Os pilares para uma Gestão de Projetos eficiente

O que é gestão de projetos e por que é importante?

O gerenciamento de projetos é uma das atividades mais importantes para uma empresa, e envolve planejar e organizar ações, tomar decisões sobre prazos, investimentos e equipes necessárias para alcançar objetivos e maximizar resultados.

Em essência, trata-se de um conjunto de atividades realizadas tanto na área administrativa quanto na operacional, por um ou mais profissionais especializados, com o objetivo de atingir resultados concretos.

Um dos profissionais-chave nesse processo é o gestor de projetos. Ele é responsável por analisar, planejar, estruturar e executar os objetivos do projeto, cuidando de cada detalhe e acompanhando todas as suas etapas.

Segundo o renomado guia internacional Project Management Body of Knowledge (PMBOK), gestão de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades de um projeto para atingir seus objetivos.

Aliás, Gaius Júlio César, general, político e escritor romano do século I a.C., já abordava conceitos relacionados à gestão de projetos nos parágrafos XVII, XVIII e XIX de sua famosa obra De bello Gallico. Nele, o autor descrevia detalhes técnicos e organizacionais, incluindo prazos, objetivos, materiais e gestão de recursos, na construção de uma ponte sobre o Reno durante a quinta campanha na Gália. O texto reúne elementos que permanecem comuns em um plano de projeto moderno.

Uma das contribuições mais significativas para essa disciplina foi realizada por Henry Laurence Gantt, um engenheiro norte-americano que, no início do século XX, introduziu uma técnica de planejamento que leva seu nome: diagrama de Gantt.

Na atualidade, essa técnica continua sendo uma ferramenta essencial nas atividades de gestão de projetos, aplicável a diversos setores, incluindo construção, engenharia industrial, forças armadas e desenvolvimento de software.

Mais tarde, o trabalho de Gantt serviu de base para o desenvolvimento de outros conceitos fundamentais, amplamente utilizados na gestão de projetos, como a alocação de recursos e a estrutura analítica do projeto (EAP), que organiza a estrutura das atividades de um projeto.

O que é um projeto?

Embora todos os projetos sejam únicos, eles compartilham algumas características comuns: possuem início e fim, uma equipe, um orçamento, um cronograma e um conjunto de expectativas que a equipe deve atender.

Conforme definido pelo Project Management Institute (PMI), líder mundial em gestão de projetos, um projeto é uma iniciativa temporária (por exemplo, o desenvolvimento de um novo site ou a construção de uma casa), com início e fim bem definidos, envolvendo uma série de atividades que podem ter um único objetivo ou múltiplos objetivos paralelos ou distintos.

Os objetivos de um projeto definem os resultados a serem alcançados. Durante o planejamento, o Gestor de Projetos deve garantir que eles sigam os critérios da metodologia SMART:

• Específico (Specific): Definir claramente o que se deseja alcançar, eliminando ambiguidades;
• Mensurável (Measurable): Estabelecer indicadores que permitam quantificar o progresso e os resultados;
• Atingível (Attainable): Assegurar que os objetivos sejam realistas, considerando os recursos disponíveis;
• Relevante (Relevant): Alinhar os objetivos com as prioridades estratégicas da organização;
• Temporal (Time-bound): Determinar prazos definidos para a realização dos objetivos.

Quem é o gerente de projetos?

Segundo o Project Management Institute, o gestor de projetos é aquele que gera mudanças, que assume a responsabilidade pelos objetivos do projeto e utiliza habilidades e competências para disseminar a ideia de um propósito compartilhado dentro da equipe do projeto.

Ele é apaixonado por resultados, enfrenta os desafios com entusiasmo, trabalha bem sob pressão e se adapta a mudanças, complexidades e ambientes dinâmicos. Ele transita com facilidade entre a visão estratégica e os detalhes operacionais, sabendo quando e como focar em cada aspecto.

Um bom gestor de projetos também precisa ter excelentes habilidades organizacionais e metodológicas, capacidade de comunicação, competência para resolver problemas e forte liderança.

As principais áreas de atuação do gerente de projetos são:

• Área operacional: envolve metodologias, ferramentas e técnicas de trabalho para alcançar os objetivos do projeto (hard skills);
• Área relacional: abrange a gestão de dinâmicas interpessoais e de comunicação (soft skills).

