Dal 1° gennaio 2025 c’è l’obbligo di avere una PEC anche per gli amministratori di imprese costituite in forma societaria. La novità è contenuta nella Legge di Bilancio 2025 (Legge 30 dicembre 2024, n. 207).
Il comma 860 dell’articolo 1 della legge di Bilancio 2025, infatti, modifica l’articolo 5, comma 1 del Decreto Legge 179/2012 (successivamente modificato e approvato in sede di conversione) estendendo anche agli amministratori di società un obbligo che finora riguardava soltanto le imprese individuali.
Cosa dice l’articolo 5, comma 1, del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179
L’articolo 5, comma 1, del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito nella Legge 17 dicembre 2012 n. 221 dice che: “L’obbligo di cui all’articolo 116, comma 6, del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185 è esteso alle imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al Registro delle Imprese o all’Albo delle imprese artigiane successivamente alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto”.
Cosa dice il comma 860 della Legge di Bilancio 2025
Il comma 860 della legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025) recita così: “All’articolo 5, comma 1, del decreto legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito nella Legge 17 dicembre 2012, n. 221, sono aggiunte, in fine, le seguenti parole: <<nonché agli amministratori di imprese costituite in forma societaria>>”.
La PEC è il domicilio digitale delle imprese
Il concetto di domicilio digitale è stato introdotto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), secondo cui esso è un indirizzo di Posta Elettronica Certificata che rappresenta il recapito ufficiale elettronico di un’impresa, un professionista, una Pubblica Amministrazione o un cittadino.
I domicili digitali sono l’equivalente online dei domicili fisici e possono essere usati per scambiarsi comunicazioni elettroniche che producono gli stessi effetti giuridici delle classiche raccomandate cartacee con ricevuta di ritorno.
Gli amministratori di società dovranno avere una o più PEC?
Il nuovo obbligo Pec introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 si applica agli amministratori di società, quindi in presenza di più amministratori di imprese societarie (pensiamo ai consigli di amministrazione formati da decine di persone) tutti sono tenuti ad avere una propria PEC personale e a comunicarla al Registro delle Imprese.
Questo ovviamente moltiplicherà all’interno delle aziende le incombenze di natura burocratica. Un punto non chiaro riguarda il caso di una persona che sia contemporaneamente amministratore di più società: in questo caso basterà comunicare al Registro delle Imprese un unico indirizzo PEC legato alla persona oppure un amministratore dovrà dotarsi di tanti indirizzi PEC quante sono le società che amministra?
Per un amministratore che ricopre cariche in più società, è sufficiente un unico indirizzo PEC personale da comunicare al Registro delle Imprese per tutte le posizioni ricoperte. Il legislatore ha previsto infatti due principi fondamentali:
- l’unicità del domicilio digitale: l’obbligo riguarda il “domicilio digitale” della persona fisica in quanto amministratore. La stessa casella PEC dunque può essere utilizzata e iscritta per tutte le cariche societarie facenti capo allo stesso soggetto;
- il divieto di sovrapposizione con la società: a partire dal 31 ottobre 2025, con l’entrata in vigore del D.L. 159/2025, è stato stabilito che il domicilio digitale dell’amministratore non può coincidere con quello della società da lui amministrata. Deve essere un indirizzo distinto, misura volta a garantire che le comunicazioni dirette all’organo di gestione siano effettivamente ricevute dal singolo componente.
A chi si applica il nuovo obbligo PEC
Essendo inserito nella legge di Bilancio 2025, l’obbligo PEC potrebbe essere visto a carico solo degli amministratori delle società di nuova costituzione che nascono a partire dal 1° gennaio 2025. Eppure, il comma 860 della legge di bilancio 2025 non fa altro che estendere l’obbligo di Pec già previsto da una legge del 2012, che a sua volta estendeva l’obbligo di Pec già previsto da una legge del 2008 alle imprese individuali iscritte al Registro delle Imprese o all’Albo delle imprese artigiane dopo l’entrata in vigore di tale legge. Ragion per cui, l’obbligo di dotarsi di una Pec vale per tutti gli amministratori di imprese costituite in forma di società a partire dall’entrata in vigore della legge di conversione del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185.
Secondo un’interpretazione ancora più estensiva della norma, inoltre, l’obbligo riguarderebbe tutti gli amministratori di imprese costituite in forma societarie, senza alcun riferimento al momento della costituzione dell’impresa. Infatti, il comma 860 della Legge di Bilancio 2025 non fa altro che aggiungere alla norma precedente la frase “nonché agli amministratori di imprese costituite in forma societaria”, senza fare alcun riferimento al momento della costituzione di tali società.
