O onboarding digital de clientes deixou de ser uma opção para se tornar indispensável para a satisfação do cliente, a mitigação de riscos e otimização operacional.
Para empresas que operam em setores em que o volume de novas adesões é considerável e as exigências regulatórias são rigorosas, otimizar o onboarding empresarial é mais vital do que nunca. Como realizar a integração em massa de clientes ou colaboradores de forma rápida, segura e totalmente conforme a legislação?
A resposta reside na transformação digital do processo de onboarding.
O que é exatamente o onboarding digital?
Onboarding digital é o processo pelo qual uma empresa incorpora, orienta e facilita a adaptação de novos clientes, funcionários ou parceiros, para que usem de maneira eficaz as ferramentas, serviços e fluxos digitais oferecidos.
Conforme o contexto e as prioridades de cada empresa, o onboarding digital pode abranger:
- Onboarding digital de clientes: Focado em facilitar o cadastro, validação, ativação e fidelização do cliente.
- Onboarding digital de funcionários e colaboradores: Voltado para sua integração efetiva, fornecendo acesso a recursos internos, plataformas de treinamento, ferramentas de trabalho, cultura corporativa, etc.
Em qualquer cenário, a fase inicial de integração digital demanda etapas críticas, especialmente a validação de documentos de identidade. É aí que uma plataforma de onboarding robusta e confiável faz toda a diferença.
Por que o onboarding digital de clientes é indispensável?
O onboarding tradicional, geralmente baseado no papel e verificações manuais, apresenta desafios significativos:
- Lentidão e altos custos operacionais.
- Erros humanos e retrabalho.
- Exposição a fraudes e tentativas de roubo de identidade.
Além disso, exigir que o cliente vá a uma agência, digitalizar e enviar vários documentos ou esperar dias para concluir a validação não só prejudica sua experiência, mas também dispara as taxas de abandono nas primeiras etapas.
O onboarding digital vem para revolucionar isso, permitindo cadastros remotos via web ou app, com:
- Velocidade superior: Reduz de dias para minutos.
- Escalabilidade: Suporta altos volumes simultâneos em picos de campanha
- Segurança aprimorada: Integra mecanismos biométricos e de inteligência artificial que ampliam a confiabilidade.
Os principais benefícios do processo de onboarding para qualquer empresa são:
- Melhoria na Experiência do Cliente (CX): Um onboarding rápido e intuitivo gera primeira impressão positiva e fortalece o relacionamento desde o primeiro contato.
- Redução de custos operacionais: Automatizar etapas manuais reduz a carga de trabalho das equipes e minimiza os gastos associados ao manuseio de documentos físicos.
- Escalabilidade: Um sistema digital pode lidar com um volume muito maior de solicitações simultaneamente, algo crucial para campanhas de marketing ou picos de demanda.
- Maior segurança e prevenção de fraudes: A validação de documentos de identidade e outros mecanismos biométricos integrados digitalmente são muito mais robustos do que as verificações visuais manuais.
- Conformidade regulatória simplificada: Plataformas digitais facilitam a coleta e verificação das informações exigidas por regulamentações como KYC (Know Your Customer) e AML (Anti-Money Laundering), gerando registros de auditoria automáticos e auxiliando na conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e regulamentações específicas de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo (PLD/FT).
Implementar um programa de onboarding digital sólido deixou de ser uma opção para se tornar uma necessidade estratégica para manter a competitividade e operar de forma segura.
Validação de documentos de identidade: o pilar de um onboarding seguro
No núcleo de qualquer processo de onboarding digital bem‑sucedido, especialmente em ambientes regulados ou de alto risco, encontra-se a validação de documentos de identidade. Sem a certeza de quem está do outro lado da tela, qualquer nova adesão digital seria uma porta aberta para fraudes, roubo de identidade e inconformidade regulatória.
A validação de documentos de identidade no ambiente digital implica ir além de simplesmente solicitar uma imagem do documento. validação de documentos de identidade
- Autenticar o documento: Verificar se o documento de identidade (RG, CNH, Passaporte, etc.) é genuíno e não uma falsificação ou cópia adulterada.
- Verificar a identidade da pessoa: Confirmar se a pessoa que apresenta o documento é realmente seu titular legítimo. Aqui entram em jogo técnicas biométricas.
- Validar a informação: Cruzar os dados extraídos do documento com outras fontes de informação (se aplicável e legalmente permitido) ou verificar seu formato e coerência.
Uma validação rigorosa de documentos de identidade protege contra fraudes transacionais e a criação de contas falsas, sendo indispensável especialmente em setores como bancos, finanças e seguros.
Métodos de validação digital de documentos
O avanço tecnológico colocou à disposição das empresas diversas ferramentas para realizar essa verificação de forma remota:
OCR e IA para documentos
As tecnologias de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) extraem os dados, enquanto a Inteligência Artificial analisa padrões, fontes, elementos de segurança e possíveis manipulações para determinar a autenticidade do documento.
