Was ist Schriftform und was ist Textform?
Die Begriffe „Schriftform“ und „Textform“ sind zentrale Bestandteile des deutschen Zivilrechts und regeln, in welcher Weise rechtsverbindliche Erklärungen oder Verträge abgefasst werden müssen. Die Schriftform (§ 126 BGB) verlangt, dass ein Dokument eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigtem Handzeichen unterzeichnet wird. Das bedeutet, Sie müssen das betreffende Dokument auf Papier eigenhändig unterschreiben – das Schriftformerfordernis kann aber auch mithilfe einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) erfüllt werden, wenn diese nicht explizit per Gesetz ausgeschlossen ist. In manchen Fällen, wie etwa bei Immobilienkaufverträgen oder Kündigungen im Arbeitsrecht, ist die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben. Ein wesentliches Merkmal ist dabei, dass bei der Schriftform die Identität des Unterzeichnenden eindeutig feststellbar ist und die Erklärung dauerhaft und manipulationssicher dokumentiert wird.
Die Textform (§ 126b BGB) ist demgegenüber weniger streng. Hier genügt eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, und die auf einem dauerhaften Datenträger, etwa Papier oder elektronischer Form (wie einer E-Mail, einem Fax oder einer Computerdatei) abgegeben wird. Eine eigenhändige Unterschrift ist bei der Textform nicht erforderlich. Ziel der Textform ist es, eine nachvollziehbare, dauerhafte Dokumentation einer Willenserklärung zu gewährleisten, ohne die Anforderungen der Schriftform zu erfüllen.
Zusammenfassend gilt: Die Schriftform ist formstrenger und verlangt eine Unterschrift auf Papier oder eine QES, während die Textform bereits durch einfache Kommunikationsmittel wie E-Mail erfüllt sein kann. Je nach rechtlicher Bedeutung und gesetzlicher Vorgabe kommt entweder die eine oder die andere Form zur Anwendung. Sie sollten immer genau prüfen, welche Formvorgabe gilt, damit Ihre rechtsgeschäftlichen Erklärungen wirksam sind.
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Ist Textform auch E-Mail?
Ja, Textform kann ausdrücklich auch per E-Mail erfüllt werden. Nach deutschem Recht, insbesondere gemäß § 126b BGB, ist für die Textform keine eigenhändige Unterschrift erforderlich. Entscheidend ist vielmehr, dass die Erklärung in einer lesbaren Form abgegeben wird, die die benannte Person des Erklärenden eindeutig erkennen lässt und die dauerhaft auf einem gängigen Datenträger gespeichert werden kann.
Im Gegensatz zur Schriftform, die zwingend eine Unterschrift auf einem physischen Dokument oder eine qualifizierte elektronische Signatur erfordert, eröffnet die Textform deutlich flexiblere Kommunikationswege. Sie können theoretisch eine Willenserklärung oder Information beispielsweise per E-Mail, Fax, SMS, aber auch durch andere elektronische Dokumente – etwa PDF-Dateien – rechtswirksam in Textform abgeben. Dabei muss jedoch aus der Nachricht hervorgehen, von wem sie stammt, um Rechtssicherheit zu schaffen. Um sich besser abzusichern, empfehlen Juristinnen und Juristen allerdings, je nach Anwendungsfall, auch eine Fortgeschrittene Elektronische Signatur in Betracht zu ziehen, um im Zweifelsfall eine höhere Beweiskraft der Dokumente zu erreichen.
Wenn die Erfüllung der Textform für bestimmte Verträge oder Erklärungen ausreichend ist, können Sie ganz legal auf elektronische Kommunikationsmittel wie E-Mails zurückgreifen. Dies vereinfacht betriebliche Abläufe und beschleunigt den Austausch von rechtsrelevanten Informationen, ohne dabei die Nachvollziehbarkeit und Beweisbarkeit zu verlieren. Sie sollten dennoch immer prüfen, ob im jeweiligen Anwendungsfall die Textform tatsächlich genügt oder ob eine strengere Form, wie die Schriftform, gesetzlich gefordert ist oder ob es sinnvoll ist, sich selbst besser abzusichern.
Sind Schriftlich und Schriftform das Gleiche?
Die Begriffe „schriftlich“ und „Schriftform“ werden im allgemeinen Sprachgebrauch häufig synonym verwendet, bedeuten im rechtlichen Kontext jedoch nicht dasselbe. Die Schriftform (§ 126 BGB) ist eine ganz besondere, gesetzlich definierte Formvorschrift, nach der eine Willenserklärung oder ein Vertrag nur dann wirksam wird, wenn das Dokument auf Papier eigenhändig vom Erklärenden unterschrieben wird. Das heißt, ohne Unterschrift in handschriftlicher Form mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur, wenn die elektronische Form nicht explizit ausgeschlossen wird, erfüllt ein Dokument die rechtliche Schriftform nicht – ein rein maschinengeschriebener und ausgedruckter Text reicht hierfür nicht aus.
