Tutorial für eine elektronische Signatur
Eine elektronische Signatur zu erstellen ist unkompliziert und lässt sich in wenigen Schritten realisieren – selbst ohne technisches Vorwissen. Als erstes ist es wichtig zu verstehen, welche Signaturart für das Dokument benötigt wird: Einfach, Fortgeschritten oder Qualifiziert. Dann öffnen Sie das zu unterschreibende Dokument, idealerweise in einem gängigen Format wie PDF oder Word. Im nächsten Schritt nutzen Sie eine hierfür spezialisierte Plattform, beispielsweise Namirial, die einen durch den gewählten Signaturprozess führt und höchste Sicherheits- sowie Datenschutzstandards garantiert.
Im Wesentlichen läuft die elektronische Signatur folgendermaßen ab: Sie laden das gewünschte Dokument auf der E-Signatur-Plattform hoch. Anschließend wählen Sie die entsprechende Stelle für Ihre Unterschrift aus. Die automatisierten Tools ermöglichen Ihnen, Ihre Signatur entweder per Eingabe Ihres Namens, Zeichnen mit der Maus, Eingabestift oder durch das Hochladen einer Bilddatei Ihrer handschriftlichen Unterschrift zu setzen. Für eine Einfache Elektronische Signatur müssen die Unterzeichnenden dann das Signaturfeld lediglich antippen, um zu signieren, daher nennt man diese Methode auch Click-to-Sign.
Bei einer Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur wird noch ein zweiter Faktor benötigt, um noch mehr Sicherheit zu garantieren.
Für besonders hohe Rechtswirksamkeit und Sicherheit, etwa bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES), wird zusätzlich eine Identitätsprüfung durchgeführt. Diese kann beispielsweise über das Bankkonto, per Ausweis oder Video- bzw. Self-Ident-Verfahren erfolgen. Sobald alle Voraussetzungen erfüllt und Ihre Identität verifiziert wurde, wird die elektronische Signatur rechtsverbindlich dem Dokument hinzugefügt. Sie erhalten abschließend die Option, das signierte Dokument herunterzuladen, automatisch weiterzuleiten oder sicher zu archivieren.
Was brauche ich für eine elektronische Signatur?
Für die Nutzung einer elektronischen Signatur benötigen Sie einige grundlegende Voraussetzungen, um Dokumente rechtskonform und bequem digital unterschreiben zu können. Zunächst brauchen Sie ein digitales Dokument, das signiert werden soll – zum Beispiel ein PDF, Word-Dokument oder ein anderes gängiges Dateiformat. Ebenso essenziell ist der Zugang zu einer passenden Plattform oder Software für elektronische Signaturen, wie etwa Namirial. Die Signaturlösung, die als PKI (Public-Key-Infrastructure)-as a service oder On-Premise verfügbar ist, ermöglichen es Ihnen, Ihre Signatur sicher zu erstellen und in das Dokument zu integrieren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die digitale Identifikation. Je nach gewünschtem Sicherheitsniveau und rechtlicher Anforderung benötigen Sie möglicherweise ein Identifikationsverfahren – beispielsweise eine Verifizierung per Personalausweis, Video- oder Self-Ident. Für besonders sichere, qualifizierte elektronische Signaturen ist ein solcher Identitätsnachweis in der Regel verpflichtend.
Ebenso unabdingbar sind:
- Ein Computer, Tablet oder Smartphone mit Internetzugang
- Gültige E-Mail-Adresse für den Versand und die Bestätigung von Dokumenten
- Im Falle von fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen ein Mobiltelefon für Zwei-Faktor-Authentifizierung (etwa per SMS-TAN)
Zudem empfiehlt es sich, bei der Auswahl der Plattform Wert auf Datenschutz und Einhaltung der eIDAS-Verordnung zu legen, um sicherzustellen, dass Ihre elektronische Signatur auch europaweit rechtlich anerkannt ist. Durch das Zusammenspiel aus digitalem Endgerät, sicherem Internetzugang, zertifizierten Signaturanbietern und gegebenenfalls Identitätsnachweis können Sie Dokumente nicht nur komfortabel, sondern auch absolut rechtswirksam digital unterschreiben.
