Depuis mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose aux entreprises et administrations de garantir la protection des données personnelles. Sept ans plus tard, si la conformité est entrée dans les habitudes, la gestion documentaire reste un angle mort pour de nombreuses structures.
Et pourtant, c’est souvent là que se concentrent les risques.
La conformité ne s’arrête pas à la collecte des données
Le RGPD ne concerne pas uniquement les formulaires ou les cookies : il s’applique à l’ensemble du cycle de vie des données, y compris dans les documents numériques ou papier.
Or, une mauvaise gestion documentaire peut exposer une organisation à :
- des durées de conservation non respectées,
- des accès non maîtrisés à des documents sensibles,
- une incapacité à répondre à une demande de droit d’accès ou de suppression,
- et surtout, un manque de traçabilité en cas d’audit.
Les bonnes pratiques en gestion documentaire
Pour rester conforme dans la durée, certaines bonnes pratiques sont essentielles :
- Supprimer les documents arrivés à échéance (et le prouver),
- Sécuriser l’accès aux documents sensibles selon les rôles,
- Tracer toutes les actions (consultation, modification, suppression),
- S’assurer que les documents sont stockés dans un environnement conforme aux standards européens.
Une gestion documentaire rigoureuse, c’est aussi un gain d’efficacité au quotidien.
Namirial : au service d’une conformité continue
Chez Namirial, nous aidons nos clients à structurer leur gestion documentaire autour de solutions sécurisées, traçables et conformes aux exigences du RGPD. Nos outils permettent de centraliser les documents, d’automatiser les règles de conservation et de garantir une preuve d’intégrité à chaque étape.
Le RGPD n’est pas un projet ponctuel : c’est un engagement continu. Et la gestion documentaire en est l’un des piliers.
