¿Qué es la firma electrónica? En esta entrada vamos a contarte algunos datos curiosos sobre la firma electrónica y sus diferentes tipos
La firma electrónica es un concepto jurídico, equivalente al de la firma manuscrita, donde una persona acepta y valida el contenido de un mensaje a través de cualquier medio electrónico que sea legítimo y permitido.
Siendo más exactos, según el Reglamento eIDAS de la Unión Europea (Reglamento UE Nº 910/2014), la firma electrónica sería un «conjunto de datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar».
La firma electrónica hoy en día es un paso importante para la digitalización de las empresas, ya que facilita los procesos de comunicación y firma de documentos en todos los departamentos.
¿Qué valor tiene la firma electrónica?
La firma electrónica cualificada tiene el mismo valor que una firma manuscrita, todos los documentos firmados de esta manera deben ser admitidos por cualquier entidad pública o privada. En cuanto al resto de tipos de firma electrónica (simple y avanzada) no se denegarán efectos probatorios por el mero hecho de estar en soporte electrónico.
¿Cuáles son las ventajas de la firma electrónica?
- Reducción de costes.
- Organización.
- Mayor agilidad.
- No es necesaria la presencial física.
- Seguridad (A diferencia del papel, los documentos con firma electrónica no pueden ser alterados ni manipulados).
- Aumento de productividad de la empresa.
- Optimización de la experiencia del usuario.
- Entorno sin papel (Responsabilidad ambiental).
- Se minimizan errores (La digitalización evita parte del error humano).
- Mejora de la experiencia del cliente.
¿Para qué sirve la firma electrónica (avanzada y cualificada)?
- Identificar al firmante de manera inequívoca; de esta manera evitamos la suplantación de identidad y el fraude.
- Asegurar la integridad del documento firmado; también nos asegura de que estamos firmando un documento original y que no ha sido manipulado de alguna forma.
- Asegurar el no repudio del documento firmado; dado que el firmante es el único que puede utilizar su firma electrónica, no podrá decir que no ha sido él quién ha firmado.
Actualmente, existen tres tipos de firma electrónica;
- Firma electrónica simple: Son los datos anexos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos, que utiliza el usuario para firmar. Produce efectos legales y es un elemento de prueba admisible ante un tribunal, aunque es posible que tenga que complementarse con otros elementos de prueba.Es la que menor fortaleza jurídica presenta, ya que no se puede asegurar de forma indiscutible la identidad del firmante en comparación al resto.
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Firma electrónica avanzada: Es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico para identificar al firmante de una manera única.
Debe cumplir con los siguientes requisitos; estar vinculada al firmante de forma única e intransferible, debe permitir su identificación, tiene que ser creada utilizando datos que el firmante pueda utilizar con un alto nivel de confianza y que esté exclusivamente bajo su control y debe estar vinculada con los datos firmados por la misma, de tal manera que se detecte cualquier modificación.Se encuentra en el segundo nivel en materia de seguridad jurídica.
- Firma electrónica cualificada: Cubre los mismos requisitos que la firma electrónica avanzada, pero se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.Es la firma con mayor nivel de seguridad jurídica.
¿Para qué se utiliza la firma electrónica hoy en día?
Vamos a exponer algunos ejemplos frecuentes de uso de la firma electrónica; firmar contratos, autorizaciones, formularios de clientes, contratos de compra/venta, prestación de servicios, realización de la declaración de la renta a través de internet, registros electrónicos administrativos, solicitud de documentos a la seguridad social, averiguar cuántos puntos de carnet nos quedan, consultar títulos oficiales, presentar impuestos, para solicitar subvenciones y ayudas, recibir facturas electrónicas …
¿Es más segura la firma electrónica que la firma manuscrita?
Las dos son válidas y están reconocidas por la legislación española, pero la firma electrónica (avanzada y cualificada) recoge evidencias como la identidad del firmante o la integridad del documento, o el momento en el que se inicia el proceso y cada una de las firmas (Sello de tiempo), que no recoge la firma tradicional. Además, en este último caso, para validar la firma tradicional o manuscrita deberíamos acudir a un perito calígrafo para identificar al firmante, en cualquier caso es muy difícil demostrar en que momento se creo el documento y en que momento fue firmado (salvo que sea ante notario).
Es importante resaltar que si un documento se ha firmado en soporte papel y se escanea, esa firma es una imagen que no tendría validez jurídica plena, sin el documento original.
¿Qué diferencia hay entre la firma electrónica y la firma digital?
El Reglamento Europeo 910/2014 conocido como eIDAS, es el marco normativo europeo, según el cual la firma electrónica son los “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar».
La firma digital consiste en aplicar mecanismos criptográficos al contenido de un mensaje o documento con el objetivo de demostrar que tanto el emisor como los firmantes del contenido a firmar son reales (autenticación), que no se puede poner en duda que el contenido fue enviado (no repudio) y que el contenido no ha sido alterado desde su emisión (integridad).
La firma digital es, por tanto, una parte fundamental de la firma electrónica avanzada y de la firma electrónica cualificada, pero no de la firma electrónica simple.
Un ejemplo de firma digital es la firma con un certificado, ya sea o no cualificado, que permite determinar la identidad del firmante y garantiza el no repudio ya que el documento queda firmado sin alterar su contenido desde que se firmó. En caso de que se produzca cualquier alteración en el documento electrónico, la firma digital se rompería.
¿Qué tipo de firma es la adecuada para firmar documentos oficiales?
No hay una legislación específica que determine un nivel de firma para firmar documentos oficiales, pero dado su criticidad, siempre habría que buscar la firma electrónica avanzada que es aquella que permite identificar al firmante de manera unívoca.