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Wie muss eine elektronische Signatur aussehen?
Eine elektronische Signatur unterliegt keinen festen, gesetzlich vorgeschriebenen Formvorgaben hinsichtlich ihres konkreten Aussehens. Im Gegensatz zur handschriftlichen Unterschrift ist bei der elektronischen Form nicht zwingend erforderlich, dass Ihr Name als individuelle Unterschrift sichtbar auf dem Dokument erscheint. Vielmehr definiert sich die elektronische Signatur durch den technischen Vorgang, mit dem Ihre Identität bestätigt und das Dokument mit einer eindeutigen digitalen Kennung versehen wird.
Trotzdem ist es in der Praxis üblich, eine visuelle Darstellung der elektronischen Signatur ins Dokument einzufügen. Diese Repräsentation kann unterschiedlich gestaltet sein:
- Ihr eingetippter Name in einer speziellen Schriftart, die an eine handschriftliche Signatur erinnert
- Ein digitalisiertes Abbild Ihrer eigenhändigen Unterschrift, zum Beispiel als Scan oder Foto
- Ein Siegel, Symbol oder eine Markierung, die darauf hinweist, dass das Dokument elektronisch signiert wurde
Wichtiger als die optische Form ist jedoch das dahinterliegende Signaturzertifikat. Dieses schafft mithilfe kryptografischer Verfahren eine eindeutige, rechtskonforme Verbindung zwischen Signatur und Dokument und dokumentiert zudem den Zeitpunkt der Unterzeichnung. Bei fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen ist zudem oft eine Protokollierung der Identitätsprüfung enthalten.
Somit erkennt man eine elektronische Signatur zwar häufig an einer sichtbaren Markierung im Dokument, die eigentliche Gültigkeit und Beweiskraft entsteht aber immer durch die technische Signatur im Hintergrund – unabhängig davon, wie die Signatur visuell dargestellt wird. Sie sorgt dafür, dass die Integrität und Authentizität des digital signierten Dokuments garantiert sind.
Wie viel kostet eine elektronische Signatur?
Die Kosten für eine elektronische Signatur hängen von mehreren Faktoren ab, insbesondere vom gewählten Signaturtyp, der Häufigkeit der Nutzung und dem Anbieter. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen – jede Kategorie bringt unterschiedliche Preisstrukturen mit sich.
Für gelegentliche oder private Nutzer bieten viele Anbieter kostenlose Optionen, mit denen Sie eine begrenzte Anzahl von Dokumenten einfach elektronisch unterschreiben können. Sobald jedoch höhere Sicherheitsanforderungen oder ein regelmäßiges Geschäftsvolumen gefragt sind, empfiehlt sich der Einsatz professioneller Lösungen. Die Preise für fortgeschrittene elektronische Signaturen beginnen häufig bei wenigen Euro pro Unterschrift oder werden in Form von monatlichen Flatrates angeboten. Insbesondere für kleinere Unternehmen gibt es auch Staffelpreise oder Pakete mit mehreren Signaturen zu vorteilhaften Konditionen.
Qualifizierte elektronische Signaturen, die dem höchsten Sicherheitsniveau entsprechen und oftmals eine Identitätsprüfung voraussetzen, sind in der Regel kostenintensiver. Zu den Gesamtkosten können einmalige Gebühren für die Identitätsverifikation, Einrichtungskosten sowie laufende Gebühren für die Nutzung der Signaturplattform kommen.
Es ist wichtig, beim Preisvergleich auch die Einhaltung von Datenschutz und rechtlichen Standards – etwa nach eIDAS – zu berücksichtigen. Auch sind Sie gut beraten, wenn Sie sich an Anbieter wenden, die alle Schritte der elektronischen Signatur (also Ident, Signaturplattform und Zertifikatausstellung) aus einer Hand anbieten.
