Was ist die einfache elektronische Signatur der eIDAS-Verordnung?
Definition der einfachen elektronischen Signatur
Die einfache elektronische Signatur, wie sie in der eIDAS-Verordnung definiert ist, ist eine elektronische Methode, mit der digitale Dokumente schnell und effizient signiert werden können. Sie zeichnet sich durch ihre einfache Implementierung und Zugänglichkeit aus. Sie bietet jedoch nicht das Sicherheits- und Authentifizierungsniveau der anderen elektronischen Signaturen der eIDAS-Verordnung, d. h. der fortgeschrittenen oder qualifizierten Signaturen.
Die einfache elektronische Signatur beruht im Wesentlichen auf elektronischen Daten, die als Signaturmittel verwendet werden. Aus technischer Sicht kann dies Elemente wie ein Kontrollkästchen auf einer Online-Schnittstelle, eine Bestätigungs-E-Mail oder ein einfaches Signaturbild, das in eine PDF-Datei eingebettet ist, umfassen. Obwohl dies die grundlegendste Methode ist, stellt sie einen ersten Schritt zur Entmaterialisierung von Verwaltungs- und Geschäftsprozessen dar .
2023 wird die Namirial-Gruppe im IDC-Bericht MarketScape Worldwide 2023 neben Adobe und Docusign als führender Anbieter in der Kategorie Anbieter von Software für elektronische Signaturen genannt.
Herausforderungen und Vorteile
Die Auswirkungen rund um die einfache elektronische Signatur sind vielfältig. Zunächst einmal ist sie Teil der Dynamik der digitalen Transformation und entspricht der wachsenden Nachfrage nach Schnelligkeit und Effizienz bei beruflichen und persönlichen Interaktionen. Ihre Annahme durch die eIDAS-Verordnung stärkt somit die Gültigkeit elektronischer Transaktionen innerhalb der Europäischen Union.
Die Vorteile, die sie bietet, umfassen eine einfache Implementierung und geringe Kosten für Zeit und Infrastruktur, was sie zu einer attraktiven Wahl für Organisationen aller Größen macht. Hier einige spezifische Vorteile :
- Zugänglichkeit und User Experience (UX): Die einfache elektronische Signatur ist einfach zu verwenden und erfordert weder fortgeschrittene technische Fähigkeiten noch zusätzliche Geräte, wodurch sie für ein breites Publikum zugänglich ist.
- Betriebliche Effizienz und Kosteneinsparungen: Durch die Erleichterung der Digitalisierung werden nicht nur die Kosten für physische Prozesse wie Druck und Lagerung gesenkt, sondern auch die Produktivität durch schnellere Bearbeitungszeiten gesteigert.
- Eignung für alltägliche Transaktionen: Sie eignet sich hervorragend für Dokumente und Vereinbarungen, die kein hohes Maß an Sicherheit erfordern, wie interne Kommunikation oder Online-Kaufvereinbarungen mit geringem Wert.
- Branchenübergreifende Flexibilität: Ob im E-Commerce, im Bankwesen oder in der öffentlichen Verwaltung – dank ihrer Flexibilität kann sie sich an viele digitale Umgebungen anpassen.
Angesichts der zunehmenden Sicherheitsbedenken sollte die einfache elektronische Signatur jedoch mit Bedacht eingesetzt werden, insbesondere bei heiklen Dokumenten oder Dokumenten, die eine strenge Einhaltung bestehender Vorschriften erfordern.
Welche Verwendungszwecke gibt es für die einfache elektronische Signatur?
Für die einfache elektronische Signatur gibt es zahlreiche Anwendungsfälle in verschiedenen Bereichen, in denen Schnelligkeit und Bequemlichkeit wichtiger sind als strikte Sicherheit. Sie wird in Kontexten eingesetzt, in denen Transaktionen nur eine geringe Validierung erfordern und die damit verbundenen Risiken begrenzt bleiben.
Im E-Commerce wird sie häufig verwendet, um Online-Käufe zu authentifizieren oder den AGB zuzustimmen und so die Kundenreise zu vereinfachen. In Unternehmen wird sie häufig für die Genehmigung interner Prozesse verwendet, z. B. für die Bestätigung von Berichten oder Ankündigungen.
Im Immobiliensektor ermöglicht die einfache Unterschrift z. B. die Bestätigung des Übergabeprotokolls einer Wohnung, die Unterzeichnung von Mietverträgen oder auch von Kaufabsichtserklärungen.
Im Personalwesen werden Arbeitsverträge oder deren Ergänzungen sowie bestimmte interne Verfahren zur Beantragung von Urlaub mithilfe der einfachen Signatur der Stufe 1 unterzeichnet.
Im Finanz- und Versicherungswesen schließlich wird sie häufig verwendet, um Verträge zur Eröffnung eines Bankkontos, Dokumente für Mikrokredite oder risikoarme Privatkredite zu unterzeichnen oder auch um eine Zusatzkrankenversicherung abzuschließen.
Wenden Sie sich an einen unserer Lösungsexperten, um zu erfahren, wie Sie mit unseren vier Arten von eIDAS-konformen elektronischen Signaturen und Stempeln Ihre digitalen Transaktionen über alle Ihre Dokumente hinweg einfach, konform und ohne Einbußen bei der Umstellung sichern können.
Welchen rechtlichen Wert hat eine einfache elektronische Signatur?