L’obbligo di dotarsi di un domicilio digitale (PEC) per gli amministratori non è limitato alle sole società di nuova costituzione, ma ha una portata generale e “retroattiva” sebbene la legge decorra dal 1° gennaio 2025. L’obbligo di dotarsi di una PEC personale (domicilio digitale) non riguarda solo gli amministratori di società costituite dal 2025, ma tutti gli amministratori e liquidatori di imprese costituite in forma societaria, indipendentemente dalla data di nascita dell’azienda.
Il MIMIT ha fissato al 31 dicembre 2025 il termine ultimo per comunicare il domicilio digitale di tutti gli amministratori già in carica al Registro delle Imprese.
Scadenze aggiornate per la comunicazione
Con la nota MIMIT n° 654 del 25 giugno viene prorogato al 31 dicembre 2025 il termine per la comunicazione obbligatoria del domicilio digitale da parte degli amministratori delle società già esistenti alla data del 1° gennaio 2025. Per le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, l’obbligo di comunicare la PEC personale degli amministratori si considera assolto con la domanda di iscrizione al Registro delle Imprese.
Come si legge sul comunicato di Unioncamere, “Coloro che, al 31/10/2025, ricoprono le cariche di Amministratore Unico, Amministratore Delegato o, in mancanza di quest’ultimo, di Presidente del Consiglio di Amministrazione dovranno comunicare il proprio domicilio digitale entro il 31/12/2025”.
La comunicazione del domicilio digitale e le eventuali variazioni sono esenti da imposta di bollo e diritti di segreteria. In caso di omissione dell’indicazione della PEC, la Camera di Commercio sospenderà la domanda di iscrizione o di nomina/rinnovo dell’amministratore, concedendo all’impresa un termine massimo di 30 giorni per integrare il dato. Se non ottemperata, la domanda verrà rigettata.
Sanzioni previste per mancata comunicazione PEC al Registro delle Imprese
Se non si rispetta l’obbligo di comunicare al Registro delle Imprese il proprio indirizzo PEC si incorre in una sanzione economica, il cui importo è il doppio di quanto previsto dall’articolo 2630 del Regio Decreto 16 marzo 1942, n. 262. Visto che il Regio Decreto prevede una sanzione che va da 103 a 1.032 euro, in caso di mancata comunicazione della PEC al Registro delle Imprese la sanzione prevista va da 206 a 2.065 euro.
Se la comunicazione viene effettuata entro i 30 giorni successivi alla scadenza dei termini (fissata al 31 dicembre 2025) si applica una riduzione per ravvedimento. In questo caso l’importo è ridotto a un terzo. La sanzione può essere ridotta anche dalla Camere di Commercio che può applicare un’oblazione (con l’obiettivo di estinguere il pagamento entro 60 giorni dalla notifica del verbale) pari a circa 412,00 euro (il doppio del minimo), oltre alle spese di notifica e accertamento.
La PEC imprese di Namirial
Namirial, azienda multinazionale che fornisce soluzioni software e servizi fiduciari digitali, è tra i principali fornitori PEC in Italia. Le imprese possono scegliere tra tre diverse soluzioni PEC Namirial (Professional, Business ed Enterprise), con pacchetti adatti a ogni tipo di esigenza.
Tutti i pacchetti includono i seguenti servizi:
- Invio e consegna certificati da ricevuta di accettazione e di consegna, entrambe valide come prove in sede legale;
- Servizio di archiviazione avanzata: salva automaticamente una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute in un’area separata e sicura, con possibilità di acquistare altri Giga o esportare un backup per liberare spazio;
- Uso della PEC sul client preferito: messaggi e ricevute si possono scaricare direttamente sui dispositivi col proprio client di posta o vi si può accedere via web con qualsiasi browser;
- Multiutenza: i collaboratori possono accedere alla casella con il loro account individuale e con permessi personalizzati;
- Servizio eFattura: facilita la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente di spostarle in una nuova cartella;
- Notifiche: servizio che permette di abilitare una email non certificata a ricevere un avviso quando si riceve una nuova PEC;
- Report: consente di avere un resoconto delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore con un report giornaliero ricevuto tramite email o sms;
- Spazio Inbox e Archivio ampliabili: servizio a pagamento;
- Inoltro messaggi non certificati: permette l’ingresso di messaggi di posta ordinaria nella PEC o, in alternativa, di impostare una email ordinaria nella quale gli stessi verranno reindirizzati;
- Filtri: consentono di creare regole dalla webmail per guadagnare tempo automatizzando la gestione della posta;
- Massimali: è possibile inviare un singolo messaggio PEC a un massimo di 500 destinatari; ogni messaggio può avere una dimensione massima di 100 MB.