Was ist der Unterschied zwischen digitaler und elektronischer Signatur?
Der Unterschied zwischen einer digitalen und einer elektronischen Signatur liegt vor allem in ihrer technischen Grundlage und ihrem rechtlichen Rahmen. Beide Begriffe werden im Alltag häufig synonym verwendet, bezeichnen jedoch unterschiedliche Methoden der Unterzeichnung und Identitätsbestätigung im digitalen Raum.
Die elektronische Signatur ist der Oberbegriff für diverse Methoden, mit denen Sie Ihre Zustimmung zu einem digitalen Dokument bekunden. Dazu zählen einfache Maßnahmen wie das Eintippen Ihres Namens, das Anklicken eines Bestätigungsfelds oder das Einfügen eines eingescannten Unterschriftsbilds. Die elektronische Signatur zielt primär auf den Nachweis Ihrer Willenserklärung ab und ist rechtlich anerkannt, allerdings kann das Sicherheits- und Beweiskraftniveau variieren.
Die digitale Signatur ist eine spezielle Form der elektronischen Signatur, die auf kryptographischen Verfahren basiert. Ihre Authentizität und Integrität des Dokuments werden durch eine eindeutige Verbindung zu einem kryptografischen Schlüsselpaar gewährleistet. Bei einer digitalen Signatur wird ein einzigartiges Zertifikat, meist von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt, verwendet. Dieses Zertifikat verschlüsselt die Unterschriftsdaten und stellt sicher, dass:
- Das unterzeichnete Dokument nach der digitalen Signatur nicht mehr unbemerkt verändert werden kann (Integrität).
- Der Unterzeichnende eindeutig identifiziert werden kann (Authentizität).
Während also jede digitale Signatur eine elektronische Signatur ist, gilt das Umgekehrte nicht: Nicht jede elektronische Signatur nutzt automatisch die Sicherheitsstandards der digitalen Signatur. Für geschäftskritische oder besonders schutzbedürftige Dokumente ist daher stets die digitale Signatur vorzuziehen, da sie maximalen Schutz vor Manipulation und Fälschung bietet. Die Einhaltung der eIDAS-Verordnung garantiert zudem die europaweite Anerkennung und Rechtssicherheit. Sie sollten daher bewusst entscheiden, welche Signaturart Ihren Anforderungen an Sicherheit und Nachweisführung am besten entspricht.
Ist eine digitale Signatur ausgedruckt gültig?
Eine digitale Signatur entfaltet ihre volle rechtliche und technische Gültigkeit nur in elektronischer Form, das heißt innerhalb der Originaldatei. Drucken Sie ein digital signiertes Dokument aus, geht der wesentliche Beweiswert der Signatur verloren. Der Ausdruck kann zwar als Nachweis dienen, dass das Dokument elektronisch signiert wurde, doch lässt sich darauf weder die Authentizität des Absenders noch die Integrität des Inhalts eindeutig nachweisen.
Die digitalen Sicherheitsmerkmale – wie das Signaturzertifikat, die kryptografischen Hash-Werte und die Zeitstempel – sind untrennbar mit der elektronischen Datei verbunden und können nur mit entsprechender Software geprüft werden. Werden diese Informationen auf Papier übertragen, verlieren sie ihre Prüfbarkeit und somit ihre rechtliche und beweiskräftige Funktion.
Das heißt: Möchten Sie die beweissichere Wirkung und die Rechtsgültigkeit einer digitalen Signatur erhalten, müssen das signierte Originaldokument und die Validierungsmöglichkeiten in elektronischer Form aufbewahrt, versendet oder vorgelegt werden. Ein Papierausdruck einer digitalen Signatur kann zu Informationszwecken genutzt werden, erfüllt jedoch nicht die strengen Anforderungen an eine digitale oder elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung und ist deshalb in rechtlicher Hinsicht nicht als digitale Signatur anerkannt.
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