A transformação digital já faz parte de todos os aspectos das operações empresariais, e as soluções de assinatura remota se consolidaram como ferramentas indispensáveis para otimizar processos, reduzir custos e melhorar a experiência de todas as partes envolvidas.
No entanto, a adoção de qualquer nova tecnologia ou processo traz seus própios desafios. Neste artigo, exploraremos as falhas mais comuns ao assinar contratos online e, o que é mais importante, como evitá-las para garantir uma transição fluida e bem-sucedida para a era da assinatura digital.
A transformação digital e a necessidade de assinar contratos online de forma segura
A possibilidade de assinar um contrato à distância elimina barreiras geográficas e temporais, agilizando processos que antes exigiam múltiplas reuniões, envios postais e longas esperas. Para as empresas, isso se traduz em ciclos de venda mais curtos, uma gestão documental mais eficiente e uma redução significativa dos gastos operacionais associados ao papel, à impressão e ao armazenamento físico.
No entanto, essa comodidade e eficiência não devem comprometer a segurança jurídica dos acordos. É crucial que as empresas compreendam os riscos associados a uma má implementação dos processos de assinatura de contratos online e adotem as medidas necessárias para mitigá-los.
Erros comuns ao assinar digitalmente contratos e como preveni-los
Assinar contratos digitalmente oferece agilidade e segurança, mas descuidos comuns podem invalidar seu valor legal. Descubra os erros mais frequentes e aprenda como evitá-los para garantir a validade dos seus acordos eletrônicos.
Não verificar a identidade das partes antes da assinatura de contratos digitais
Um dos erros mais graves é não se certificar da identidade de quem assina o contrato. No mundo físico, a verificação da identidade geralmente é realizada mediante a apresentação de documentos; no ambiente digital, é fundamental implementar mecanismos robustos de autenticação.
Para evitar esse problema, o melhor é utilizar plataformas de assinatura eletrônica que ofereçam múltiplos métodos de verificação de identidade, como a autenticação de dois fatores (2FA), a verificação biométrica ou a identificação eletrônica por meio de certificados digitais.Em setores regulados, como o bancário e seguros, é ainda mais crítico atender a normas como o KYC (Know Your Customer) para assegurar a identidade das partes nos contratos assinados online.
Utilizar plataformas inseguras para assinar um contrato à distância
A escolha da plataforma de assinatura de contratos online é determinante. Utilizar ferramentas pouco seguras pode expor informações sensíveis da empresa e dos clientes a riscos, como o acesso não autorizado ou a manipulação dos documentos.
É essencial escolher um fornecedor confiável de assinatura eletrônica, que cumpra com os padrões de segurança mais exigentes e conte com protocolos de criptografia robustos para proteger os dados durante a transmissão e o armazenamento.
Ignorar a validade jurídica da assinatura de contratos online
Embora a assinatura digital tenha validade legal na maioria dos países, é essencial conhecer os requisitos específicos de cada jurisdição. Nem todos os tipos de assinatura eletrônica possuem o mesmo peso jurídico em todos os territórios, e, em alguns casos, exigências adicionais podem ser necessárias para garantir sua aceitação legal.
Antes de assinar contratos internacionais, é recomendável se informar sobre a legislação vigente no país onde o contrato terá efeito legal, para certificar-se de que o tipo de assinatura eletrônica utilizado cumpre com todos os requisitos legais aplicáveis.
Omitir a revisão exaustiva do documento antes de assinar contratos online
Assim como ocorre com os contratos em papel, é fundamental revisar cuidadosamente o conteúdo do documento antes da assinatura. A rapidez e a facilidade do processo digital não devem levar a descuidar dessa etapa crucial.
É importante implementar processos claros de revisão e aprovação de documentos antes de enviá-los para sua assinatura digital. Garanta que todas as partes envolvidas possam revisar o documento com atenção e de apresentar qualquer dúvida ou modificação antes de proceder à assinatura de contratos digitais. As plataformas de assinatura online geralmente oferecem ferramentas de colaboração que facilitam esse processo.
Não armazenar os contratos assinados online de forma adequada
Após a assinatura, é essencial armazená-lo de forma segura e organizada para facilitar seu acesso e gestão posterior. Perder ou não conseguir acessar um contrato assinado pode gerar problemas legais e operacionais.
A solução está em aproveitar as funcionalidades de armazenamento seguro oferecidas pelas plataformas de assinatura online, que asseguram a integridade e a confidencialidade dos documentos, além de simplificar sua busca e recuperação.
Evite os erros e otimize seus acordos com a solução de assinatura remota da Namirial
Após analisar os erros mais comuns ao assinar contratos online, torna-se evidente a necessidade de contar com uma plataforma robusta e confiável que mitigue esses riscos.
Nesse contexto, a solução de assinatura eletrônica da Namirial se destaca como uma ferramenta completa, projetada para garantir a validade, a segurança e a eficiência dos processos de assinatura digital.
A plataforma omnicanal Namirial eSignAnyWhere oferece mecanismos avançados de autenticação, como verificação em dois fatores e identificação eletrônica, trazendo uma camada extra de segurança para confirmar a identidade dos signatários, um ponto crítico entre os erros mais comuns.
A Namirial eSignAnyWhere é projetada para cumprir com as normativas legais vigentes em matéria de assinatura eletrônica, garantindo que os contratos assinados online tenham plena validade jurídica, assegurando que sejam reconhecidos legalmente.
Se você busca uma solução que permita assinar contratos online de forma eficiente, segura e juridicamente válida, a assinatura remota da Namirial é uma escolha que vale a pena conhecer. Veja com seus próprios olhos: https://www.namirial.com/pt/assinatura/assinaturas-remotas/