Das Wort „schriftlich“ bezeichnet hingegen ganz allgemein, dass etwas in geschriebener Form vorliegt, egal ob digital, ausgedruckt, per E-Mail oder per Hand verfasst. Im Alltagsgebrauch kann deshalb auch eine E-Mail als „schriftlich“ gelten, während sie jedoch aus rechtlicher Sicht oft nur die sogenannte Textform erfüllt, nicht aber die strenge Schriftform.
Für Sie bedeutet das: Wenn ein Gesetz oder Vertrag explizit die Schriftform fordert, reicht eine bloße schriftliche Mitteilung – beispielsweise per E-Mail oder einem gedruckten Brief ohne Unterschrift – nicht aus. Um tatsächlich die rechtliche Schriftform zu wahren, muss das Dokument unterschrieben werden. Sobald lediglich von „schriftlich“ die Rede ist, kann je nach Kontext auch eine textförmliche Mitteilung, etwa per E-Mail, ausreichend sein. Es empfiehlt sich daher, die jeweilige Formulierung genau zu prüfen und bei Unsicherheiten den rechtlichen Hintergrund abzuklären, um die Wirksamkeit Ihrer Erklärung oder Ihres Vertrages sicherzustellen.
Kann Textform durch Schriftform ersetzt werden?
Ja, Sie können die Anforderungen der Textform durch die strengere Schriftform erfüllen. Das heißt: Wenn ein Gesetz oder Vertrag lediglich die Textform verlangt, ist eine eigenhändig unterschriebene Erklärung auf Papier, also in Schriftform, grundsätzlich ausreichend und wirksam. Die Schriftform erfüllt in vollem Umfang die Voraussetzungen der Textform, da sie sämtliche für die Textform relevanten Kriterien – nämlich Lesbarkeit, Nennung des Erklärenden sowie dauerhafte Dokumentierbarkeit – einschließt und darüber hinaus eine zusätzliche Sicherheit durch die eigenhändige Unterschrift bietet.
In der Rechtspraxis ist dies von Bedeutung, weil immer dann, wenn neue gesetzliche Regelungen – wie zuletzt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV – die Textform anstelle der Schriftform zulassen, Sie auch weiterhin rechtswirksam „strenger“ handeln dürfen. Das bedeutet konkret: Wenn etwa bei einer Kündigung, einer vertraglichen Änderung oder einer wichtigen Mitteilung nur Textform gefordert ist, können Sie diese Erklärung dennoch auf klassischem Weg per Papierdokument mit Unterschrift abgeben. Dies bietet Ihnen insbesondere in sensiblen Fällen oder bei erhöhtem Beweisbedarf zusätzliche rechtliche Sicherheit.
Wichtig für Ihre Praxis ist also: Die Schriftform ist immer ausreichend, wenn die Textform verlangt wird. Aber nicht umgekehrt – eine Erklärung in Textform ersetzt nicht automatisch die Schriftform, sofern diese gesetzlich vorgeschrieben ist. Sie sichern sich somit vollumfänglich ab, wenn Sie im Zweifel die strengere Schriftform wählen, selbst wenn nur die Textform erforderlich wäre.
Ist Schriftform strenger als Textform?
Ja, die Schriftform ist deutlich strenger als die Textform. Nach den gesetzlichen Vorschriften in Deutschland, insbesondere gemäß § 126 BGB, setzt die Schriftform voraus, dass die jeweilige Erklärung oder der Vertrag auf Papier dokumentiert und eigenhändig von der erklärenden Person unterschrieben wird. Diese persönliche Unterschrift ermöglicht die eindeutige Zuordnung der Erklärung zum Unterzeichner und sorgt für eine besonders hohe Rechtswirksamkeit und Nachweisbarkeit. Zudem ist dadurch sichergestellt, dass das Dokument nicht ohne Weiteres verändert werden kann, was Manipulation oder Fälschung deutlich erschwert.
Im Gegensatz dazu verlangt die Textform (§ 126b BGB) lediglich eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt wird, die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird – beispielsweise per E-Mail, Fax, als PDF-Dokument oder SMS. Hierbei ist keine händische Unterschrift notwendig, weshalb die Anforderungen deutlich niedriger sind und das Verfahren wesentlich flexibler und moderner handhabbar ist.
Für Ihre Praxis bedeutet das: Immer wenn die Schriftform als Voraussetzung gefordert ist, ist diese nicht durch eine einfache Textform ersetzbar – Sie müssen zwingend ein schriftlich unterschriebenes Papierdokument vorlegen. Wird hingegen lediglich Textform verlangt, reichen auch elektronische Übermittlungswege ohne Unterschrift aus. Die Schriftform übersteigt also die Sicherungsfunktion der Textform deutlich, weswegen sie zu Recht als die strengere, rechtlich bindendere Form angesehen wird. Indem Sie sich an die strengere Vorgabe halten, erhöhen Sie stets die Rechtssicherheit Ihrer Erklärungen und Verträge.
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