Contar com uma plataforma de assinatura digital confiável que permita assinar documentos online se tornou uma necessidade estratégica para empresas que buscam otimizar seus processos e garantir segurança em cada transação.
As plataformas de assinatura eletrônica não apenas eliminam barreiras logísticas, mas também oferecem eficiência, conformidade legal e uma experiência aprimorada para clientes e colaboradores.
7 vantagens-chave da assinatura digital de documentos
Por que implementar uma plataforma de assinatura digital remota?
A resposta é simples: porque seus concorrentes já estão fazendo isso. De acordo com um estudo recente, 78% das empresas líderes em transformação digital já adotaram alguma plataforma de assinatura eletrônica em seus fluxos de trabalho.
A seguir, destacamos 7 vantagens concretas de esse tipo de solução:
1. Aceleração de processos sem comprometer a segurança
O tempo é um recurso valioso em qualquer empresa. Assinar um documento online reduz prazos que antes levavam dias (ou até semanas) para apenas minutos. Plataforma de assinatura digital como a Namirial eSignAnyWhere garante validade jurídica com assinaturas eletrônicas simples, avançadas e qualificadas, sustentadas por uma infraestrutura robusta que permite:
- Validação instantânea de identidades;
- Auditoria detalhada de cada assinatura;
- Compatibilidade com regulações como o eIDAS na Europa, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e outras normativas locais.
2. Redução de custos operacionais e logísticos
A assinatura digital não só agiliza processos, mas também reduz significativamente gastos em diversas áreas da empresa. Ao eliminar a necessidade de imprimir, digitalizar e enviar documentos por correio, reduzem-se os custos com papel, tinta, manutenção de equipamentos e envios por correio.
Além disso, minimizam-se despesas com logística e armazenamento, já que documentos digitais ocupam menos espaço e são gerenciados de forma centralizada na nuvem ou em servidores internos. Isso é especialmente vantajoso para departamentos como RH e Utilities, onde o volume de documentação é alto.
3. Melhoria na experiência do cliente
Um processo totalmente digital agiliza o acesso a produtos e serviços, permitindo a assinatura de documentos de forma rápida e segura, sem a necessidade de deslocamentos ou trâmites burocráticos.
Uma plataforma de assinatura digital remota possibilita:
- Assinatura de contratos em qualquer dispositivo.
- Integração com CRM e sistemas legados.
- Fluxos personalizados para cada tipo de documento.
4. Conformidade normativa sem complicações
As plataformas para assinatura e gestão de documentos oferecem soluções adaptadas a setores altamente regulados. Por exemplo, com a Namirial, cada transação atende a:
- Requisitos do eIDAS (Níveis SES, AES e QES);
- Normas nacionais como a Lei nº 14.063/2020;
- Requisitos de auditoria internacional.
5. Integração simples com seus sistemas atuais
Não se trata de adicionar mais uma ferramenta, mas de potencializar sua infraestrutura. As soluções de assinatura eletrônica se conectam com:
- ERPs (como SAP e Oracle);
- Ferramentas de Recursos Humanos (como Workday e Kenjo);
- Ambientes de nuvem (como Salesforce e Microsoft 365).
6. Maior controle e rastreabilidade em cada operação
Uma gestão de assinatura digital eficaz permite centralizar todos os documentos em um sistema único, onde cada ação é registrada e facilmente auditável, proporcionando uma visão completa e detalhada de cada transação. A assinatura digital remota oferece:
- Certificados de assinatura com selo temporal;
- Histórico de modificações;
- Notificações em tempo real.
7. Adaptabilidade a qualquer cenário empresarial
As soluções de assinatura eletrônica adaptam-se de forma versátil às necessidades de qualquer setor ou modelo de negócio. Sua capacidade de se integrar em sistemas preexistentes e se ajustar a diferentes processos internos a torna uma ferramenta indispensável para empresas de todos os tamanhos.
Além disso, por ser compatível com diversas normativas e padrões internacionais, a solução garante aplicabilidade tanto em contextos locais quanto globais. Essa flexibilidade permite às organizações otimizar suas operações, aumentar a eficiência e responder de maneira ágil às mudanças do mercado.
Passo a passo: Como assinar um documento online
Antes de começar, certifique-se de ter uma plataforma de assinatura eletrônica credenciada, depois, siga estas etapas:
1. Faça upload do documento na plataforma
- Acesse o software de assinatura digital.
- Selecione “Novo documento” e carregue o arquivo do seu computador, Google Drive ou Dropbox.
2. Defina os signatários e os campos de assinatura
- Adicione os e-mails das pessoas que devem assinar (clientes, colaboradores, parceiros).
- Arraste os campos necessários: assinatura eletrônica, data, nome ou checkboxes.
3. Configure o nível de segurança
De acordo com o tipo de documento, escolha entre:
- Assinatura simples (para acordos internos de baixo risco);
- Assinatura avançada (com autenticação via SMS/email);
- Assinatura qualificada (máxima segurança, com certificado digital).
4. Envie o documento para assinatura
- Revise se todos os campos estão corretos.
- Clique em “Enviar” e configure lembretes automáticos, se necessário.
5. Assinatura do documento (processo para o signatário)
O destinatário receberá um link seguro onde poderá:
- Visualizar o documento;
- Autenticar-se (por e-mail ou SMS certificado);
- Assinar com um clique, digitando seu nome ou desenhando a assinatura com o mouse ou na tela sensível ao toque.
6. Confirmação e armazenamento seguro
Após a assinatura, todas as partes recebem uma cópia certificada. A plataforma gera um carimbo de tempo e um relatório de auditoria para garantir a validade legal.
Namirial eSignAnyWhere, a plataforma de assinatura digital remota que transforma os processos de negócio
Esta plataforma omnicanal não apenas moderniza a gestão documental, mas também redefine a experiência de assinatura em ambientes remotos, oferecendo uma solução completa e adaptável às necessidades de cada empresa.
Nem todas as plataformas de assinatura digital remota atendem a cenários empresariais complexos. Se você busca a melhor plataforma de assinatura eletrônica e digital, então gostará de saber que a Namirial eSignAnyWhere se destaca por entregar:
- Agilidade na gestão: Personaliza fluxos de assinatura para cenários remotos, presenciais ou híbridos, ideal para setores como Banca, Seguros e RH, onde cada documento tem exigências específicas.
- Segurança e conformidade: Garante a validade jurídica com criptografia, autenticação multifator e aderência a normas como LGPD e eIDAS.
- Integração total: Conecta-se ao seu ecossistema tecnológico (ERP, CRM ou sistemas legados) via APIs REST, eliminando barreiras operacionais.
- Experiência do usuário: Permite assinar de qualquer dispositivo, com acessibilidade e praticidade para todos.
A Namirial eSignAnyWhere vai além da assinatura digital; é uma solução de Digital Transaction Management (DTM) que possibilita:
- Orquestrar fluxos multicanal, com diferentes tipos de assinatura (biométrica, por clique ou certificado) conforme o perfil do signatário.
- Automatizar lembretes e gerenciar prazos, reduzindo os tempos de espera na assinatura de contratos ou apólices.
- Auditar cada movimento, com um registro detalhado de “quem, quando e como” a assinatura foi realizada, essencial para setores regulados.
Assinar documentos online com o eSignAnyWhere é simples, rápido e seguro, integrando eficiência e controle em um único processo. É o parceiro ideal para avançar na digitalização sem comprometer segurança ou agilidade. Conheça o eSignAnyWhere agora!
