No cotidiano de qualquer empresa, a papelada e a assinatura de documentos frequentemente se tornan um obstáculo que consome muitas horas. Felizmente, a assinatura eletrônica permite resolver muitos desses trâmites em questão de minutos, sem a necessidade de imprimir, digitalizar ou esperar.
As empresas que ainda dependem de métodos tradicionais baseados em papel não apenas desperdiçam recursos, mas também perdem oportunidades de negócio diante de concorrentes mais ágeis, que já implementaram soluções digitais como a assinatura eletrônica.
Neste artigo, exploramos cinco situações reais em que assinar digitalmente faz toda a diferença e como essa solução pode ajudar a otimizar o tempo e aproveitar melhor cada oportunidade.
O que é a assinatura eletrônica?
Em termos simples, uma assinatura eletrônica é um método digital de identificar o signatário e manifestar seu consentimento em um documento eletrônico, cumprindo a mesma função da assinatura manuscrita tradicional.
Em vez de usar papel e caneta, a assinatura eletrônica utiliza dados eletrônicos associados ao documento que garantem a identidade do signatário, a integridade do documento e o não repúdio (ou seja, que o signatário não possa negar sua assinatura).
Por exemplo, pode se tratar de um certificado digital, uma senha de uso único enviada por SMS ou até mesmo a assinatura feita em uma tela sensível ao toque. O importante é que ela cumpra os requisitos legais de validação e segurança equivalentes à assinatura de próprio punho na maioria das jurisdições.
Nesse sentido, é importante entender a diferença entre a assinatura digital e a assinatura eletrônica. Frequentemente, ambos os termos são usados indistintamente, mas não são exatamente a mesma coisa. A assinatura eletrônica é um conceito amplo que abrange qualquer mecanismo eletrônico de assinatura, desde um e-mail certificador até uma assinatura biométrica.
Por outro lado, a assinatura digital se refere especificamente a um tipo de assinatura eletrônica baseada em criptografia e certificados digitais que valida a identidade do signatário de forma robusta. Em outras palavras, uma assinatura digital confere autenticidade e integridade por meio de um certificado emitido por uma autoridade confiável, algo como o equivalente digital de mostrar o RG ao assinar.
Tipos de assinatura eletrônica segundo seu nível de segurança e validade jurídica
A legislação atual reconhece diferentes tipos de assinatura eletrônica segundo sua segurança e respaldo legal. As mais relevantes são:
Assinatura eletrônica simples
É a mais básica, usada para transações de baixo risco. Inclui métodos como assinar um documento em PDF e enviá-lo por e-mail ou clicar em “aceito” em um formulário web. Vincula certos dados ao signatário (por exemplo, um endereço de e-mail), mas seu nível de segurança é limitado.Um exemplo seria inserir uma imagem escaneada da assinatura em um documento conveniente, mas com poucas garantias.
Assinatura eletrônica avançada
Oferece maior segurança. Deve identificar de forma inequívoca o signatário, estar vinculada exclusivamente a ele, sob seu controle, e detectar qualquer modificação posterior do documento.
Na prática, geralmente é implementada por meio de plataformas que enviam códigos OTP ao telefone do signatário, dados biométricos (como a assinatura feita com validação de padrão) ou certificados na nuvem.
A assinatura eletrônica avançada garante que o documento não foi alterado e tem forte validade legal em ambientes empresariais.
Assinatura eletrônica qualificada
É a de maior nível de segurança, equiparável por lei à assinatura manuscrita reconhecida em cartório, conforme a legislação brasileira, como a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e o Decreto nº 10.543/2020. Requer o uso de um certificado digital qualificado emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pelo ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) e um dispositivo seguro de criação de assinaturas (como um token criptográfico ou e-CPF/e-CNPJ).
Este tipo é, essencialmente, uma assinatura digital no sentido estrito: cada vez que alguém a usa, sua identidade é verificada previamente por uma entidade certificadora. As empresas a utilizam em situações que demandam máxima confiança e conformidade, (por exemplo, a entrega de demonstrações financeiras à Receita Federal ou ao Registro Público).
Em todos os casos, o objetivo comum das diferentes assinaturas eletrônicas é agilizar e assegurar os processos de assinatura. Para as empresas que buscam eficiência operacional, obter a assinatura eletrônica adequada às suas necessidades específicas pode fazer uma diferença significativa em diversas situações críticas do dia a dia. Vejamos como se aplica na prática:
Assinatura eletrônica: 5 situações cotidianas onde economiza tempo de verdade
1. Onboarding de novos clientes e contratação de serviços instantaneamente
Em setores como bancos, seguros, utilities ou telecomunicações (Telco), um caso típico é a assinatura de contratos ou formulários quando se cadastra um novo cliente. Abrir uma conta bancária, contratar uma apólice de seguro, aderir a serviços de energia elétrica ou gás, ou assinar um plano de telefonia são trâmites que tradicionalmente envolviam preencher muitos formulários e, frequentemente, a presença física do cliente para registrar sua assinatura.
Com a assinatura eletrônica, todo esse processo pode ser concluído em minutos e de forma 100% remota, o que representa uma economia de tempo enorme. Assim que o documento é assinado eletronicamente, o sistema notifica automaticamente o gestor para sua validação.
O resultado? Um processo que antes podia requerer vários dias (entre idas e vindas à agência) agora é concluído em poucos minutos.
