Le processus KYC, ou Know Your Customer (Connaître Votre Client en français), est une procédure standard utilisée par les institutions financières et autres entreprises pour vérifier l’identité de leurs clients et évaluer les risques potentiels liés à la relation d’affaires. Le KYC est essentiel pour prévenir la fraude, le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et d’autres activités illégales.
Processus KYC en 7 étapes
Pour mettre en place un processus de connaissance client, il est nécessaire de suivre 7 étapes afin d’assurer une vérification précise et fiable des clients :
1. Collecte des documents KYC
La première étape consiste à collecter des données sur vos clients potentiels puis de les vérifier. L’objectif est alors de créer un dossier contenant certaines informations personnelles du client ainsi que ses <b>documents KYC</b>. Si ce dernier est un individu vous devez (à minima) demander via un formulaire son nom complet, son adresse, sa date et son lieu de naissance, ses informations de contact (numéro de téléphone, email) ainsi que son pays de résidence. Pour compléter ces renseignements et en vérifier l’exactitude, vous devrez également collecter des documents KYC tels que des pièces d’identité (passeport, CNI, permis de conduire) et les justificatif de domicile (factures de services publics, relevés bancaires…).
2. Vérification de l'identité
Les informations fournies par le client sont vérifiées par rapport aux documents KYC soumis. Cela peut également inclure des vérifications supplémentaires auprès de bases de données publiques et de listes de sanctions. Afin d’automatiser ce processus, il est recommandé d’utiliser des solutions de vérification par IA telles que Netheos ID qui permet, en 3 secondes, un contrôle complet en 4 points : qualité, type, cohérence et authenticité du document. Pour certaines entreprises fortement réglementées telles que les banques, l’assurance ou la crypto, une 2ème étape consiste à s’assurer de l’authenticité de leurs clients en comparant la photo de leur document d’identité avec leur visage grâce à l’utilisation d’outils de reconnaissance faciale telle que la technologie Facematch de Netheos.
3. Compréhension de la relation d'affaires
Lors de cette étape, vous devez comprendre pourquoi le client souhaite utiliser vos produits ou services et comment il a l’intention de les utiliser. Vous devez collecter des renseignements sur les types, la taille et la fréquence des transactions prévues ainsi que sur les pays impliqués dans ces transactions. Cette compréhension vous aidera à détecter toute activité suspecte potentiellement liée au blanchiment d’argent.
4. Évaluation des risques
La prochaine étape consiste à évaluer le niveau de risque posé par chaque client. Pour ce faire, vous devrez être en mesure de répondre à différentes questions. En voici des exemples :
- Est-il une personne politiquement exposée (PPE) ?
- Dirige t-il une société qui présente un risque élevé de criminalité financière ?
- Cherche t-il à réduire ses obligations fiscales de manière suspecte ?
- Est-il intéressé par un service considéré comme étant à haut risque ?
5. Surveillance continue
Le KYC n’est pas un processus unique. Les institutions doivent constamment surveiller les transactions des clients pour détecter des activités suspectes ou des changements importants dans les informations du client.
6. Mise à jour des données clients : la remédiation KYC
Les informations sur les clients changent avec le temps, il est donc obligatoire de revoir et de mettre à jour régulièrement les données pour garantir leur exactitude. C’est ce qu’on appelle la remédiation KYC. Pour vous donner un exemple, si en raison d’un nouveau poste ou d’une nomination un client devient dirigeant d’un business présentant un haut risque de criminalité financière, vous devrez mettre à jour son niveau de risque et collecter des infos supplémentaires.
7. Conservation des données
Selon les réglementations en vigueur, les entités assujetties doivent conserver les documents KYC pendant un certain nombre d’années après la fin de la relation d’affaires. En France, la durée de conservation des données relatives aux obligations de vigilance est fixée par la loi à 5 ans.
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Les documents et informations à collecter pour un dossier KYC complet
L’article R. 561-12 du CMF impose aux établissements professionnels assujettis de “recueillir et analyser les éléments d’information nécessaire à la connaissance de l’objet et de la nature de la relation d’affaires” afin se conformer au règlement LCB-FT. Pour obtenir ces informations, les entreprises utilisent des formulaires ou fiches KYC, complétés par la collecte de documents KYC. Ces infos clients permettent de constituer un dossier KYC complet.
Formulaires KYC : quelles sont les informations fondamentales à collecter ?
Que la collecte de leur data se fasse par le biais d’un formulaire KYC en ligne ou d’une fiche en version papier, les informations essentielles à collecter sont généralement les mêmes. Elles se divisent en deux, selon la nature du client : physique ou morale.
Personne physique
- Civilité
- Nom complet (nom et prénom)
- Nom de jeune fille (le cas échéant)
- Date de naissance
- Adresse postale complète
- Téléphone actif (portable ou fixe)
- Adresse email
- Pays de résidence
- Nationalité
- Profession
- Employeur
- Secteur d’activité
À cela s’ajoute des renseignements pour les PPE (Personnes Politiquement Exposées), à savoir l’exercice (du souscripteur ou d’un membre direct de sa famille) au cours des 12 derniers mois d’une fonction politique, juridictionnelle ou administrative importante.
Enfin, les sociétés sont tenues de collecter des infos sur la situation financière de l’individu ainsi que son objectif d’investissement :
- Revenu net annuel du foyer fiscal
- Nature des revenus
- Patrimoine financier et immobilier
- Emprunts en cours
- Objectifs et horizon de placement
- Capacité du degré de risque à supporter
- Expérience de l’investisseur
- Test de culture et compréhension financière du client
Personne morale
- Dénomination sociale
Forme juridique (SA, SARL, SAS, EURL…) - Nom du représentant légal
- Numéro de SIRET
- Code APE
- Libellé de l’activité
- Adresse du siège social
- Téléphone
- Adresse email
Les documents KYC à fournir en tant personne physique
Justificatif d’identité en cours de validité au choix (recto-verso) :
- Carte Nationale d’Identité (CNI)
- Passeport
- Titre de séjour
Ainsi qu’un 2ème justificatif d’identité pour les personnes ayant un compte bancaire hors EEE (Espace Economique Européen), incluant en plus des 3 précédents le permis de conduire
Pour finir, il est demandé un justificatif de domicile de moins de 3 mois au choix :
- Facture (électricité, gaz ou eau)
- Facture Téléphone
- Quittance de loyer
- Attestation d’assurance
- Titre de propriété
Les documents KYC à fournir en tant qu'entreprise
- Extrait K-bis de moins de 3 mois
- Copie des statuts à jour
- Copie recto-verso du document d’identité du représentant légal de l’entreprise ou du signataire
- Liste des actionnaires majoritaires détenant plus de 25% du capital de la société
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