El onboarding digital de clientes ya no es una opción, sino un factor determinante para la satisfacción del cliente, la mitigación de riesgos y la optimización operativa.
Para las empresas que operan en sectores donde el volumen de altas es considerable y las exigencias regulatorias son estrictas, optimizar el onboarding empresarial es más vital que nunca. Pero, ¿cómo lograr un alta masiva de clientes o empleados de forma rápida, segura y plenamente conforme a la ley?
La respuesta reside en la transformación digital del proceso de onboarding.
¿Qué es exactamente el onboarding digital?
El onboarding digital se refiere al proceso mediante el cual una empresa incorpora, orienta y facilita la adaptación de nuevos clientes, empleados o colaboradores, para que puedan aprovechar eficazmente las herramientas, servicios o procesos digitales proporcionados por la empresa.
Según el contexto y el enfoque de cada empresa, el onboarding digital puede abarcar:
- Onboarding digital de clientes: enfocado en facilitar el registro, validación, activación y fidelización del cliente.
- Onboarding digital de empleados y colaboradores: orientado a su incorporación efectiva, proporcionando acceso a recursos internos, plataformas de formación, herramientas de trabajo, cultura corporativa, etc.
Este proceso engloba cualquier fase inicial de integración digital en la empresa e incluye varias etapas, siendo una de las más críticas la validación de documento de identidad. Aquí radica la importancia de una plataforma de onboarding robusta y confiable.
¿Por qué el onboarding digital de clientes es indispensable hoy?
El onboarding tradicional, a menudo basado en papel y verificaciones manuales, presenta desafíos significativos. Lentitud, altos costos operativos, propensión a errores humanos y, lo que es más preocupante, vulnerabilidad frente al fraude y la suplantación de identidad.
Además, obligar al cliente a acudir a una sucursal, escanear y enviar varios documentos o esperar días para completar la validación no solo perjudica su experiencia, sino que dispara las tasas de abandono en las primeras etapas.
Aquí es donde el onboarding digital emerge como una solución transformadora. Permite a las empresas incorporar a nuevos usuarios, clientes o incluso empleados de forma remota, a través de canales digitales como una web o una aplicación móvil. Este enfoque no solo acelera drásticamente el proceso de onboarding de clientes, sino que lo hace escalable, eficiente y, si se implementa correctamente, mucho más seguro.
Los principales beneficios del proceso de onboarding para cualquier empresa son:
- Mejora de la Experiencia del Cliente (CX): Un onboarding digital fluido y rápido elimina la fricción, generando una primera impresión positiva y fortaleciendo la relación desde el principio.
- Reducción de costos operacionales: Automatizar pasos manuales reduce la carga de trabajo del personal y minimiza los gastos asociados al manejo de documentos físicos.
- Escalabilidad: Un sistema digital puede manejar un volumen mucho mayor de solicitudes simultáneamente, algo crucial para campañas de marketing o picos de demanda.
- Mayor seguridad y prevención del fraude: La validacion de documento de identidad y otros mecanismos biométricos integrados digitalmente son mucho más robustos que las verificaciones visuales manuales.
- Cumplimiento normativo simplificado: Las plataformas digitales facilitan la recopilación y verificación de la información requerida por normativas como KYC (Know Your Customer) y AML (Anti-Money Laundering), generando registros de auditoría automáticos.
Validación de documento de identidad: El pilar de un programa de Onboarding seguro
En el núcleo de cualquier proceso de onboarding digital exitoso, especialmente en entornos regulados o de alto riesgo, se encuentra la validación de documento de identidad. Sin una certeza razonable sobre quién es la persona al otro lado de la pantalla, cualquier alta digital sería una puerta abierta al fraude, el robo de identidad y el incumplimiento normativo.
La validación de documento de identidad en el entorno digital implica ir más allá de simplemente solicitar una imagen del documento. Se trata de un conjunto de tecnologías y procesos diseñados para:
- Autenticar el documento: Verificar que el documento de identidad (DNI, pasaporte, licencia de conducir) sea genuino y no una falsificación o copia manipulada.
- Verificar la identidad de la persona: Confirmar que la persona que presenta el documento es realmente su titular legítimo. Aquí entran en juego técnicas biométricas.
- Validar la información: Cotejar los datos extraídos del documento con otras fuentes de información (si aplica y es legalmente permitido) o verificar su formato y coherencia.
Una validación de documento de identidad rigurosa protege contra el fraude transaccional y la creación de cuentas falsas e es indispensable en algunos sectores como la banca, las finanzas y los seguros para prevenir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
Métodos de validación de documento de identidad en el entorno digital
El avance tecnológico ha puesto a disposición de las empresas diversas herramientas para llevar a cabo esta verificación de forma remota:
Verificación de documentos con OCR e IA
Se captura una imagen o video del documento de identidad. Tecnologías de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) extraen los datos, mientras la Inteligencia Artificial analiza patrones, fuentes, elementos de seguridad y posibles manipulaciones para determinar la autenticidad del documento.
