La firma electrónica es una herramienta cada vez más utilizada, pero aún hoy muchos
desconocen las ventajas reales que tiene frente a la firma manuscrita tradicional. Comparemos
ambos métodos para resaltar las principales diferencias y descubrir los numerosos motivos para
utilizar la firma electrónica
La firma electrónica se define como el equivalente electrónico de la firma escrita a mano, porque realiza la misma función de identificación del firmante que una firma tradicional realizada en papel. La principal diferencia entre ambas es que la firma electrónica de un documento evita el típico proceso de la firma en papel, a menudo lento y costoso, al reemplazarlo por un flujo completamente digital, mucho más sencillo y rápido.
Además de la máxima validez legal y el impacto económico y medioambiental positivo (garantizado por la reducción del consumo de papel), la firma electrónica asegura toda una serie de beneficios prácticos que pueden facilitar nuestra vida diaria. Vamos a identificarlos en las diferentes etapas del proceso de firma.
Preparación
Firma manuscrita: cuando la firma se realiza de forma manual, con bolígrafo y papel, se requiere que las partes involucradas estén presentes físicamente. La única forma de evitar esta exigencia de personación física es utilizar métodos alternativos como imprimir y escanear documentos, envíos por correo electrónico, fax o correo certificado. Alternativas que en cualquier caso requieren tiempo y recursos disponibles y, sobre todo, ralentizan notablemente el proceso de firma.
Firma electrónica: el proceso de firma también puede realizarse de forma remota, es decir, sin que los interesados se reúnan. El documento se comparte en formato digital y los firmantes pueden acceder a él directamente desde PC o smartphone. No es necesario adquirir otras herramientas (impresora, escáner, fax, etc.); el procedimiento permite «desmaterializar» todo el proceso, es decir, evitar por completo la producción e intercambio de documentos en papel.
Firma
Firma manuscrita: el firmante escribe su nombre directamente sobre el documento y su firma pasa a formar parte integrante de la escritura original. Para ser aceptado como válido, el signo gráfico debe estar escrito de forma indeleble, clara y legible sobre un soporte de papel intacto y sin daños (especialmente si se trata de una sola copia).
Firma electrónica: para firmar electrónicamente un documento desde PC o smartphone solo serán necesarios unos pocos clics. Tras recibir el documento, el firmante lo abre con un programa especial de firma electrónica y agrega su firma en forma de adjunto (resultado automático de un sistema de cifrado criptográfico). De esta forma no se compromete el original y se genera un nuevo archivo compuesto por el binomio «documento original + adjunto de firma», que tiene la misma validez que si se firmara directamente sobre el documento original.
Verificación
Firma manuscrita: es bastante difícil establecer con certeza la autenticidad de una firma hecha a mano, ya que una falsificación puede escapar incluso al control más meticuloso, especialmente con el paso del tiempo. Una comparación visual puede no ser suficiente para indicar exactamente quién y en qué fecha se realizó realmente la firma.
Firma electrónica: un documento firmado digitalmente es siempre verificable. Los programas de firma electrónica proporcionan una función de validación especial con la que cualquier persona puede probar la autenticidad de la firma electrónica en el documento y extraer información precisa, como la identidad del firmante y la fecha y hora exactas de la firma.
Archivo
Firma manuscrita: siempre tenemos que conservar los documentos firmados como prueba de consentimiento sobre un contrato, acuerdo o transacción. Al hacerlo, inevitablemente con el paso de los años tendemos a acumular más y más documentación. Por tanto, la firma en papel requiere espacio pero también una labor de custodia, para evitar perder o dañar documentos importantes.
Firma electrónica: los documentos firmados digitalmente se pueden archivar en su PC, almacenar en cloud o compartir con otras personas; no ocupan espacio y no se deterioran con el tiempo. El formato digital ayuda a mantener toda la documentación ordenada y siempre a mano, lista para su consulta.