Der rechtliche Wert der einfachen elektronischen Signatur gemäß dem Rahmen der eIDAS-Verordnung ist zwar authentisch und rechtlich anerkannt, weist jedoch gewisse Einschränkungen hinsichtlich des Beweisstandards im Streitfall auf. Ihre Legitimität hängt weiterhin von ihrer Fähigkeit ab, einen Unterzeichner eindeutig mit der durchgeführten Annahme- oder Genehmigungsaktion zu verbinden.
Als dokumentarischer Beweis wird sie in der gesamten Europäischen Union akzeptiert, aber sie verfügt nicht über die automatische Zuverlässigkeitsvermutung, die für fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen typisch ist. Daher ist es wichtig, über zusätzliche Unterlagen zu verfügen, um die Echtheit der elektronisch signierten Urkunde auf einfache Weise zu belegen.
Brauchen Sie mehr Sicherheit?
Wenn Sie wichtige Transaktionen durchführen oder Verträge unterzeichnen wollen, die einen hohen Wert haben oder potenziell rechtlich riskant sind, ist die Verwendung fortgeschrittener oder qualifizierter elektronischer Signaturen sehr zu empfehlen, da sie eine höhere Überprüfbarkeit und Sicherheit bieten. Das bedeutet nicht nur, dass Sie die gesetzlichen Vorschriften besser einhalten, sondern auch, dass Sie beruhigter sein können, was die Dauerhaftigkeit der vertraglichen Verpflichtungen betrifft.
Welche Lösung für eine einfache elektronische Signatur?
eSignAnywhere, die Lösung der Namirial Group
Namirial eSignAnyWhere (eSAW) ist eine Lösung zur Verwaltung digitaler Transaktionen (Digital Transaction Management, DTM), die komplexe Signaturprozesse vereinfachen soll. Das System basiert auf Organisationsstrukturen, die Benutzer, Teams, Rollen und Berechtigungen umfassen und es ermöglichen, Dokumente zu erstellen, zu verfolgen, zu bearbeiten und Erinnerungen an zu unterzeichnende Dokumente zu versenden. Die Benutzer können Dokumente erstellen oder importieren, Entwürfe oder Vorlagen speichern, Felder zum Unterschreiben und Ausfüllen einfügen sowie Aufgaben und Fristen zuweisen.
Der Absender hat die Möglichkeit, verschiedene Arten von Signaturen zu verlangen, einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen, und zwar auf unterschiedliche Weise: klicken, zeichnen, tippen, mit einer biometrischen Signatur, aus der Ferne oder mit einem Wechsel unterschreiben. Die Unterzeichner erhalten die Dokumente per E-Mail und können sie mit einer einfachen Geste unterzeichnen, auch wenn sie sich an verschiedenen Orten befinden. Die Unterschriften können sequentiell oder parallel organisiert werden. Jede Interaktion wird mithilfe einer Audit-Datei verfolgt und dokumentiert, die aufzeichnet, wer, wann und was unterschrieben hat.
Das Digital Transaction Management (DTM) ist vor Ort, in der privaten oder gemeinsam genutzten Cloud verfügbar und lässt sich mithilfe von REST-APIs und Rückrufmechanismen (Webhooks) leicht in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens integrieren.
Die Vorteile unserer Lösung
Namirial eSignAnyWhere bietet eine Reihe bemerkenswerter Vorteile :
- Höhere Effizienz: Optimiert die Arbeitsabläufe für eine schnellere Abwicklung von Integrations- und Vertragsunterzeichnungsprozessen.
- Online-Hilfe: Ein integrierter Benutzerleitfaden und Online-Support begleiten Organisatoren und Unterzeichner Schritt für Schritt.
- Intuitive Omnichannel-Schnittstelle: Ermöglicht die Verwaltung komplexer Unterschriftenströme über verschiedene Kanäle hinweg.
- Sparsamkeit und Nachhaltigkeit: Reduziert die mit Reisen und Papierverbrauch verbundenen Kosten und verringert die Umweltbelastung.
- Gültigkeit und Sicherheit: Gewährleistet die volle Rechtsgültigkeit jeder Unterschrift mit verschlüsselter Kommunikation, Multifaktor-Authentifizierung und starker Verschlüsselung biometrischer Signaturen.
- Integration und Anpassung: Lässt sich problemlos in bestehende Infrastrukturen integrieren und bietet Anpassungsoptionen für Logo, grafisches Erscheinungsbild, Text und E-Mail-Vorlagen.
Namirial, führender Anbieter von qualifizierten Vertrauensdiensten und Verwaltung digitaler Transaktionen
Namirial ist ein multinationales Unternehmen, das sich auf qualifizierte Vertrauensdienstleistungen und Technologielösungen spezialisiert hat, die Unternehmen, Freiberufler, öffentliche Verwaltungen und Bürger bei der Verwaltung digitaler Transaktionen unterstützen .
Der Konzern befindet sich im Besitz des Investmentfonds Ambienta Sgr, beschäftigt rund 900 Mitarbeiter in seinen 30 Niederlassungen in Europa, Lateinamerika und Asien und ist in über 85 Ländern tätig, mit einem Netzwerk von über 150 Geschäftspartnern weltweit. Als QTSP-qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter steht Namirial auf der Vertrauensliste der EU , die den Anforderungen von eIDAS und eIDAS 2 entspricht.
🏆 Im Jahr 2024 platziert Aragon Research Globe™ Namirial zum achten Mal in Folge in der Kategorie Leader unter den 20 weltweit führenden Anbietern von Digital Transaction Management (DTM) auf der Grundlage der Leistung der von uns angebotenen Lösungen und der Effektivität unserer Strategie.
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