Elektronischer Stempel: Definition
Ein elektronischer Stempel ist ein hochentwickeltes kryptografisches Gerät, das dazu dient, die Herkunft eines Dokuments zu authentifizieren und seine Integrität zu gewährleisten. Einfacher ausgedrückt: Er garantiert, dass die Stelle, die den Stempel erstellt hat, tatsächlich der Urheber des Dokuments ist, an das er angehängt ist. Dieser Mechanismus beruht auf einem zuverlässigen Identifikationsverfahren, das eine untrennbare Verbindung zwischen dem Ersteller des elektronischen Stempels und dem betreffenden elektronischen Dokument herstellt. Im Gegensatz zur elektronischen Signatur, die für Einzelpersonen bestimmt ist, wird der elektronische Stempel hauptsächlich bei juristischen Personen, wie Unternehmen und Organisationen, angewendet. Er ist ein wesentliches Instrument zur Sicherung des digitalen Austauschs, indem er nicht nur die Identität des Ausstellers, sondern auch die Unveränderbarkeit des verbreiteten Inhalts bewahrt, was im Rahmen sicherer elektronischer Transaktionen von entscheidender Bedeutung ist.
Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einem elektronischen Stempel?
Die Unterscheidung zwischen der elektronischen Signatur und dem elektronischen Stempel liegt hauptsächlich in ihrer spezifischen Verwendung und Funktion innerhalb digitaler Prozesse. Die elektronische Signatur wird von Einzelpersonen verwendet, um ein Dokument digital zu genehmigen und zu unterzeichnen. Sie bindet den Unterzeichner explizit an den Inhalt des Dokuments und verleiht ihm somit eine persönliche Bestätigung des Dokuments. Sie ist eine rechtlich bindende Handlung für eine natürliche Person.
Der elektronische Stempel hingegen ist juristischen Personen, wie Unternehmen und juristischen Personen, vorbehalten. Er dient in erster Linie dazu, die Herkunft eines Dokuments zu authentifizieren und seine Integrität zu bescheinigen, ohne diese Handlung jedoch mit einer bestimmten Person in Verbindung zu bringen. Der elektronische Stempel fungiert als Beweis für die Authentizität und Integrität des Dokuments und stellt sicher, dass es seit seiner Anbringung nicht verändert wurde. Seine Hauptfunktion besteht also darin, die Wahrhaftigkeit des Ausstellers auf Organisationsebene zu gewährleisten, ohne die Verantwortung einer Einzelperson zu implizieren. Während die elektronische Signatur also eine persönliche Verantwortung mit sich bringt, gewährleistet der elektronische Stempel eine kollektive Verantwortung im Namen der ausstellenden Organisation.
Was ist der Unterschied zwischen einem Stempel und einem elektronischen Stempel?
Der grundlegende Unterschied zwischen einem Stempel und einem elektronischen Siegel liegt in ihrer Art und Anwendung. Der Stempel, oftmals ein Tintenstempel, steht traditionell für die physische Authentifizierung eines Dokuments. Er wird in der Regel von Unternehmen verwendet, um die Identität der Organisation zu bescheinigen, indem ein sichtbares Siegel auf dem Papier angebracht wird, das die Herkunft und Legitimität des Dokuments bestätigt.
Der elektronische Stempel hingegen ist die digitale Umsetzung des physischen Stempels. Er ist ein kryptografisches Werkzeug, mit dem eine juristische Person die Herkunft und Integrität eines digitalen Dokuments garantieren kann. So markiert der elektronische Stempel ein Dokument nicht nur visuell, sondern stellt auch sicher, dass das Dokument seit dem Aufbringen des Stempels nicht verändert wurde. Während der physische Stempel also eine greifbare Wiedererkennung in einem materiellen Kontext bietet, sichert der elektronische Stempel den Austausch in einer digitalen Umgebung, indem er das Dokument untrennbar mit seiner ausstellenden Quelle verbindet.
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Welche vier Stufen des elektronischen Stempels im Sinne der eIDAS-Verordnung gibt es?
