Votre entreprise traite un grand nombre d’e-dossiers et vous cherchez à optimiser ce processus ? L’automatisation de la vérification des pièces justificatives peut être la solution dont vous avez besoin. En effet, grâce à l’Intelligence Artificielle, cette tâche fastidieuse et chronophage peut être réalisée de manière efficace, rapide et complètement sécurisée. Selon une étude conduite par Forbes, automatiser la procédure peut réduire de près de 90 % le temps nécessaire pour vérifier les documents !
Et si vous êtes dans un secteur fortement réglementé comme les banques ou les assurances, l’automatisation permet de mieux se conformer à la réglementation liée au KYC (Know Your Customer). En délégant la procédure à une machine, vous réduisez considérablement le risque d’erreur et les tentatives de fraudes documentaires. Vous vous assurez ainsi que votre entreprise respecte les exigences de lutte contre la fraude, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB-FT).
Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? Est-ce adapté à votre secteur d’activité ?
Qu'est-ce que la vérification automatisée de pièces justificatives ?
Qu'est-ce qu'une pièce justificative ?
Il s’agit de l’ensemble des documents qui permettent de prouver l’identité et les informations fournies par un client. Ces preuves peuvent être diverses, tels que des passeports, des cartes d’identité, des factures, des relevés bancaires, des fiches de paie, etc. Elles sont utilisées dans de nombreux secteurs, notamment dans les services financiers, l’assurance, l’immobilier, etc.
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Quels sont les avantages du contrôle automatique des pièces justificatives ?
L’objectif du contrôle documentaire est avant tout de déceler les éventuelles tentatives de fraude : s’assurer que les justificatifs présentés appartiennent bien à la personne émettrice, qu’ils ne sont pas falsifiés et qu’ils correspondent aux document demandés. L’automatisation grâce à l’IA offre plusieurs avantages :
Réglementaire et sécuritaire
Automatiser la vérification des preuves documentaires permet de garantir une conformité à la procédure KYC afin de répondre aux exigences LCB-FT. En effet, si le traitement manuel peut être source d’erreurs (l’humain est faillible), l’utilisation de l’Intelligence Artificielle permet des taux de détection frôlant les 100%, s’assurant ainsi que les documents fournis par les clients sont bien authentiques et valides et que ces derniers sont bien qui ils prétendent être.
Opérationnel
D’un point de vue opérationnel, son industrialisation permet de simplifier et de fluidifier le processus de vérification de l’identité des clients. Elle permet également de réduire considérablement le temps nécessaire au contrôle des documents, ce qui permet de traiter un plus grand nombre de dossiers en un temps record.
Financier
Enfin, elle permet de réaliser des économies importantes pour l’entreprise. En effet, elle permet de réduire les coûts liés à la vérification manuelle des preuves documentaires, notamment en termes de main-d’œuvre. Elle permet également de réduire les risques de litiges avec les clients, ce qui peut avoir un impact positif sur la relation client.
Quels documents peuvent être vérifiés par l'IA ?
Si ce processus peut concerner une grande variété de preuves documentaires, les pièces les plus fréquemment vérifiées sont celles liées à l’identité du client, telles que la carte nationale d’identité, le passeport, le permis de conduire ou encore le titre de séjour.
Outre les papiers d’identité, les entreprises peuvent également automatiser la vérification de de preuves documentaires relatifs à la situation financière du client, tels que les relevés bancaires, les bulletins de salaire ou encore les avis d’imposition. Ces derniers sont particulièrement importants pour les entreprises du secteur de l’assurance ou de la finance, qui doivent s’assurer que leurs clients sont solvables et capables de rembourser leurs dettes.
Enfin, les contrôles automatiques peuvent également concerner des documents relatifs au domicile du client, tels que les factures d’eau, de gaz ou d’électricité, ainsi que les quittances de loyer ou les actes de propriété. Ces derniers permettent de vérifier l’adresse du client et de s’assurer qu’il réside bien à l’endroit indiqué.
Comment fonctionne la vérification automatisée de pièces justificatives par IA ?
Vérification de documents : étapes et validation
Le processus se déroule en 4 étapes et commence par le téléchargement des justificatifs par le prospect. L’Intelligence Artificielle prend alors le relais pour vérifier :
- La qualité de l’image : Le document photocopié, par scanner ou par capture d’écran, doit être lisible et toutes les informations doivent être clairement visibles. Cette phase va donc s’assurer de contrôler la résolution de l’image, son niveau de flou et de bruit et enfin son niveau de luminosité et de contraste.
- Le type et la validité des documents transmis : Ils doivent être conformes aux exigences réglementaires et qu’ils sont valides. Ainsi, cette 2ème phase permet de s’assurer que les justificatifs transmis sont bien ceux qui sont attendus pour le traitement du dossier (Carte d’Identité Nationale (CNI), passeport, RIB, facture d’électricité…)
- La cohérence des données papier avec le dossier : Cette étape permet de s’assurer que les informations fournies par le client lors de la soumission du formulaire sont cohérentes avec les photocopies transmises. Ainsi, par exemple, son nom, prénom ou date de naissance doivent être similaires.
- L’authenticité des documents transmis : Pour cette dernière partie, l’utilisation d’outils technologiques permet de vérifier la validité des preuves documentaires et de s’assurer qu’elles n’ont pas été falsifiés.
À l’issue de ces 4 phases, si toutes les conditions ont été validées, l’e-dossier peut être transmis au service chargé de traiter la demande et son propriétaire peut apposer sa signature sur l’e-contrat.
Quels sont les outils nécessaires pour automatiser le processus ? Focus sur l'IA
L’automatisation de la vérification des justificatifs est rendue possible grâce à l’intégration de technologies avancées telles que l’Intelligence Artificielle (IA). L’IA permet de traiter de grandes quantités de données en peu de temps et d’effectuer des analyses précises et fiables.
Pour automatiser ce processus, il est nécessaire de disposer d’une solution logicielle qui intègre des algorithmes d’analyse d’image et de reconnaissance optique de caractères (OCR). Ce service, notamment proposé par Netheos, permet de capturer les informations contenues dans le document et de les comparer avec les informations fournies par le client.
La solution logicielle doit également être capable de traiter les données de manière sécurisée et confidentielle dans le respect de la réglementation sur la protection des données sur le web (RGPD). Par ailleurs, elles ne doivent être accessibles qu’aux membres autorisés de l’entreprise.
Enfin, la solution numérique d’IA doit être en mesure de fournir une UX de qualité. Les clients doivent être en mesure de soumettre leurs documents en ligne de manière simple et rapide, et de suivre l’état de leur dossier en temps réel.
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