Signaturebene je nach Anwendungsfall
Um die geeignete Signaturart für Ihre spezifischen Bedürfnisse auszuwählen, ist es wichtig, die verschiedenen Stufen der elektronischen Signaturen und ihre rechtlichen sowie praktischen Implikationen zu verstehen. Elektronische Signaturen reichen von einfachen über fortgeschrittenen bis zu qualifizierten Signaturen, jeweils mit unterschiedlichen Sicherheits- und Vertrauensstufen.
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie den Kontext und die rechtlichen Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche berücksichtigen. Eine sorgfältige Analyse der verschiedenen Signaturarten hilft Ihnen, die für Ihre Zwecke optimale Lösung zu wählen, um sowohl rechtliche Konformität als auch betriebliche Effizienz sicherzustellen.
Welche Ebenen von e-Signaturen gibt es?
1.Einfache elektronische Signatur (EES): Diese Form der Signatur bietet ein grundlegendes Maß an Sicherheit und Authentizität. Sie ist ideal für interne Dokumente oder solche, die ein geringes Risiko für Datenmissbrauch tragen. Beispiele könnten das Unterzeichnen von Protokollen oder die Zustimmung zu allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) sein. Hier wird die Identität des Unterzeichnenden nicht explizit geprüft.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Diese Variante bietet ein höheres Maß an Sicherheit, da sie eindeutig mit dem Unterzeichnenden verknüpft ist und Veränderungen am Dokument nach der Signierung erkennbar macht. Fortgeschrittene Signaturen sind bestens für rechtlich relevante Dokumente geeignet, bei denen ein gewisser Schutz vor Manipulation erforderlich ist, wie zum Beispiel Verträge oder Bestellungen. Auch unbefristete Arbeitsverträge oder Arbeitnehmerüberlassungen (allerdings nicht in Branchen, die unter das Schwarzarbeitsgesetz fallen) können mit einer FES unterzeichnet werden.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Als die höchste Stufe der elektronischen Signaturen bietet die QES die gleiche Rechtswirksamkeit wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie ist für Dokumente notwendig, die eine hohe rechtliche Absicherung erfordern, wie befristete Arbeitsverträge oder wichtige Verträge, und wird durch ein qualifiziertes Zertifikat unterstützt.
Wenden Sie sich an unsere Lösungsexpert:innen, um zu erfahren, wie Sie mit unseren drei Arten von eIDAS-konformen elektronischen Signaturen und Stempeln Ihre digitalen Transaktionen über alle Ihre Dokumente hinweg einfach, konform und ohne Einbußen bei der Umstellung sichern können.
Wann reicht die Ebene der Einfachen Signatur?
Eine einfache elektronische Signatur (EES) ist oft ausreichend, wenn es um Dokumente mit einem niedrigeren Risiko geht, die keine erhöhte Sicherheit oder spezielle Authentizität erfordern. Diese Signaturart eignet sich besonders für Anwendungsfälle, in denen die Schnelligkeit und Einfachheit des Unterschreibens entscheidend sind und das rechtliche Risiko als gering betrachtet wird.
Beispiele für Situationen, in denen eine einfache Signatur ausreicht, umfassen die Zustimmung zu allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) oder standardisierte Erklärungen, bei denen keine sensiblen personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Auch im Rahmen interner Prozesse wie der Genehmigung von Berichten und internen Protokollen ist die EES oft ausreichend.
Ein weiterer Vorteil der einfachen elektronischen Signatur ist ihre leichte Implementierung, da sie keine komplexen Zertifizierungsprozesse oder zusätzliche technische Sicherheitsmaßnahmen erfordert. Dies macht sie zu einer kostengünstigen Lösung für Unternehmen, die ihre administrativen Abläufe digitalisieren wollen, ohne in umfangreiche Technologieinvestitionen zu tätigen.
Dennoch ist es wichtig, die rechtlichen und geschäftlichen Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens zu prüfen, bevor Sie sich für den Einsatz einer EES entscheiden, um sicherzustellen, dass diese den spezifischen Anforderungen entspricht und ausreichend Schutz bietet.
Wann sollte man die Ebene der Fortgeschrittenen elektronischen Signatur verwenden?
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) sollte verwendet werden, wenn Ihr Dokument ein höheres Maß an Sicherheit und Integrität erfordert, aber nicht die höchste Sicherheitsstufe, wie bei einer qualifizierten elektronischen Signatur, notwendig ist. Die FES bietet zusätzliche Funktionen, die über die einfache elektronische Signatur hinausgehen, wie eine stärkere Verknüpfung mit dem Unterzeichner und die Fähigkeit, Änderungen am Dokument nach der Unterschrift zu erkennen.
