Arhivarea electronică și stocarea conform eIDAS – care sunt avantajele?

Arhivarea electronică, ce este?

Arhivarea electronică – un serviciu de încredere pentru arhivarea electronică a datelor și documentelor electronice, introdus de așa-numitul Regulament eIDAS2 (Regulamentul european 2024/1183).

Serviciul de arhivare electronică acoperă toate aspectele legate de primirea, stocarea, regăsirea și ștergerea datelor și documentelor electronice, astfel încât să se garanteze durabilitatea, lizibilitatea, integritatea, confidențialitatea și dovada originii datelor pe întreaga perioadă de arhivare.

Odată cu revizuirea Regulamentului eIDAS, este recunoscută importanța păstrării documentelor arhivate electronic într-un mod autentificat și sigur, precum și, desigur, a semnăturilor electronice sau sigiliilor electronice prezente pe aceste documente.

Arhivare electronică – standarde de referință

Arhivarea electronică este reglementată de un cadru normativ foarte complex, alcătuit din legislația UE (în care Regulamentul eIDAS joacă un rol fundamental), reglementările naționale și standardele tehnice internaționale.

Regulamentul eIDAS (UE 910/2014) va:

• defini serviciile de încredere calificate, inclusiv semnături electronice, sigilii electronice, mărci temporale și servicii de arhivare electronică;
• stabili cerințele de securitate și integritate pentru documentele stocate digital;
• armoniza practicile la nivelul statelor membre UE pentru a asigura interoperabilitatea și încrederea în documentele digitale arhivate.

Reglementările naționale guvernează serviciile de prezervare în fiecare țară care, precum Italia, au început și reglementat serviciul de prezervare digitală chiar înainte ca Europa să decidă să intervină printr-o legislație supranațională.

Standardele internaționale pentru prezervarea digitală în conformitate cu legea sunt definite de ISO 14721 (modelul OAIS pentru gestionarea înregistrărilor digitale, adoptat în Italia și în alte țări ale UE) și ISO 16175 (cele mai bune practici pentru gestionarea documentelor) și de specificațiile MoReq (Cerințe modulare pentru gestionarea înregistrărilor electronice), care oferă orientări tehnice.

De ce a introdus UE arhivarea electronică?

Motivele care au determinat Uniunea Europeană să prevadă un nou serviciu de încredere sunt explicate în Considerentul 66 al regulamentului eIDAS 2. Necesitatea rezultă din faptul că, în ultimii ani, multe state membre au introdus și reglementat servicii naționale de arhivare electronică, iar acest lucru a făcut necesară armonizarea diferitelor legislații naționale, stabilind un cadru juridic european pentru serviciile calificate de arhivare electronică, astfel încât să se garanteze securitatea juridică și încrederea în relațiile și tranzacțiile dintre diferitele state ale Uniunii.

Cadrul juridic comun stabilește cerințele funcționale pentru a putea oferi serviciul de arhivare electronică pe piața europeană și efectele juridice ale serviciilor de arhivare electronică.

Regulamentul clarifică faptul că dispozițiile privind arhivarea electronică se aplică atât documentelor nativ digitale, cât și documentelor pe suport de hârtie care sunt scanate și digitalizate.

Arhivarea electronică și serviciul calificat de arhivare electronică, cerințe

Conform definițiilor din Regulamentul eIDAS 2:

• arhivarea electronică este serviciul care garantează primirea, stocarea, regăsirea și ștergerea datelor și documentelor electronice, pentru a asigura durabilitatea și lizibilitatea acestora, precum și pentru a le păstra integritatea, confidențialitatea și dovada originii pe întreaga perioadă de păstrare;
• serviciul calificat de arhivare electronică este cel care îndeplinește cerințele articolului 45j din Regulament.

Articolul 45j stabilește cerințele pentru serviciile calificate de arhivare electronică:

• Acestea sunt furnizate de prestatori de servicii de încredere calificați;
• Utilizează proceduri și tehnologii pentru a asigura durabilitatea și lizibilitatea datelor electronice dincolo de perioada de valabilitate tehnologică și cel puțin pentru întreaga perioadă de păstrare legală sau contractuală, păstrând integritatea și acuratețea originii acestora;
• Asigură faptul că datele electronice sunt stocate într-un mod care le protejează împotriva pierderii și modificării, cu excepția schimbărilor de suport sau format electronic;
• Permit părților autorizate să primească, în mod automatizat, un raport care confirmă că o dată electronică regăsită dintr-o arhivă electronică calificată beneficiază de prezumția de integritate a datelor din momentul începerii perioadei de păstrare și până la momentul regăsirii. Acest raport se furnizează într-o manieră fiabilă și eficientă și poartă semnătura electronică calificată sau sigiliul electronic calificat al prestatorului serviciului calificat de arhivare electronică.

