti misti, il sistema dovrà separare bene sullo scontrino l’importo pagato con la carta e quello in contanti.

In questo modo si garantisce la tracciabilità e l’affidabilità dei dati in caso di imprevisti o di operazioni complesse.

Considerazioni economiche sull’adeguamento

A differenza di quanto avvenuto con precedenti innovazioni fiscali, come l’introduzione dei registratori telematici, per l’adeguamento ai nuovi obblighi relativi ai pagamenti POS non sono previsti incentivi fiscali o contributi. Gli esercenti dovranno quindi sostenere autonomamente i costi necessari per l’aggiornamento dei propri sistemi.

L’investimento richiesto varierà significativamente in base alle dimensioni e alla complessità dell’attività.

Sebbene l’adeguamento rappresenti un costo iniziale, nel medio-lungo termine potrebbe tradursi in una semplificazione gestionale e in una riduzione degli errori amministrativi. L’automazione del processo di emissione dei documenti fiscali ridurrà infatti il rischio di sanzioni per omissioni involontarie e ottimizzerà i tempi dedicati agli adempimenti burocratici.

Nuovo obbligo pagamenti POS: le sfide operative

Con l’introduzione dell’obbligo di collegare i registratori telematici ai POS, emergono alcune incertezze su come gestire determinate situazioni.

Ad esempio, nel file XML e nel documento commerciale, dovranno essere indicati anche i pagamenti elettronici effettuati per beni o servizi esenti da IVA, come tabacchi, libri o schede telefoniche. 

L’Agenzia delle Entrate dovrà inoltre chiarire come e quando sarà possibile associare più POS a un singolo registratore telematico, mentre l’esercente dovrà sapere in anticipo quale metodo di pagamento utilizzerà il cliente, ad esempio per consegne a domicilio come le pizze, così da riportare correttamente l’informazione nel documento commerciale.

Di particolare rilievo sono anche gli aggiornamenti che l’esercente potrebbe apportare al sistema, come la cessazione o il rinnovo del servizio di pagamento con i prestatori, poiché sarà necessario comunicare tempestivamente eventuali modifiche per evitare sanzioni.