Ein solches Maß an Sicherheit ist besonders wichtig in geschäftlichen und rechtlichen Kontexten, wo die Identität des Unterzeichnenden nachweislich mit der Signatur verknüpft sein muss.
Typische Anwendungsfälle für eine FES sind:
- Vertrauliche Geschäftsverträge: Verträge zwischen Partnern, die eine gewisse rechtliche Absicherung benötigen, um Manipulationen zu vermeiden.
- Genehmigungen und Bestellungen: Falls es notwendig ist, den Genehmigungsprozess zu dokumentieren und nachzuweisen, dass der Unterzeichnende autorisiert war.
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge (ANÜ) oder unbefristete Arbeitsverträge: Streng genommen reicht hier seit dem 1.1.2025 die Textform – das heißt, eine Einfache Elektronische Signatur wäre theoretisch ausreichend. In der Praxis ist dies allerdings nicht zu empfehlen, da im Streitfall die Beweiskraft einer e-Mail oder von eingescannten Unterschrift nur sehr gering ist. Führende Arbeitsrechtler:innen empfehlen daher, diese Vorgänge mit einer FES abzuschließen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
- Interne Unternehmensdokumente: Für die Validierung und Verfolgung von Protokollen und interner Kommunikation, besonders wenn diese Daten kritische Geschäftsprozesse betreffen.
Die fortgeschrittene Signatur nutzt kryptographische Methoden, um sicherzustellen, dass der Unterzeichnende eindeutig identifiziert werden kann und dass das Dokument nicht unbemerkt geändert wurde. Zu diesen Techniken gehört die Verwendung von Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Zertifikaten, die sicherstellen, dass die Signatur fest mit der dokumentierten Handlung verbunden ist.
Die Wahl einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Benutzerfreundlichkeit und rechtlicher Zuverlässigkeit, ohne die Komplexität und Kosten einer qualifizierten elektronischen Signatur zu erreichen. Diese Signaturart eignet sich somit hervorragend für Unternehmen, die einen erhöhten Schutz für sensible Transaktionen suchen, aber noch keine höchst formalisierten Anforderungen haben.
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Wann braucht es die Ebene der Qualifizierten Elektronischen Signatur?
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist erforderlich, wenn Dokumente sowohl höchstmögliche rechtliche Gültigkeit als auch maximale Sicherheit benötigen und die gesetzlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt sein sollen. Sie stellt die höchste Form der elektronischen Signatur dar und wird insbesondere in rechtlich streng regulierten Bereichen eingesetzt, wo der Nachweis der Authentizität und Integrität der Unterschrift unabdingbar ist.
Die QES ist für folgende Situationen und Dokumentarten besonders relevant:
- Befristete Arbeitsverträge: Bei befristeten Arbeitsverträgen braucht es die QES, um einen solchen Vertrag rechtswirksam zu unterzeichnen.
- Behördliche Vorgänge: Dokumente, die in der Interaktion mit staatlichen Stellen erforderlich sind, beispielsweise Anträge, die rechtliche Konsequenzen haben können, benötigen oft eine QES.
- Wichtige Finanztransaktionen: Verträge oder Dokumente, die in großen Finanztransaktionen oder im Bankengewerbe zum Einsatz kommen, verlangen nach der höchsten Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Ein Beispiel hierfür ist die Baufinanzierung, die ebenfalls komplett durch eine QES abgebildet werden kann.
Der Einsatz einer QES bedeutet, dass die Signatur unter Verwendung eines qualifizierten Zertifikats erstellt wurde, das von einer zertifizierten Vertrauensdiensteanbieterin ausgestellt ist. Zudem muss die Signaturerstellung auf einem besonders sicheren Weg geschehen, meistens über ein sicheres Signaturerzeugungssystem, das Manipulationen verhindert.
Die Einführung einer qualifizierten elektronischen Signatur in Ihre Geschäftspraktiken bietet Ihnen nicht nur die notwendige rechtliche Absicherung bei kritischen Dokumenten, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner:innen und Kund:innen, indem sie die Seriosität und die verlässliche Dokumentation Ihres Unternehmens zeigt.
Achtung: Es gibt allerdings auch Fälle, bei denen die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen wird und auch keine QES zum Einsatz kommen darf. Das betrifft zum Beispiel Arbeitsverträge in Branchen, die unter das Schwarzarbeitsgesetz fallen.
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