e-Archiving, ¿qué es?
El e-Archiving es un servicio electrónico de confianza para el almacenamiento electrónico de datos y documentos electrónicos, introducido por el llamado Reglamento eIDAS2 (Reglamento Europeo 2024/1183).
El servicio de e-Archiving abarca todos aquellos aspectos relacionados con la recepción, conservación, recuperación y eliminación de datos y documentos electrónicos, de manera que se garantice, durante todo el período de almacenamiento, la durabilidad, legibilidad, integridad, confidencialidad y prueba del origen de los datos.
Con la revisión del Reglamento eIDAS, por lo tanto, se reconoce la importancia de conservar de manera autenticada y segura los documentos almacenados electrónicamente, además, por supuesto, de las firmas electrónicas o los sellos electrónicos presentes en dichos documentos.
e-Archiving, normas de referencia
El e-Archiving está regulado por un marco normativo muy amplio, compuesto por la normativa de la UE (con el reglamento eIDAS que juega un papel fundamental), las normativas nacionales y los estándares técnicos internacionales.
El reglamento eIDAS (UE 910/2014):
- Define los servicios electrónicos de confianza cualificados, entre los que se incluyen la firma electrónica, los sellos electrónicos, la marca temporal y los servicios de almacenamiento electrónico.
- Establece los requisitos de seguridad e integridad para los documentos conservados digitalmente.
- Armoniza las prácticas entre los Estados miembros de la UE para garantizar la interoperabilidad y la confianza en los documentos digitales almacenados.
Las normativas nacionales regulan los servicios de conservación en los distintos países, que, como Italia, han iniciado y regulado un servicio de conservación digital antes de que Europa decidiera intervenir con una normativa supranacional. Las normas de referencia para la conservación conforme en Italia son el Código de Administración Digital (CAD) y las Líneas Guía AgID que regulan la conservación documental.
Los estándares internacionales de conservación digital conforme están definidos por las normas ISO 14721 (modelo OAIS para la gestión de archivos digitales, adoptado en Italia y en algunos otros Estados de la UE) e ISO 16175 (mejores prácticas para la gestión documental) y por las especificaciones MoReq (Modular Requirements for the Management of Electronic Records), que proporcionan directrices técnicas.
¿Por qué la UE ha introducido el e-Archiving?
Los motivos que han llevado a la Unión Europea a prever un nuevo servicio electrónicos de confianza están explicados en el Considerando 66 del reglamento eIDAS 2. La necesidad surge del hecho de que en los últimos años muchos Estados miembros han introducido y regulado servicios nacionales de archivo electrónico, lo que ha hecho necesario armonizar las diferentes legislaciones nacionales, estableciendo un marco jurídico europeo para los servicios de almacenamiento electrónico cualificados, a fin de garantizar certeza jurídica y confianza en las relaciones y transacciones entre los distintos Estados de la Unión.
El marco jurídico común establece los requisitos funcionales para ofrecer el servicio de e-Archiving en el mercado europeo y los efectos jurídicos reconocidos a los servicios de archivo electrónico.
El reglamento aclara que las disposiciones sobre e-Archiving se aplican tanto a los documentos que son nativos digitales como a los documentos en papel que se escanean y digitalizan.
Almacenamiento electrónico y Servicio de almacenamiento electrónico cualificado, requisitos
Según las definiciones del reglamento eIDAS 2:
- El almacenamiento electrónico es el servicio que garantiza la recepción, conservación, recuperación y eliminación de los datos y documentos informáticos con el fin de garantizar su durabilidad y legibilidad, así como preservar su integridad, confidencialidad y prueba del origen durante todo el período de conservación.
- El servicio de almacenamiento electrónico cualificado es el que cumple con los requisitos establecidos en el artículo 45 del Reglamento.
El artículo 45 establece los requisitos para los servicios de archivo electrónico cualificado:
- Son proporcionados por prestadores de servicios electrónicos de confianza cualificados.
- Utilizan procedimientos y tecnologías que garantizan la durabilidad y legibilidad de los datos electrónicos más allá del período de validez tecnológica y al menos durante todo el período de conservación legal o contractual, preservando su integridad y exactitud de su origen.
- Garantizan que los datos electrónicos se conserven de tal manera que estén protegidos contra la pérdida y alteración, salvo los cambios relacionados con su soporte o formato electrónico.