Einfache Stufe
Der einfache elektronische Stempel, wie er in der eIDAS-Verordnung definiert ist, stellt die grundlegende Stufe der elektronischen Authentifizierung von Dokumenten dar, die von juristischen Personen ausgestellt werden. Diese Art von Stempel dient in erster Linie dazu, die Integrität des Dokuments zu gewährleisten, indem bestätigt wird, dass es seit seiner Anbringung nicht verändert wurde. Er bietet Unternehmen eine praktische und wirksame Möglichkeit, die Herkunft und die mit einem Dokument verbundene Identität nachzuweisen, auch wenn seine Robustheit in Bezug auf Sicherheit und rechtliche Anerkennung geringer ist als die von fortgeschrittenen oder qualifizierten Stempeln. Denn diese Stempelstufe erfordert weder die Verwendung zertifizierter Hardware noch denselben Grad an Validierung der Identität der ausstellenden Einheit, ist aber dennoch ein wertvolles Instrument, um die Zuverlässigkeit des digitalen Austauschs zu geringeren Kosten zu verbessern.
Fortgeschrittene Stufe
Der fortgeschrittene elektronische Stempel, gemäß der eIDAS-Verordnung, ist eine verstärkte Authentifizierungslösung, die im Vergleich zu einem einfachen Stempel zusätzliche Garantien bietet. Diese Stufe des Stempels gewährleistet nicht nur die Integrität des Dokuments, sondern auch die zuverlässige Identifizierung der Rechtsperson, die das Dokument ausgestellt hat. Um als „fortgeschritten“ zu gelten, muss ein elektronischer Stempel mehrere spezifische Kriterien erfüllen: Er muss einzigartig sein und sich ausschließlich auf die juristische Person beziehen, die ihn erstellt hat, und somit eine eindeutige Identifizierung dieser Person ermöglichen. Er muss außerdem mit Mitteln erstellt werden, die die juristische Person unter ihrer alleinigen Kontrolle hält, wodurch das Risiko einer unbefugten Verfälschung oder Veränderung erheblich verringert wird. Außerdem müssen alle nachträglichen Änderungen an den Stempeldaten erkennbar sein, wodurch sichergestellt wird, dass die Integrität des Dokuments seit seiner Ausstellung gewahrt bleibt. Der Einsatz kryptografischer Technologien, die jede Manipulation erkennen können, gehört zu den Anforderungen, um diese fortgeschrittene Stufe zu erreichen, die ein erhöhtes Sicherheitsniveau gewährleistet, das sie robuster und zuverlässiger in digitalen Transaktionen und im Rechtsverkehr auf internationaler Basis macht.
Fortgeschrittene mit qualifiziertem Zertifikat
Der fortgeschrittene elektronische Stempel mit qualifiziertem Zertifikat markiert einen bedeutenden Schritt hin zu mehr Sicherheit und höherer rechtlicher Anerkennung innerhalb des eIDAS-Rechtsrahmens. Diese Art des elektronischen Stempels kombiniert die Merkmale eines fortgeschrittenen Stempels mit der Verwendung von qualifizierten Zertifikaten, die von qualifizierten Vertrauensdienstleistern ausgestellt werden. Diese Zertifikate bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene, indem sie die Identität des Erstellers des Stempels durch einen strengen Validierungsprozess bestätigen, der den strengen, durch eIDAS festgelegten Standards entspricht.
Ein fortgeschrittener elektronischer Stempel mit qualifiziertem Zertifikat stellt sicher, dass der Stempel transparent mit einer identifizierbaren juristischen Person verknüpft ist, und garantiert gleichzeitig, dass das verwendete Zertifikat echt und gültig ist. Dieses Verfahren beruht auf derVerwendung von Geräten zur Erstellung sicherer Stempel (QSCD – Qualified Signature/Seal Creation Device -), die vor Fälschungen schützen und sicherstellen, dass die Integrität der Dokumente seit ihrer Ausstellung unverändert bleibt. Folglich stärkt diese Stempelebene nicht nur das Vertrauen und die Zuverlässigkeit bei digitalen Transaktionen, sondern bietet auch eine höhere rechtliche Anerkennung bei elektronischen Interaktionen innerhalb der Europäischen Union. Dies macht sie zu einer bevorzugten Option für Unternehmen, die einen soliden rechtlichen und technischen Schutz für ihre Dokumente suchen.