Validación biométrica facial
El usuario toma un selfie o graba un pequeño video de su rostro. Software de reconocimiento biométrico compara la imagen o video con la foto del documento de identidad extraída previamente. Algoritmos avanzados miden puntos faciales y características únicas para determinar la coincidencia.
Pruebas de vida
Estas pruebas requieren que el usuario realice ciertos movimientos como girar la cabeza, parpadear o repetir una frase para asegurar que la persona frente a la cámara es real y está presente en el momento de la verificación, impidiendo el uso de fotos, videos o máscaras.
Verificación por NFC (Near Field Communication)
Para documentos de identidad con chip (como pasaportes electrónicos o DNIe), la tecnología NFC permite leer la información almacenada de forma segura y verificar su autenticidad criptográfica, ofreciendo un nivel muy alto de fiabilidad.
En definitiva, una plataforma de Onboarding que incorpore capacidades avanzadas de validación de documento de identidad ayuda a las empresas a:
- Recopilar la información necesaria (datos del documento, biometría) de acuerdo con los estándares.
- Realizar las verificaciones requeridas (autenticidad del documento, coincidencia facial).
- Registrar y auditar cada paso del proceso de verificación para demostrar el cumplimiento ante las autoridades.
- Gestionar los datos personales recopilados de forma segura y conforme a las normativas de privacidad.
Claves para elegir la plataforma de Onboarding adecuada
La adopción de un programa de Onboarding digital efectivo requiere una estrategia bien definida y la tecnología adecuada. No se trata solo de digitalizar pasos existentes, sino de rediseñar la experiencia completa para hacerla fluida, segura y escalable. Al evaluar diferentes opciones, las empresas deben considerar:
- Validación de documentos de identidad: La plataforma debe ofrecer métodos robustos y soportar una amplia gama de documentos de diferentes países.
- Facilidad de Integración: La plataforma debe poder integrarse sin problemas con los sistemas existentes de la empresa (CRM, sistemas de gestión de usuarios, bases de datos internas) a través de APIs flexibles.
- Experiencia de Usuario (UX): La interfaz para el usuario final debe ser intuitiva, rápida y accesible desde diferentes dispositivos. Un proceso de onboarding complicado frustrará al cliente.
- Seguridad y cumplimiento: La plataforma debe cumplir con los más altos estándares de seguridad de datos y facilitar el cumplimiento de las normativas relevantes (KYC, AML, Protección de Datos). Pregunta por certificaciones y auditorías de seguridad.
- Escalabilidad y fiabilidad: La solución debe ser capaz de manejar el volumen actual y futuro de onboardings y ofrecer alta disponibilidad.
- Capacidades de gestión y reporte: La plataforma debe proporcionar herramientas para monitorizar el proceso de onboarding empresa, gestionar casos de excepción y generar informes para auditoría y análisis.
- Soporte y acompañamiento: Un buen proveedor no solo ofrece la tecnología, sino también soporte técnico y asesoramiento experto para optimizar el Programa de Onboarding.
La digitalización del proceso de onboarding en una empresa es clave para las empresas que buscan crecer, operar de forma segura y ofrecer experiencias de cliente excepcionales en la era digital. La capacidad de verificar la identidad de forma remota, rápida y fiable a través de la validación de documento de identidad avanzada es la columna vertebral de este cambio.
Una solución completa para la identificación de clientes y verificación de identidad: Namirial Onboarding
La plataforma de Onboarding de Namirial está diseñada para abordar las necesidades complejas de onboarding digital de clientes y verificación de identidad en entornos B2B regulados.
Esta suite ofrece un potente conjunto de módulos para la identificación y validación de documento de identidad de clientes de forma remota, digitalizando y simplificando drásticamente los procesos de onboarding sin sacrificar el cumplimiento normativo. Sus capacidades clave incluyen:
- Verificación de identidad flexible: Incorpora una gama de métodos robustos, desde verificación automatizada de documentos con IA/OCR (ID Doc Check) y biometría facial con detección de vida (ID Self Fast), hasta soluciones híbridas (IA + control humano – ID Self Max) y asistidas por operador (ID Video), adaptándose a diferentes niveles de riesgo y cumplimiento (KYC/KYB).
- Integración de eID: Facilita la verificación a través de sistemas nacionales de identidad existentes donde aplique (siguiendo modelos como eIDAS).
- Data Intelligence: Enriquece la verificación consultando fuentes externas fiables y automatizando la extracción de datos de documentos adicionales (como facturas) para procesos KYC/KYB más completos.
- Orquestación y modularidad: Permite diseñar y orquestar flujos de onboarding personalizados, eligiendo los componentes necesarios y ofreciendo flexibilidad para integrar módulos individuales vía API en sistemas existentes.
La suite Namirial Onboarding representa una solución completa y flexible para las empresas que buscan transformar su proceso de onboarding empresa en un camino digital seguro, eficiente y plenamente conforme a la normativa. Solicita una demostración personalizada ahora.