Validação biométrica facial
O usuário tira uma selfie ou grava um pequeno vídeo do rosto. O software de verificação biométrica facial compara essa imagem ou vídeo com a foto do documento de identidade extraído anteriormente. Algoritmos avançados medem pontos faciais e características únicas para determinar a coincidência.
Prova de vida (Liveness)
Esses testes que incluem instruções para o usuário piscar, girar a cabeça ou falar uma frase garantem que não se usem fotos, vídeos pré-gravados ou máscaras.
Verificação via NFC (Near Field Communication)
Para documentos com chip (como passaportes eletrônicos ou RGs digitais), a tecnologia NFC permite ler as informações armazenadas de forma segura e verificar sua autenticidade criptográfica, oferecendo um nível muito alto de confiabilidade.
Em resumo, uma plataforma de Onboarding que integre recursos avançados de validação de documentos de identidade ajuda as empresas a:
- Coletar as informações necessárias (dados do documento, biometria) de acordo com os padrões.
- Realizar as verificações exigidas (autenticidade do documento, coincidência facial).
- Registrar e auditar cada etapa do processo de verificação para demonstrar o conformidade normativa perante as autoridades.
- Gerir os dados pessoais coletados de forma segura e em conformidade com as normativas de privacidade, especialmente a LGPD.
Como escolher a plataforma de onboarding ideal
A adoção de um programa de Onboarding digital eficaz requer uma estratégia bem definida e a tecnologia adequada. Não se trata apenas de digitalizar etapas existentes, mas de redesenhar a experiência completa para torná-la fluida, segura e escalável. Ao avaliar diferentes opções, as empresas devem considerar:
- Validação de documentos de identidade: A plataforma deve oferecer métodos robustos e suportar uma ampla gama de documentos de diferentes países, incluindo os formatos brasileiros comuns.
- Facilidade de integração: Também deve ser capaz de se integrar sem problemas com os sistemas existentes da empresa (CRM, sistemas de gestão de usuários, bases de dados internas) por meio de APIs flexíveis.
- Experiência do Usuário (UX): A interface para o usuário final deve ser intuitiva, rápida e acessível a partir de diferentes dispositivos. Um processo de onboarding complicado frustrará o cliente.
- Segurança e conformidade: Deve cumprir os mais altos padrões de segurança de dados e facilitar a conformidade com as normativas relevantes (KYC, AML/PLD/FT, LGPD). Questione sobre certificações e auditorias de segurança.
- Escalabilidade e confiabilidade: A plataforma deve ser capaz de lidar com o volume atual e futuro de onboardings e oferecer alta disponibilidade.
- Capacidades de gestão e relatórios: Deve fornecer ferramentas para monitorar o processo de onboarding empresarial, gerenciar casos de exceção e gerar relatórios para auditoria e análise.
- Suporte e acompanhamento: Um bom fornecedor oferece não apenas a tecnologia, mas também suporte técnico e consultoria especializada para otimizar o Programa de Onboarding.
A digitalização do processo de onboarding é essencial para as empresas que buscam crescer, operar de forma segura e oferecer experiências de cliente excepcionais na era digital. A capacidade de comprovar a identidade de forma remota, rápida e confiável é a espinha dorsal dessa mudança.
Uma solução completa para identificação e verificação de identidade de clientes: Namirial Onboarding
A plataforma de Onboarding da Namirial é projetada para atender às necessidades complexas de onboarding digital de clientes e verificação de identidade em ambientes B2B regulados.
Esta suite oferece um potente conjunto de módulos para a identificação e validação de documentos de identidade de clientes de forma remota, digitalizando e simplificando drasticamente os processos de onboarding sem sacrificar a conformidade regulatória. Suas capacidades chave incluem:
- Verificação de identidade Flexível: Incorpora uma gama de métodos robustos, desde verificação automatizada de documentos com IA/OCR (ID Doc Check) e biometria facial com detecção de vida (ID Self Fast), até soluções híbridas (IA + controle humano – ID Self Max) e assistidas por operador (ID Video), adaptando-se a diferentes níveis de risco e requisitos (KYC/KYB).
- Integração com eID: Facilita a verificação através de sistemas nacionais de identidade existentes onde aplicável (seguindo modelos como o eIDAS, importante referência em segurança digital).
- Data Intelligence: Enriquece a verificação consultando fontes externas confiáveis e automatizando a extração de dados de documentos adicionais (como contas/ comprovantes de endereço) para processos KYC/KYB mais completos e alinhados às exigências brasileiras.
- Orquestração e modularidade: Permite projetar e orquestrar fluxos de onboarding personalizados, escolhendo os componentes necessários e oferecendo flexibilidade para integrar módulos isolados via API aos sistemas já existentes.
A suíte Namirial Onboarding representa uma solução completa e flexível para empresas que buscam transformar seu processo de onboarding empresarial em um caminho digital seguro, eficiente e plenamente em conformidade com as normas brasileiras e internacional. Solicite uma demonstração personalizada.