Qualifizierte Stufe
Der qualifizierte elektronische Stempel stellt die höchste Stufe der Sicherheit und Zuverlässigkeit innerhalb des eIDAS-Rechtsrahmens dar. Diese Art von Stempel garantiert nicht nur die Integrität des Dokuments und die nachprüfbare Identifizierung der ausstellenden Stelle, sondern genießt bei Verwendung innerhalb der Europäischen Union auch eine gesetzliche Gültigkeitsvermutung, die der eines physischen Stempels gleichkommt.
Um als qualifiziert zu gelten, muss ein elektronischer Stempel von einer sicheren Vorrichtung zur Erstellung elektronischer Stempel (QSCD) erstellt werden, die so zertifiziert ist, dass sie die strengsten Normen zum Schutz vor Fälschung und unbefugtem Zugriff erfüllt. Parallel dazu muss auch das zugehörige Zertifikat qualifiziert sein, d. h. von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP), der gemäß den eIDAS-Richtlinien formell anerkannt und akkreditiert wurde, ausgestellt werden.
Diese Stempelstufe bietet maximale Sicherheit und eine unübertroffene rechtliche Anerkennung. Er ist oft unerlässlich für Transaktionen, die hohe rechtliche Garantien erfordern, z. B. im Zusammenhang mit öffentlichen Ausschreibungen, internationalen Verträgen oder offiziellen Dokumenten, die einen äußerst robusten Schutz gegen jede Form von Manipulation oder Anfechtung benötigen. Aufgrund dieser Fähigkeiten bietet der qualifizierte elektronische Stempel allen Rechtspersonen, die ihren digitalen Austausch auf europäischer Ebene absichern wollen, ein beruhigendes Gefühl der Sicherheit.
Wussten Sie schon?
Namirial operiert als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (QTSP), der gemäß der Europäischen Verordnung 910/2014 eIDAS zertifiziert ist. Folglich stellt Namirial auch digitale Zertifikate aus, mit denen fortgeschrittene oder qualifizierte Stempel und elektronische Signaturen erstellt werden können, die sowohl persönliche Verpflichtungen als auch Szenarien zur Sicherung des Fernaustauschs unterstützen.
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In welchen Fällen sollte ein elektronischer Stempel verwendet werden?
Der elektronische Stempel ist für Unternehmen nützlich, wenn es darum geht, die juristische Person in verschiedenen geschäftlichen Zusammenhängen zur Verantwortung zu ziehen. Durch die Gewährleistung der Authentizität von Dokumenten erleichtert der Stempel eine effiziente und sichere Verwaltung des Archivierungsprozesses, was für die Aufrechterhaltung von Transparenz und Zuverlässigkeit in den Finanzberichten des Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.
Hier eine Liste der wichtigsten Situationen, in denen seine Verwendung empfohlen wird:
- ElektronischeRechnungsstellung: Die Verwendung des elektronischen Stempels ist heute im Rahmen der Reform der elektronischen Rechnungsstellung, die ab dem 1. September 2026 verpflichtend ist, besonders relevant. Denn der elektronische Stempel auf qualifizierter Ebene spielt eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung der Integrität und Authentizität der von einem Unternehmen ausgestellten digitalen Rechnungen und trägt so zur Transparenz und zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen bei.