Efectele juridice ale serviciilor de arhivare electronică

Efectele juridice ale serviciului de arhivare electronică sunt prevăzute în articolul 45i din Regulamentul eIDAS 2:

• Datele și documentele electronice stocate prin intermediul unui serviciu de arhivare electronică nu pot fi lipsite de efecte juridice și de admisibilitate ca probe în instanță pe singurul motiv că sunt în format electronic sau că nu sunt stocate prin intermediul unui serviciu calificat de arhivare electronică.
• Datele informatice și documentele electronice stocate prin intermediul unui serviciu calificat de arhivare electronică beneficiază de prezumția de integritate și de origine pe toată durata perioadei de păstrare la prestatorul de servicii de încredere calificat.

Arhivarea electronică și prezervarea conformă

Arhivarea electronică și prezervarea sunt două servicii similare, deoarece ambele privesc arhivarea electronică a datelor și documentelor electronice. Ceea ce le diferențiază sunt domeniul de aplicare și cerințele impuse furnizorilor acestor servicii.

În timp ce prezervarea conformă este un serviciu care s-a dezvoltat în Italia, unde este reglementat de articolul 44 din CAD (Codul Administrației Digitale), arhivarea electronică (e-Archiving) este un serviciu european, creat pentru a armoniza serviciile naționale individuale la nivelul UE, permițând interoperabilitatea între serviciile oferite de diverșii operatori naționali.

O altă diferență importantă privește cerințele necesare pentru a putea oferi serviciul de arhivare electronică, care sunt mai exigente decât cele prevăzute la nivel național.

Arhivarea electronică – ce infrastructură se poate alege?

Pentru a beneficia de un serviciu de arhivare electronică, puteți alege trei tipuri diferite de infrastructuri:

• On-premise: arhivarea se realizează utilizând infrastructurile IT prezente în structura voastră. Avantajul este un control mai mare în ceea ce privește securitatea. Dezavantajul este investiția necesară pentru construirea infrastructurii interne.
• Cloud: arhivarea este încredințată unui furnizor calificat, care pune la dispoziție infrastructurile sale certificate și sigure. În locul costurilor inițiale, există taxe lunare pentru utilizarea soluțiilor cloud. Accesul la date și documente se face de la distanță, iar securitatea acestora este încredințată furnizorului.
• Hibrid: soluția hibridă constă într-o combinație de soluții on-premise și cloud și vă permite să echilibrați flexibilitatea și securitatea.

Avantajele arhivării electronice pentru companii și administrația publică

Avantajele arhivării electronice pentru companii și administrația publică sunt următoarele:

• respectarea și reducerea așa-numitului risc juridic:arhivarea electronică asigură îndeplinirea obligațiilor de reglementare europene și naționale și garantează protecția juridică în caz de litigii;
• optimizarea proceselor și reducerea costurilor de exploatare, datorită automatizării gestionării documentelor, eliminării arhivelor fizice și reducerii consumului de hârtie;
• îmbunătățirea accesibilității și recuperabilității documentelor, cu căutare avansată datorită metadatelor și inteligenței artificiale și acces la distanță în timp real la documente critice;
• durabilitate ecologică, datorită utilizării reduse a hârtiei și consumului redus de energie legat de arhivele fizice;
• securitate și protecție a datelor sporite, datorită prezenței sistemelor de criptare pentru protejarea datelor sensibile și a pistelor de audit pentru urmărirea acceselor și modificărilor.

Arhiva Namirial

Pentru gestionarea corectă a datelor și documentelor electronice pe parcursul întregului ciclu de viață, de la creare până la stocare, este esențial să existe soluții fiabile și eficiente de gestionare a conținutului întreprinderii.

Acestea permit partajarea informațiilor pe intranetul corporativ și pe portalurile de internet, care pot fi personalizate de utilizator sau de administrator. Gestionarea documentelor, posibilitatea de căutare și conservarea în timp sunt garantate de instrumentele Document Management System (DMS) și Long Term Archiving (LTA).

Namirial Archive este o suită care include mai multe componente, implementabile individual sau în combinație, în funcție de nevoile specifice:

• Enterprise Content Management (ECM)
• Document Management System (DMS)
• Business Project Management (BPM)
• Long-Term Archiving (LTA)
• Long-Term Archiving (LTA) pentru conservarea datelor sensibile
• Qualified Preservation of Qualified Signatures and Seals (QPRES)

Utilizarea Namirial Archive permite companiilor private și administrațiilor publice să gestioneze complet și conform normelor întregul proces de arhivare.