Um e-mail certificado é um tipo especial de e-mail que equivale, no ambiente digital, à correspondência registrada tradicional. Os serviços de e-mail certificado permitem comprovar legalmente o envio e o recebimento de uma mensagem específica, garantindo segurança e validade jurídica nas comunicações eletrônicas.
Esse tipo de e-mail é bastante usado na Itália (conhecido como PEC, ou Posta Elettronica Certificata) e também é comum na Suíça, Alemanha, Hong Kong, Brasil e outros países.
No entanto, esforços estão sendo feitos para que ele seja válido em toda a União Europeia.
Como funciona?
Um e-mail certificado é uma mensagem que tem sua entrega ao destinatário verificada pelo remetente, ou seja, certifica quem enviou, a data e horário de envio e entrega da mensagem. Isso é possível graças ao serviço de email certificado, que fornece uma prova de entrega e permite rastrear o status do correio.
Quando você envia um e-mail certificado, o provedor do serviço adiciona uma assinatura digital e um registro de data e hora à mensagem. A assinatura digital é usada para garantir que o e-mail não foi adulterado e que realmente foi enviado por você. E o carimbo de tempo (data/hora) comprova que o e-mail existia no momento em que foi assinado. Isso é importante, pois pode ser usado para provar que o email foi enviado antes de um evento específico ou recebido depois dele.
O correio eletrônico certificado também recebe um número de identificação único (ID), que serve para rastreá-lo. O número do ID pode ser consultado no banco de dados do provedor do serviço.
Depois que o e-mail é enviado, o remetente recebe três comprovantes:
- A primeira mensagem confirma que o sistema se encarregou do envio do e-mail;
- A segunda mensagem confirma que o e-mail foi entregue;
- A terceira mensagem confirma que o destinatário abriu o e-mail.
A instituição certificadora confiável, responsável pelo serviço de e-mail certificado, guardará um registro do e-mail em seu banco de dados.
Benefícios de usar o e-mail certificado
Existem vários benefícios em usar o e-mail certificado, especialmente para empresas. Aqui estão os principais:
Uma prova de entrega com validade legal
Há muitas vantagens em usar este tipo de e-mail, mas a mais importante é que ele fornece uma maneira legal de comprovar o envio e o recebimento de uma mensagem. Isso é crucial em diversas situações, como na assinatura de contratos ou acordos, ou ao interagir com a administração pública.
De fato, se você envia um email certificado e tem os dois primeiros comprovantes, o destinatário não pode alegar que não recebeu a mensagem. Não importa se ele não estava disponível, se a caixa postal dele estava inativa ou qualquer outra justificativa para ignorar o e-mail. Isso agrega mais controle e deixa a comunicação mais clara. Em outras palavras, os e-mails certificados têm validade legal e podem ser usados como prova em um tribunal.
Registro de data e hora
Os emails certificados também são úteis para provar que uma mensagem foi enviada antes ou depois de um evento específico. Isso é importante em situações em que o tempo é decisivo, como no envio de uma notificação de rescisão ou de inadimplência.
Privacidade e segurança
Quando você envia um e-mail certificado, o conteúdo da mensagem é criptografado e só pode ser descriptografado pelo destinatário. Assim, ainda que o e-mail seja interceptado, o conteúdo é ilegível para qualquer pessoa que não seja o destinatário original.
A criptografia e a opção de proteção por senha garantem um nível ainda mais alto de segurança. Isso torna o serviço ideal para empresas que precisam enviar informações confidenciais. Se você está enviando dados sensíveis, com o e-mail certificado as informações ficam protegidas.
Maior organização
O e-mail certificado ajuda a manter a organização da empresa de forma eficiente. Ao rastrear o status dos seus e-mails, você pode ver facilmente quais foram entregues, quais foram abertos e quais não foram. Isso pode ajudar no acompanhamento com clientes, na resolução de problemas ou na identificação de um vazamento.
Facilidade de uso
Uma conta de e-mail certificado funciona como uma conta de e-mail normal. A interface também é bem parecida. A diferença é que ele só pode ser usado para enviar e-mails certificados e não funciona para enviar e-mails comuns. Isso também significa que recebe menos spam.
Como ativar o email certificado?
Se você está interessado em usar e-mail certificado para sua empresa, o primeiro passo é ativar uma conta com um provedor de e-mail certificado de confiança. Isso lhe dará acesso ao sistema e permitirá que você comece a enviar mensagens certificadas.
Ao escolher um provedor, é importante assegurar que é confiável e oferece um serviço de qualidade. Também é recomendável que ofereça suporte ao cliente, caso você tenha alguma dúvida ou problema.
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