2. Fechamento de vendas e acordos comerciais mais rápidos
A assinatura eletrônica agiliza enormemente a fase final do ciclo de vendas ao encurtar o tempo de assinatura de contratos comerciais, propostas ou pedidos.
Antes, após uma feira comercial ou reunião, o vendedor enviava a proposta por e-mail e o cliente tinha que imprimir, assinar, escanear e devolvê-la. Esse processo podia levar uma ou duas semanas. Tempo suficiente para a oportunidade esfriar o interesse.
Com a assinatura eletrônica, tudo muda. O representante pode levar um tablet com um aplicativo de assinatura eletrônica. Se o cliente disser “sim”, o contrato é apresentado no momento e a assinatura é feita instantaneamente, sem papelada nem esperas.
Em questão de minutos, o acordo é fechado e assinado eletronicamente, ali mesmo. E se não for possível assinar instantaneamente, enviar o documento por uma plataforma de assinatura digital também acelera o processo: o cliente recebe um link seguro e pode assinar do seu dispositivo naquele mesmo dia.
3. Gestão de RH e incorporação de colaboradores sem burocracia
A área de Recursos Humanos (RH) de uma empresa lida com uma grande quantidade de documentos que requerem assinatura: contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, formulários de admissão, políticas internas, solicitações de férias, atestados médicos, entre outros.
Digitalizar essas gestões com assinatura eletrônica proporciona uma economia de tempo imediata em cada processo. Por exemplo, ao contratar um novo colaborador, o RH pode enviar o contrato de trabalho e demais documentos de boas-vindas para que ele assine eletronicamente antes mesmo do primeiro dia de trabalho. O candidato não precisa mais imprimir nada nem se deslocar apenas para “assinar o contrato”; tudo pode ser feito do seu computador ou celular.
De fato, agilizar a contratação e evitar trâmites lentos pode fazer a diferença para que um candidato não aceite a oferta de outra empresa com processos mais rápidos.
4. Processos de compras e acordos com fornecedores eficientes
Outra área onde a assinatura eletrônica agrega grande valor é na gestão de compras e relações com fornecedores. Em setores com um alto volume de transações, como varejo, indústria ou telecomunicações, integrar a assinatura digital no ciclo de compras permite agilizar a formalização de contratos, pedidos e acordos, reduzindo os tempos de resposta e melhorando a eficiência operacional. Tudo isso, sem a necessidade de papel nem reuniões presenciais.
Além disso, assinar documentos eletronicamente otimiza os fluxos de trabalho, já que tudo fica centralizado e arquivado digitalmente, facilitando também as auditorias ou consultas futuras a esses contratos sem ter que procurar papéis físicos.
5. Aprovações internas e assinatura mobile
A assinatura eletrônica não apenas agiliza as relações com clientes e fornecedores; também melhora significativamente os processos internos. Em qualquer organização, é comum que diretores e responsáveis devam assinar documentos com frequência: aprovações, relatórios, planos, atas, entre outros.
Graças à assinatura eletrônica, não é mais necessário esperar que eles estejam fisicamente disponíveis para validar documentos. Eles podem revisar e assinar de qualquer lugar e dispositivo, mantendo o fluxo de trabalho sem interrupções.
Isso elimina situações como o atraso em aprovações internas por agendas ocupadas ou viagens. Além disso, facilita a colaboração entre equipes distribuídas em diferentes sedes ou regiões, ao permitir a assinatura conjunta de documentos de forma ágil e segura.
Em definitiva, desde o nível operacional até a alta direção, a assinatura eletrônica proporciona flexibilidade, agilidade e eficiência na gestão diária, permitindo que os profissionais se concentrem em tarefas estratégicas e não em trâmites administrativos.
Outros benefícios estratégicos para as empresas
A implementação de um sistema de assinaturas eletrônicas vai além da evidente economia de tempo:
- Segurança reforçada: Os mecanismos de autenticação robusta minimizam o risco de fraude e falsificação de identidade.
- Conformidade normativa: Garante a adaptação às regulamentações vigentes em matéria de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
- Sustentabilidade: Reduz drasticamente o consumo de papel, alinhando-se aos objetivos ESG (Ambiental, Social e de Governança).
- Rastreabilidade completa: Permite auditar todo o ciclo de vida documental, desde a criação até a assinatura e o arquivamento.
- Integração com sistemas existentes: Complementa e potencializa as soluções tecnológicas já implementadas, como sistemas de gestão documental (GED) e CRMs.
Como você pode ver, a assinatura eletrônica não apenas agiliza processos, mas também oferece benefícios estratégicos cruciais para a empresa.
Como obter uma assinatura eletrônica?
Se você está considerando implementar a assinatura eletrônica na sua empresa, saiba que o processo é mais simples do que parece.
Hoje em dia, muitas organizações já confiam em soluções profissionais que permitem criar, enviar e gerenciar assinaturas eletrônicas de forma segura e legal. Basta escolher um provedor confiável, fazer uma configuração inicial e começar a assinar digitalmente em minutos.
Na Namirial, oferecemos soluções de assinatura eletrônica adaptadas a cada necessidade: desde assinaturas eletrônicas simples até avançadas e qualificadas, com suporte técnico, conformidade normativa e total integração com seus sistemas. Saiba mais aquí.