- Handelsverträge
- Bestellscheine
- Spesenabrechnungen
- Honorarnoten
- Patente
- Kostenvoranschläge und Rechnungen
- Dokumente, die sich auf geistiges Eigentum beziehen
- Verwaltungs- und Rechtsdokumente: Vertragsdokumente, Protokolle, interne Entscheidungen oder Kündigungsschreiben …
- Zertifikate und Bescheinigungen : Konformitätsbescheinigungen, Schulungsnachweise oder andere offizielle Dokumente, die von einem Unternehmen oder einer Institution ausgestellt wurden.
Insgesamt eignet sich der elektronische Stempel ideal für alle Arten von papierlosen amtlichen Dokumenten, die ein digitales Siegel erfordern, und erhöht so die Sicherheit und Integrität bei digitalen Transaktionen.
Welche Vorteile bietet der elektronische Stempel für Unternehmen?
- Authentizität und Integrität: Das elektronische Siegel garantiert die Authentizität von Dokumenten durch einen einzigartigen digitalen Fingerabdruck und gewährleistet gleichzeitig die Datenintegrität, indem es unbefugte Änderungen aufdeckt.
- Rechtlicher Wert: Elektronisch gesiegelte Dokumente genießen in vielen Rechtsordnungen eine verbindliche rechtliche Anerkennung und sind authentifizierten physischen Dokumenten gleichgestellt.
- Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Rationalisierung von Verwaltungsprozessen reduziert das elektronische Siegel die Verwendung von Papierdokumenten, wodurch die Ausgaben für Druck, Lagerung und Papier gesenkt und Transaktionsverfahren beschleunigt werden.
- Höhere Sicherheit: Digitale Transaktionen werden sicherer, da sichergestellt wird, dass nur autorisierte Benutzer oder Stellen auf versiegelte Dokumente zugreifen können.
- Nachvollziehbarkeit und Zeitstempel: Der elektronische Stempel bietet rigorose Tracking-Tools, mit denen die Änderungshistorie nachvollzogen und der genaue Zeitpunkt der Erstellung oder Aktualisierung eines Dokuments aufgezeichnet werden kann – ein entscheidendes Element für viele Transaktionen und rechtliche Verfahren.
- Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit: Elektronische Stempel lassen sich leicht in bestehende Systeme integrieren, verbessern die Zugänglichkeit für autorisierte Benutzer und vereinfachen verschiedene Verwaltungs- und Geschäftsprozesse.
Welche rechtliche Bedeutung hat ein elektronischer Stempel?
Die Rechtsgültigkeit des elektronischen Stempels ist ein grundlegender Aspekt, der dem elektronischen Stempel eine zentrale Rolle bei der Validierung digitaler Dokumente in der Europäischen Union und darüber hinaus verleiht. Gemäß dem durch die eIDAS -Verordnung geschaffenen Rechtsrahmen genießt der elektronische Stempel eine gesicherte rechtliche Anerkennung, die ihn in den Rechtsordnungen, in denen er akzeptiert wird, auf die gleiche Stufe wie einen herkömmlichen Stempel auf einem Papierdokument stellt.
Diese Rechtsgültigkeit ergibt sich vor allem aus der Fähigkeit des elektronischen Stempels, die Identität der ausstellenden juristischen Person und die Integrität des Dokuments zu gewährleisten. Wenn ein Dokument mit einem elektronischen Stempel versehen ist, bedeutet dies, dass das Dokument seit der Anbringung nicht verändert wurde und dass die ausstellende juristische Person eindeutig identifizierbar ist. Dieses Sicherheitsniveau trägt zu einer höheren rechtlichen Akzeptanz und Zuverlässigkeit digitaler Dokumente in verschiedenen Rechtsrahmen bei.
Insbesondere in der EU gilt für den qualifizierten elektronischen Stempel, der Zertifikate verwendet, die von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern ausgestellt werden, die Vermutung der Rechtskonformität. Dies ist gleichbedeutend damit, dass die Gerichte, sofern nicht das Gegenteil bewiesen wird, die Gültigkeit des Dokuments anerkennen, ohne dass zusätzliche Beweise erforderlich sind – ein Merkmal, das die Zulässigkeit von Dokumenten in Rechtsverfahren erheblich vereinfacht.
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