Na era digital, a assinatura manual vem sendo substituída por métodos mais seguros, ágeis e com total validade jurídica. A assinatura digital com certificado eletrônico tornou-se um padrão para muitas empresas e profissionais que precisam autenticar documentos de forma ágil e confiável.
Seja na formalização de contratos comerciais, na entrega de documentos oficiais a óentidades públicas, na validação de notas fiscais eletrônicas ou na troca de informações confidenciais entre empresas, assinar PDFs com certificado digital é uma prática essencial para assegurar a autenticidade e a integridade dos dados.
O que é um certificado digital e para que serve?
Um certificado digital é um arquivo eletrônico emitido por uma Autoridade Certificadora, que vincula a identidade de uma pessoa ou empresa a uma chave criptográfica. De forma simplificada, funciona como um documento de identidade digital que confirma que quem utiliza o certificado é, de fato, quem afirma ser.
Na prática, isso significa que um documento PDF, ou outros formatos, assinado digitalmente (com um certificado emitido por um provedor confiável) tem a mesma validade jurídica que um documento assinado em papel e autenticado em cartório.
Além da equivalência legal, as assinaturas com certificado digital oferecem segurança técnica, pois utilizam criptografia para garantir a integridade do documento. Qualquer alteração não autorizada do PDF após a assinatura invalidará o certificado, sinalizando que o conteúdo foi alterado. Além disso, muitas soluções de assinatura incluem carimbos de tempo que registram o momento exato da assinatura, adicionando uma camada extra de confiabilidade.
Como assinar um PDF com certificado digital passo a passo em multiplataforma
A maioria das empresas assina seus PDFs diretamente pelo computador. Felizmente, o processo para assinar um PDF com certificado digital é muito similar tanto no Windows (PC) quanto no macOS, com pequenas variações na configuração. Confira o passo a passo para cada plataforma:
Assinar PDF no PC com Adobe Acrobat Reader
No Windows, o mais comum é utilizar o Adobe Acrobat Reader DC (gratuito) ou outros leitores de PDF compatíveis com assinaturas digitais. Antes de começar, verifique se o seu certificado digital está instalado no Windows (normalmente no repositório de certificados do navegador ou do sistema) e tenha em mãos a senha correspondente. Em seguida, siga os passos:
- Abra o PDF no Adobe Acrobat Reader. No menu superior, clique em “Ferramentas” e selecione a opção “Certificados” para ativar as opções de assinatura digital.
- Na barra que aparece, clique em “Assinar digitalmente”. O cursor mudará para uma cruz, permitindo que você desenhe um retângulo onde deseja inserir a assinatura e salve o arquivo.
- Aparecerá uma janela para selecionar o seu certificado digital. Escolha o certificado que deseja utilizar para assinar.
- Insira a senha associada ao seu certificado digital (aquela configurada durante a instalação) e clique em “Confirmar”.
- Pronto! O Acrobat adicionará a assinatura digital ao PDF. Para verificar a validade da assinatura, dê um duplo clique sobre a área assinada, selecione “Propriedades da assinatura” e clique em “Validar assinatura”. O Acrobat informará se a assinatura é válida e se o documento está íntegro.
Esses passos podem variar ligeiramente dependendo da versão do Acrobat Reader, mas a sequência Ferramentas > Certificados > Assinar Digitalmente é o padrão. Outros programas no Windows, como Foxit Reader ou Nitro PDF, têm funções semelhantes: detectam o certificado instalado no PC e o utilizam para assinar o PDF em processos quase idênticos.
Assinar um PDF com certificado digital no Mac (macOS)
No Mac, o processo é parecido, mas exige atenção à instalação do certificado no sistema. Em macOS, os certificados digitais são armazenados no Acesso às Chaves (Keychain Access). Após instalar o certificado:
- Baixe e instale o Adobe Acrobat Reader DC para macOS (caso ainda não possua, ele está disponível no site oficial). O Adobe Reader para Mac é gratuito e oferece as mesmas funcionalidades de assinatura que no Windows.
- Abra o documento PDF no Acrobat Reader. Navegue em Ferramentas > Certificados, da mesma forma que no Windows, e siga os passos descritos anteriormente.
Baixe e instale o Adobe Acrobat Reader DC para macOS (caso ainda não possua, ele está disponível no site oficial). O Adobe Reader para Mac é gratuito e oferece as mesmas funcionalidades de assinatura que no Windows.
Abra o documento PDF no Acrobat Reader. Navegue em Ferramentas > Certificados, da mesma forma que no Windows, e siga os passos descritos anteriormente.
Como assinar um PDF com certificado digital pelo celular
Como assinar um PDF com certificado digital pelo celular vem crescendo, e a possibilidade de assinar documentos PDF diretamente de um smartphone tornou-se uma ferramenta muito útil para otimizar processos e garantir a segurança em transações B2B.
A maioria das Autoridades Certificadoras reconhecidas que fornecem soluções de certificados digitais oferece aplicativos que possibilitam a assinatura de PDFs com o celular. De forma geral, o processo é simples:
- Baixe o aplicativo da solução escolhida na loja de aplicativos (App Store ou Google Play).
- Solicite o certificado digital pelo app, preenchendo um formulário com os dados necessários para a emissão.
- Faça o download e instale o certificado no dispositivo móvel através do aplicativo.
- Escolha o documento, aplique a assinatura digital e gere um registro da transação.
Assinatura de documentos com Certificados de assinatura digital da Namirial
A Namirial, como Provedora de Serviços de Confiança, oferece soluções digitais que permitem assinar documentos e acessar de forma segura os serviços online da Administração Pública.
Os certificados de assinatura da Namirial suportam diversos formatos e podem ser utilizados para assinar digitalmente qualquer tipo de arquivo, seja PDF, XML ou outros. Além disso, possibilitam a criação de assinaturas LTV, que permanecem válidas mesmo após a expiração do certificado e a marcação do tempo.
Entre as principais vantagens de contar com os certificados da Namirial, destacam-se:
- Versatilidade de formatos: Permite assinar arquivos em CAdES, PAdES e XAdES, atendendo a diferentes necessidades.
- Segurança reforçada: Os certificados são armazenados em dispositivos físicos (cartões inteligentes, tokens USB ou Bluetooth) ou em servidores HSM de alta segurança
- Flexibilidade de uso: Há certificados de uso único para processos pontuais ou certificados padrão com validade de um a três anos.
- Acesso seguro a serviços online: Podem ser usados para identificação robusta em portais públicos, como os regulados pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e outros normativos.
- Identificação avançada: Assinaturas via SPID ou CIE, garantindo validação rápida e segura.
- Sustentabilidade: A adoção de assinaturas digitais reduz o uso de papel e o impacto ambiental.
A tecnologia da Namirial não só assegura a validade jurídica de cada assinatura, mas também simplifica os processos e promove a sustentabilidade ambiental. É uma solução completa que integra todas as ferramentas necessárias para operar de forma segura, legal e eficiente no ambiente digital. Com a Namirial, você tem a confiança de contar com uma assinatura digital que respalda suas transações e processos empresariais. Saiba mais.