Algumas das principais responsabilidades do gerente de projetos incluem:

• Planejamento e programação detalhados;
• Organização eficiente e eficaz dos recursos humanos;
• Incentivo da comunicação e da harmonia entre os membros da equipe;
• Distribuição dos recursos para as atividades e monitoramento de seu desempenho;
• Realização de verificações periódicas e preparação de relatórios para o comitê diretivo sobre o andamento dos trabalhos e estimativas finais, antecipando necessidades de intervenções específicas ou revisões contratuais;
• Participação no comitê de direção e implementação de decisões;
• Adoção de iniciativas para prevenção de riscos;
• Gestão dos contatos com partes interessadas e usuários finais, envolvendo-os nas atividades;
• Elaboração e supervisão da documentação produzida pela equipe;
• Controle da qualidade dos entregáveis e verificação do cumprimento dos padrões de qualidade;
• Gestão dos recursos em nome da empresa fornecedora;
• Execução de uma atividade de encerramento ao final do projeto;
• Foco na melhoria dos processos produtivos do projeto.

Os diferentes tipos de atividades de Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos é um componente essencial para qualquer iniciativa de desenvolvimento empresarial. Conforme mencionado anteriormente, ele se divide em diferentes tipos de atividades:

• Análise e definição de objetivos;
• Planejamento do trabalho de acordo com os objetivos;
• Identificação e controle de riscos (Gestão de Riscos);
• Avaliação e planejamento dos recursos necessários;
• Alocação e desalocação de recursos;
• Organização do trabalho e dos processos;
• Aquisição de recursos humanos e materiais;
• Atribuição de tarefas;
• Direção e coordenação das atividades;
• Medição do progresso;
• Análise dos resultados com base nos fatos e informações coletadas;
• Definição e controle de eventuais ações corretivas e realinhamento do projeto;
• Atualização das previsões de prazos, custos e outros indicadores do projeto;
• Gestão da qualidade;
• Gestão e resolução de problemas;
• Garantia da qualidade, incluindo a redução de inconformidades;
• Identificação, gestão e controle de mudanças de finalidade;
• Encerramento do projeto;
• Gestão da aceitação dos resultados;
• Comunicação dos resultados para os clientes.

Além disso, existem outras atividades que dependem de habilidades interpessoais (soft skills). Elas são menos técnicas e mais voltadas à motivação da equipe e às relações interpessoais.

Quais são os pontos fortes da Gestão de Projetos?

Existem três pilares fundamentais no gerenciamento de projetos:

1. Pessoas

As pessoas estão no centro de um gerenciamento de projetos eficaz. Cada membro da equipe deve ter um papel bem definido e responsabilidades claras para atingir os objetivos e concluir o projeto com sucesso.

2. Processos

Segundo o Project Management Institute (PMI), um projeto é estruturado em cinco grupos de processos:

• Preparação e início do projeto (processos de iniciação);
• Planejamento e design (processos de planejamento);
• Execução ou produção (processos de execução);
• Monitoramento e controle;
• Conclusão e comunicação dos resultados (processos de encerramento).

3. Tecnologias

A incorporação de novas tecnologias e o aperfeiçoamento das existentes são essenciais para alcançar os objetivos do projeto. De acordo com o relatório “Pulse of the Profession® In-Depth Report: AI Innovators: Cracking the Code on Project Performance” do Project Management Institute, existem seis tecnologias de Inteligência Artificial (IA) que estão impactando empresas em todo o mundo e que tendem a crescer ainda mais no futuro próximo:

• Sistemas baseados em conhecimento: compreendem o contexto dos dados, auxiliando o aprendizado e a tomada de decisões humanas;
• Machine learning: Analisa dados para construir modelos, detectando padrões. Melhora a tomada de decisões com intervenção humana mínima;
• Gestão de decisões: Cria um processo inteligente ou um conjunto de processos baseados em regras e lógica para automatizar a tomada de decisão;
• Sistemas especialistas: Emulam e imitam a inteligência, habilidades ou comportamentos humanos em um campo, tópico ou habilidade específica;
• Deep learning: Constrói, treina e testa redes neurais que preveem resultados e/ou classificam dados não estruturados com base em probabilidade;
• Automação de processos: Imitam e automatizam tarefas humanas para dar suporte aos processos empresariais.