- Permiten que las partes autorizadas reciban un informe automatizado que confirme que un dato electrónico recuperado de un almacenamiento electrónico cualificado goza de la presunción de integridad de los datos desde el inicio del período de conservación hasta el momento de la recuperación. Dicho informe debe ser proporcionado de manera confiable y eficiente y debe llevar la firma electrónica cualificada o el sello electrónico cualificado del proveedor del servicio de almacenamiento electrónico cualificado.
Efectos jurídicos de los servicios de archivo electrónico
Los efectos jurídicos del servicio de almacenamiento electrónico están establecidos en el Artículo 45 del reglamento eIDAS 2:
- A los datos y documentos informáticos conservados mediante un servicio de almacenamiento electrónico no se les puede negar los efectos jurídicos ni la admisibilidad como prueba en juicio solo porque estén en formato electrónico o no estén conservados mediante un servicio de almacenamiento electrónico cualificado.
- Los datos informáticos y documentos informáticos conservados mediante un servicio de almacenamiento electrónico cualificado gozan de la presunción de integridad y de procedencia durante todo el período de conservación por parte del prestador de servicios electrónicos de confianza cualificado.
e-Archiving, ¿qué infraestructura elegir?
Para tener un servicio de e-Archiving, se pueden elegir tres tipos diferentes de infraestructuras:
- On-premise: el almacenamiento se realiza utilizando infraestructuras informáticas presentes en la propia estructura. La ventaja es un mayor control en términos de seguridad. El inconveniente son las inversiones necesarias para construir la infraestructura internamente.
- Cloud-based: el archivo se encomienda a un Prestador cualificado, que pone a disposición sus infraestructuras certificadas y seguras. En lugar de los costos iniciales, se tienen tarifas mensuales por el uso de las soluciones en la nube. El acceso a los datos y documentos se realiza de forma remota y la seguridad de los mismos está a cargo del proveedor.
- Hybrid: la solución híbrida consiste en una combinación de las soluciones on-premise y cloud-based, y permite equilibrar flexibilidad y seguridad.
Ventajas del e-Archiving para empresas y Administraciones Públicas
Las ventajas del e-Archiving para las empresas y para la Administración Pública son las siguientes:
- Cumplimiento y reducción del llamado riesgo legal: el e-Archiving asegura el cumplimiento de las obligaciones normativas europeas y nacionales y garantiza la protección legal en caso de disputas.
- Optimización de los procesos y reducción de los costos operativos: gracias a la automatización de la gestión documental, la eliminación de archivos físicos y la reducción del uso de papel.
- Mejor accesibilidad y recuperabilidad de los documentos: con la búsqueda avanzada gracias a metadatos e inteligencia artificial y el acceso remoto en tiempo real a documentos críticos.
- Sostenibilidad ambiental: gracias al menor uso de papel y al menor consumo energético relacionado con los archivos físicos.
- Mayor seguridad y protección de los datos: gracias a la presencia de sistemas de cifrado para proteger datos sensibles y a los registros de auditoría (audit trail) para rastrear accesos y modificaciones.
Namirial Archive
Para una correcta gestión de los datos y documentos electrónicos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su conservación, es fundamental contar con soluciones de Enterprise Content Management (ECM) confiables y eficientes.
Esto permite compartir la información en portales intranet e internet empresariales, personalizables por el usuario o por el administrador. La gestión de los documentos, su capacidad de búsqueda y su conservación a lo largo del tiempo están garantizadas por herramientas de Document Management System (DMS) y Long Term Archiving (LTA).
Namirial Archive es una suite que incluye varios componentes, que pueden implementarse de forma individual o combinada según las necesidades específicas:
- Enterprise Content Management (ECM)
- Document Management System (DMS)
- Business Project Management (BPM)
- Long-Term Archiving (LTA)
- Long-Term Archiving (LTA) para la conservación de datos sensibles
- Qualified preservation of qualified signatures and seals (QPRES)
El uso de Namirial Archive permite a empresas privadas y administraciones públicas tener una gestión completa y conforme del proceso entero de archivo.
SOLICITE UNA CONSULTA NAMIRIAL
Para más información puede visitar la página de Namirial dedicada al servicio de almacenamiento electrónico. Alternativamente, si lo prefiere, puede rellenar el siguiente formulario y solicitar ponerse en contacto con el servicio de consultoría Namirial.
