O que é gestão de documentos?
Um Sistema de Gestão de Documentos (DMS) é um conjunto de softwares que otimiza a gestão, organização, compartilhamento e armazenamento de arquivos, garantindo acesso de qualquer dispositivo. Em outras palavras, é a gerenciamento completo de documentos, do começo ao fim, para garantir o arquivamento correto de todos os tipos de documentos, considerando suas características e necessidades de manuseio específicas, para otimizar a gestão da informação e a conformidade regulatória.
As diretrizes de órgãos como a Agência para a Itália Digital (AGID) e do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) são referências importantes para o DMS. Elas descrevem o processo em três fases: formação, gestão e preservação, cada uma com atividades de complexidade, impacto, natureza, finalidade e efeitos variados, inclusive legais, exigindo diferentes métodos e práticas.
A gestão de documentos é um tema essencial para qualquer empresa que busca mais eficiência no dia a dia. Ela simplifica e acelera processos como gerenciar, organizar, compartilhar e armazenar arquivos, trazendo praticidade para o fluxo de trabalho.
A importância do DMS na gestão de conteúdo empresarial
Quando a gestão de documentos é aplicada em empresas ou organizações estruturadas, recebe o nome de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM, na sigla em inglês). Podemos defini-la como o conjunto de ferramentas que possibilita o gerenciamento de documentos produzidos e recebidos, independentemente do seu formato.
No contexto corporativo, o fluxo de trabalho de documentos, ou seja, o procedimento padronizado pelo qual um documento é adquirido, autenticado, registrado, modificado, compartilhado, arquivado e, eventualmente, excluído, é particularmente relevante.
Com esse fluxo, uma empresa ou organização pode acompanhar o ciclo de vida de um documento de forma eficiente, garantindo sua administração adequada desde a produção até a preservação.
DMS: os 7 benefícios da gestão documental digital
Um bom software de Gestão de Documentos melhora a produtividade e a competitividade. Além disso, aumenta a qualidade do trabalho e facilita a troca de informações, incentivando o compartilhamento imediato dos documentos, o que resulta em economia de tempo.
Confira os sete principais benefícios de um software de gestão documental:
- Reduz o uso de papel e incentiva a sustentabilidade ambiental;
- Diminui os custos ligados ao armazenamento físico de documentos em papel;
- Agiliza o fluxo de documentos e reduz o tempo de busca e envio;
- Um software eficiente assegura que os documentos sejam invioláveis e acessíveis de qualquer lugar pela internet;
- Permite que vários usuários consultem o mesmo documento ao mesmo tempo;
- Garante a confidencialidade das informações com acessos personalizados;
- Reduz custos de gestão, simplifica processos internos e aumenta a eficiência e a competitividade ao minimizar erros;
